請求書の基礎知識

請求書を送る封筒に「請求書在中」は必要?どこに書けばいいの?

取引先に請求書を郵送する際、請求書が入っている封筒に「請求書在中」という記載があることが多いと思います。自分で送る際も、何気なくスタンプを押して送っているという方も多いでしょう。
今回は「請求書在中はなぜ書いているのか?」「どういうメリットがあるのか?」「正しい記載の仕方はあるのか?」など、「請求書在中」についてご紹介します。

請求書在中と記載する意味

請求書在中

封筒の表面に書かれた「請求書在中」。このほかに「親展」や「履歴書在中」などがあるが、これはすべて添え字といいます。添え字の記載を封筒にするのは、必要なことなのでしょうか?
これは、請求書の書き方に厳密なルールがないのと同様に、「請求書在中」についても記載しなければならないというルールは存在しません。「請求書在中」と記載するのは、送る側というよりは、受取側に対してのビジネスマナーの意味合いが強い慣習です。請求書を受け取る人の利便性を考え、「この封筒には請求書が入っていますよ」という意思を示し、他の郵送物と区別してもらう意味合いがあります。

企業にはDMなどの、緊急を要しない郵便物もたくさん届きます。その中で、請求書は現在取引きをしている会社の重要な書類です。もしも、封筒に「請求書在中」という記述があれば一目でわかるため、仕分け作業が楽になります。

請求書在中の位置

封筒に「請求書在中」と記載する場合、位置は封筒が縦か横かによって異なります。

縦書きの封筒の場合、表面の左下に「請求書在中」を記載します。

縦書き

横書きの封筒の場合は、「請求書在中」の位置は表面の右下となります。

横書き

請求書在中の記載方法

「請求書在中」の記載ですが、スタンプなどを用いるケースが大半を占めているようです。形式などはとくにありませんので、市販されているスタンプを購入するといいでしょう。多くの100円ショップでも販売しており、安価で手に入ります。

色ですが、「赤字」を連想させる赤を避けるという人もいますので、青が無難だといえるでしょう。基本的には宛名と同じ黒ではなく、それよりも目立つ色にしておくことをおすすめします。

また、「請求書在中」と手書きをするのはマナー違反と思っている方もいるかもしれませんが、特にルールがないため、先方に失礼のないように伝われば問題ありません。ただし、一般的にはスタンプを利用する会社が多く、手書きだと読みにくい場合もあるため、スタンプが無難でしょう。

送付枚数によって「請求書在中」と印字されている封筒を用意

予め「請求書在中」と記載されている封筒も市販されています。スタンプを毎回押すか、もしくはまとめて押すことになると思いますが、それも面倒だという場合や、毎月の送付枚数が多い場合は、「請求書在中」が印刷された封筒の利用をおすすめします。

まとめ

今回は「請求書在中」についてご紹介しました。「請求書在中」という記載は、必ずしも必要なものではありませんが、記載しておくことで取引先の利便性が高まります。請求書を郵送する場合は、検討してみてはいかがでしょうか。

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