取引先へ請求書を郵送する際は、封筒の書き方や選び方にも注意が必要です。宛名の敬称や「請求書在中」の記載位置が曖昧だと、相手先での確認作業に時間がかかり、入金処理の遅延など予期せぬトラブルを招く原因となります。また、請求書は法律上「信書」として扱われるため、正しい送付方法や郵便料金の確認も欠かせません。

本記事では、請求書を送付する封筒の表面・裏面の正しい書き方のほか、送付状の同封や三つ折りのマナー、ケース別の宛名の書き方を解説します。

• 請求書を送付する封筒の書き方（表面）
• 宛先の郵便番号と住所
• 宛先の会社名・部署名・担当者名
• 「請求書在中」の記載位置
• 請求書を送付する封筒の書き方（裏面）
• 送り主の郵便番号と住所
• 送り主の会社名・担当者名
• 送付日
• 〆（封字）
• 請求書を送付する際のマナー
• 送付状を同封する
• 請求書は信書として送付する
• 封筒のサイズと重さに応じた切手代を確認する
• 請求書は三つ折りで入れる
• 【ケース別】封筒の書き方の違い
• 会社宛に送る場合
• 部署宛・担当者宛に送る場合
• 個人宛に送る場合
• 手渡しする場合
• まとめ
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• よくある質問

封筒の表面には、郵便番号・住所・会社名・担当者名など、宛先の情報を過不足なく記載しましょう。あわせて「請求書在中」の文言を明記することで、相手先の経理担当者が重要書類だと認識できます。

請求書を入れた封筒の表面には、以下の事項を記載します。

封筒は縦書き・横書きどちらでも問題ありませんが、郵便番号・住所の記載位置は縦書きと横書きでルールが異なります。それ以外の項目（会社名・部署名・担当者名、請求書在中の位置）については、縦書き・横書き共通のルールで記載します。

郵便番号は、専用の枠内に記載しましょう。無地の封筒なら、縦書きは右上、横書きは左上に記載します。算用数字で正確に記入することで、郵便局での機械読み取りがスムーズになります。

住所は都道府県・市区町村・番地・建物名・階数を、省略せずに正式表記で書きます。縦書きの場合は漢数字、横書きの場合は算用数字を使用すると、全体のバランスが整います。

誤配や遅延を防ぐため、ハイフンによる省略は避けるのが適切です。住所が長い場合は、建物名の前で改行するなど、バランスよく配置しましょう。

会社名は「（株）」などの略称を使わず、「株式会社」「有限会社」と正式名称で記載します。前株・後株の位置も、相手先の登記内容に合わせましょう。会社名や部署名は、封筒の中央に、住所よりひと回り大きな文字で配置します。

特定の部署や担当者宛てに送る場合は、会社名を1行目として2行目に部署名、3行目に氏名を記載するのが一般的です。

敬称は、組織宛ては「御中」、個人宛てには「様」を使用します。「株式会社〇〇御中 〇〇様」のような二重敬称は避けてください。担当者名が不明な場合は、「経理部 御中」や「経理ご担当者様」と記載します。

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封筒に「請求書在中」と記載することで、中身が重要書類であると相手先に伝えられます。また、ほかのダイレクトメールなどに紛れて見落とされるリスクを減らせます。

「請求書在中」は、縦書きの封筒なら左下、横書きの封筒なら右下の隅に配置するのが一般的です。文字色は、相手の注意を引く青色や黒色を使用し、手書きの場合は定規で長方形の枠を囲みます。赤色も使用可能ですが、赤字や警告を連想させるため、ビジネスシーンでは避けられる傾向があります。

毎月の発送件数が多い場合は、専用スタンプを活用すると、インクのかすれを防げます。

封筒の裏面には、宛先不明などで配達できなかった際に備えて、送り主の正確な情報と発送日を記載します。

具体的には、以下の項目を記載します。

送り主の郵便番号・住所の記載位置は縦書きと横書きでルールが異なります。それ以外の項目は縦書き・横書き共通のルールで記載します。記載が漏れると、郵便物の紛失リスクが高まるため、丁寧に記入しましょう。

縦書きの封筒を使用する場合、裏面中央の継ぎ目の右側に住所、左側に会社名や氏名を記載するのがルールです。継ぎ目がないタイプの封筒なら左下にまとめて記載しても問題ありません。横書きの封筒を使用する場合は、裏面の右下または中央下部に情報をまとめます。

