請求書の基礎知識

請求書にハンコを押すべき?押さないべき?法律、マナー、ビジネス慣習の面から印鑑を解説

ビジネスのやりとりには欠かせない請求書ですが、印鑑との関係性については複雑なものがあります。
「請求書にハンコを押す必要があるのか」「訂正印を押す場合どのように押せばいいのか」など、多くの疑問点が挙がりますが、今回はまとめてご紹介したいと思います。

請求書にハンコを押すのは義務?

請求書

請求書にハンコを押す必要があるのか、ないのかについては議論になりやすい話題です。実際のところ、請求書にハンコを押すことは義務付けられているのでしょうか?

まず知っておくべきこととして、請求書とはフォーマットや記載事項が厳密に決められている物ではありません。法律的には、請求書がなく、口約束で行われたとしても、請求そのものに関しては成立するものとされています。ただし、請求書は、トラブルの回避と税務調査などが入ったときに取引きがあったことを証明するために役立ちます。請求書自体が法律的になくても構わない物なので、当然、請求書の印鑑も法律的にはあってもなくても構いません。

ハンコを請求書に押す行為そのものは義務ではありませんが、ビジネスマナーの面では「ハンコを押す」という行為を通して、その会社が確かに発行した請求書だということを証明する手段にはなります。実際に印鑑がある請求書を偽造する場合は、印鑑がない請求書を偽造する場合よりも難度が高くなり、抑止力として働く場合もあるでしょう。

ビジネス慣習で考えても、日本はまだ印鑑文化が強く、印鑑のない請求書は受け付けない会社や官公庁も存在します。法律的には構わなくても、相手先企業の内規で印鑑が必要であれば、それに従う必要があります。

なぜ請求書に印鑑が必要なのか?

このように、請求書に印鑑は必ずしも必要ではありませんが、スムーズで安全な取引きをするためには重要なことだといえます。請求書に印鑑があったほうがいい理由を、3つの観点から整理してみます。

理由1 信頼性の観点

請求書の印鑑は、法律的に必要ではありません。ただし、税務調査の際や事業者間で争いがあった際には、取引内容の証明になり、印鑑がある請求書のほうが、信頼度が上がります。

理由2 ビジネスマナーの観点

印鑑のある書類は、正式に会社として発行したという意味合いが加わり、それが安心感につながります。

理由3 ビジネス慣習の観点

印鑑のない請求書は受け付けない企業や官公庁も存在します。

請求書に押すハンコはなんでもいいの?

請求書に押すハンコについてですが、会社には基本的に丸印(代表印)・銀行印・角印の3本があります。

丸印に関しては会社の登記時に利用するハンコで、会社が正式に作成した文書に押されることが多い物です。代表印と呼ばれ、実印登録されることも多くなっています。

銀行印に関しては、その名のとおり銀行の口座開設に用いるハンコです。丸印と同じ物を利用してもいいのですが、摩耗が早くなってしまうことや、紛失リスクの軽減のために分けるケースが一般的です。

最後に角印ですが、これが請求書に用いられることが多いハンコとなります。届け出などの必要はありませんが、会社が書類に押すハンコとして一般的です。ですから、請求書に押すハンコといえば、基本的に角印だという認識で間違いないでしょう。

この3つのハンコは、法人設立や開業時によく作成される物として、3点セットでの販売が多く見受けられます。

請求書のハンコの押し方

それでは、実際に請求書にハンコを押す際は、どのように押せばいいのでしょうか。

ハンコを押す位置

ハンコを押す位置に関してですが、捺印欄がある場合にはその位置に押し、捺印欄がない場合には一般的には社名(自社名や住所などが記載されている箇所)の右側が基本となります。

また、印影のコピーや請求書そのものの偽造を防ぐために、印刷された文字の上に一部がかぶさるようにハンコを押します。これには、社名と印鑑がセットになっているという意味もあるようです。

ハンコを押すときの注意点

一般的な印鑑にも同じことがいえますが、ハンコを押す場合には印影が不明確な状態であったり、一部が欠けたりしている状態ではいけません。しっかりと真上から捺印し、印影がきれいに残っている請求書を先方に渡すようにしましょう。

訂正印は使っても良い?

請求書の書き損じや金額訂正の際に、訂正印を用いて修正を試みる場合があると思います。

一般的な書類では二重線を引き、その上から訂正印を押しますが、請求書の場合は訂正印などを用いた修正は行わないようにしましょう。理由としては、請求書を発行する場合には、代表者の承認などを取っている会社もあり、企業の顔であるという見方をしている人も多いからです。一度破棄して、新しい請求書を発行するようにしましょう。

まとめ

請求書にハンコは、押しても押さなくても良い物とされることもありますが、スムーズな取引きのために必要な場合が多いのが実情です。押すべき場所やハンコの種類を覚えておき、対応することをおすすめします。

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