送り主の住所も表面と同様に都道府県から省略せずに書き、郵便番号枠の有無に応じた位置へ算用数字で記入します。住所の数字は縦書きなら漢数字、横書きなら算用数字とするルールは表面と同じです。

省略のない正確な記載は、企業としての信頼性を相手に示すことにもつながります。

送り主の会社名や担当者名は、住所の次の行に少し大きめの文字で記載します。法人格を省略せずに正式名称で書き、部署名や担当者名まで明記しておくと、相手先から請求内容に関する問い合わせがあった場合に連絡先が明確になります。

個人事業主やフリーランスが請求書を送付する場合は、事業所の住所とともに個人の氏名または屋号を正確に記載します。あらかじめ自社情報が印刷された専用封筒を利用するか、ゴム印を作成して押印すると、記入の手間を省きつつ見栄えを統一できます。

送付日は、請求書を封筒に入れて発送する当日の日付です。縦書きなら左上、横書きなら中央上部または住所のすぐ上に記載しましょう。和暦・西暦のいずれでも問題ありませんが、社内ルールや取引先の慣習に合わせて統一しましょう。

送付日を明記することで、いつ発送された書類かを相手が確認できます。配達が遅れた場合にも、無用なトラブルを防止できます。

封をした部分の中央に漢字の「〆」を記載し、第三者に開封されていないことを証明します。「×（バツ）」印は避け、「〆」を使用しましょう。より厳重な書類には「緘」を用いることもあります。

封をする際、ホッチキスは避けましょう。配達中に、ほかの郵便物を傷つけるおそれがあります。液体のりや両面テープで、端まで閉じてから封字を書きましょう。

請求書を郵送する際は、封筒の書き方だけでなく、同封書類の整え方や送付手段の選択にも注意が必要です。記載ミスや送付方法の誤りは取引先の処理を滞らせ、入金遅延や信頼の低下につながるケースがあります。

以下のマナーを把握したうえで発送しましょう。

請求書を封筒に入れる際は、送付状（添え状）を同封するのがビジネス上の慣例です。送付状には以下の項目を記載し、相手が書類の内容を把握できるようにしましょう。

送付状を封筒に入れる際は、相手が開封したとき、一番上に送付状が来るように重ねます。送付状はA4用紙に印刷し、請求書とサイズをそろえて三つ折りにすると、美しく仕上がります。

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請求書の送付状の書き方は？必要な項目や送り方を解説

日本の郵便法において、請求書は特定の受取人に意思を表示する「信書」に該当します。そのため、請求書を送付する際は、信書の送達が許可された手段を選びましょう。信書を送付する方法は、以下のとおりです。

一般的な宅配便や、メール便での送付は、法律で禁止されています。ただし、例外として貨物に添付する無封の添え状・送り状であれば、同封も可能です。

請求書を郵送する際は、同封する書類の量にあわせて、「長形3号」と「角形2号」の封筒を使い分けるのが一般的です。それぞれに必要な切手代が異なるため、2024年10月の改定に基づく最新の料金体系から、最適な切手を選択しましょう。

長形3号をはじめとする定形郵便物の場合、重量が50g以内であれば全国一律で110円の切手代で送付できます。一般的なA4コピー用紙は1枚約4g、長形3号封筒は約5gであるため、数枚程度の書類であれば50g以内に収まります。

角形2号などの定形外郵便物（規格内）を利用する場合は、重量に応じて段階的に料金が加算されます。たとえば、50g以内は140円、100g以内は180円、150g以内は270円です。切手代の不足は、相手先に料金を負担させるため、発送前に重量を確認しましょう。

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長形3号の封筒を使用する場合、A4サイズの用紙を、横に三つ折りにして封入するのが一般的です。印字されている面を内側に向け、下から3分の1を上に折り、次に上から3分の1を下に折り重ねます。

封筒に入れる際は、封筒の表側に対して、請求書の表面が同じ方向を向くようにしましょう。上下が逆さまにならないよう、入れる方向も確認します。複数の書類を同封する場合は、送付状を一番上にし、まとめて三つ折りにするときれいに収まります。

請求書を送る相手によって、適切な敬称や情報の記載方法が異なります。誤った敬称や表記は相手に失礼な印象を与えるため、送付先に応じた書き方を把握しておくことが、円滑な取引につながります。

なお、宛名の氏名・会社名に誤字や脱字がないか、名刺や事前の連絡内容と照らし合わせて発送前に確認することはどのケースにも共通します。

特定の担当者が決まっていない場合や、組織全体へ向けて送付する際は、企業の正式表記を確認したうえで記載しましょう。「株式会社」などの法人格を省略しないことはもちろん、登記上の正確な名称を使用することで、大型ビル内での誤配や、郵便局による宛先不明での返送リスクを抑えられます。

組織全体を示す敬称の「御中」は、「その組織内のどなたかが開封して処理してください」という意味です。そのため、特定の担当者に読んでほしい場合は、部署名や肩書き、氏名を併記しましょう。

特定の部署に向けて送る場合、部署名のみであれば、末尾に御中を付けます。

一方で、部署内の担当者宛てにする場合は、氏名のあとに「様」を付け、部署名には「御中」は付けません。御中と様を重ねると二重敬称となるため、担当者名がある場合は「様」のみを使用します。会社名・部署名・役職・氏名の順で、改行を入れながらバランスよく配置しましょう。

役職名が判明している場合は、氏名の前に役職を記載するか、部署名と氏名の間に配置すると、より丁寧な印象を与えます。担当者の氏名がわからない場合には、「経理部 御中」や「経理ご担当者様」などと記載しましょう。

個人事業主やフリーランスなどの個人宛に送付する際は、氏名のあとに「様」を記載しましょう。屋号（事業上の名称）がある場合は、氏名に添えるように書くと、ビジネス上のやり取りであることが明確になります。

個人事業主やフリーランスは自宅を事務所としているケースも多いため、住所記載の正確性が配送の確実性を左右します。

商談などで請求書を直接手渡しする場合も、書類をむき出しにせず、必ず封筒に入れて渡すのが礼儀です。手渡し用の封筒では、住所や差出人情報の詳細を省き、宛名と請求書在中のみを記載するシンプルな形式でも問題ありません。郵送ではないため、切手は不要です。

相手がすぐに中身を確認できるよう、のり付けは行わず、フラップを軽く折るだけに留めましょう。ただし、手渡しをした相手が、直接経理の処理を行うとは限りません。後日メールや電話で、請求書を渡した旨の連絡を入れておくと、連携漏れを防げます。

渡す際は、相手から見て文字が正しい向きになるよう、両手を添えて差し出しましょう。また、鞄から取り出す際に封筒が折れ曲がったり汚れたりしていないか、直前に確認しておきましょう。

請求書を送るための封筒は、表面に宛先情報を省略せず、正しく記載することが基本です。あわせて、「請求書在中」の文字を見やすい位置に配置し、青色などでわかりやすく明記すると相手先が処理しやすくなります。裏面には、返送に備えて送り主の情報と送付日を記載し、封をしたあとには必ず封字（〆）を入れましょう。

また、請求書は法律上「信書」として扱われるため、郵便ルールに沿った送付手段を選んでください。封筒のサイズと書類の重量に応じた最新の郵便料金を事前に確認し、切手代の過不足が生じないよう発送しましょう。

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郵便番号・都道府県からはじまる省略のない住所・正式な会社名や部署名・担当者名を正確に記載します。あわせて、重要書類だと明示するため、「請求書在中」の文字を見やすい位置へ確実に記入しましょう。

詳しくは記事内「請求書を送付する封筒の書き方（表面）」をご覧ください。

縦書きの封筒を使用する場合は表面の左下に、横書きの封筒を使用する場合は表面の右下に記載するのが一般的です。青色や黒色のインクを使用し、文字の周りを長方形の枠で囲むとより丁寧な印象を与えられます。

詳しくは記事内「『請求書在中』の記載位置」をご覧ください。

会社や部署全体へ送る場合は、「御中」を使用します。特定の担当者や個人宛ての場合は、「様」を使います。二重敬称は避け、宛先に応じていずれか一方のみを記載します。

詳しくは記事内「【ケース別】封筒の書き方の違い」をご覧ください。

手書きでも問題ありません。黒のボールペンや万年筆を使用し、読みやすい楷書体で丁寧に記載しましょう。改ざんのリスクがあるため、鉛筆や消せるボールペンは避けましょう。