請求書の基礎知識

請求書を送る封筒に「請求書在中」の記載は必要?封筒の書き方や記載位置について解説

最終更新日:2022/05/24

請求書は、企業間の取引で発行される重要な書類の一つです。ビジネスマナーとして、請求書を入れた封筒には「請求書在中」とスタンプもしくは手書きで示して取引先に送るのが一般的です。

本記事では、「請求書在中」の意味や記載位置、記載方法について解説します。請求書の基礎知識や記載項目について詳しく知りたい方は「請求書の書き方完全ガイド!請求書の作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します」をご参照ください。


請求書を送る封筒に「請求書在中」の記載は必要?封筒の書き方や記載位置について解説

目次

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「請求書在中」と記載する理由

封筒の表に書かれている「請求書在中」や「進展」、「履歴書在中」などはすべて添え字と呼ばれます。請求書の書き方に厳密なルールがないように、「請求書在中」などの添え字も記載しなければならないというルールはありません。

添え字は受取人の便宜を図るため、封筒に記載することがビジネスマナーとされているのです。

企業にはDMなどの緊急性のない郵便物がたくさん届きます。その中で請求書は、現在取引をしている企業にとって重要な書類です。封筒に「請求書在中」と記載されていれば、一目でわかり、他の郵便物との区別がしやすくなります。

「請求書在中」の記載方法

「請求書在中」の記載方法は、多くの場合「請求書在中」のスタンプを使用することが一般的です。特に決まった形式がありませんので、市販されているスタンプを購入するとよいでしょう。100円ショップでも多く販売されており、安価で購入することができます。

色については、「赤字」を連想させる赤を避ける方もいらっしゃいますので、青が無難でしょう。基本的には宛名などと同じ黒ではなく、それよりも目立つ色がおすすめです。

また、手書きで「請求書在中」と書くのはマナー違反だと思う人もいるかもしれませんが、特にルールはないので、先方に失礼のないように伝われば問題ありません。ただし、一般的にはスタンプを使用する会社が多く、手書きだと読みにくい場合もあるので、スタンプが無難です。

請求書を入れる封筒の書き方

請求書を送付する封筒には、基本的な書き方があります。宛先が会社なのか個人名なのか、封筒の裏面に縫い目があるかないかなどで書き方が異なります。

ここでは、請求書を送るための封筒の基本的な書き方をご紹介します。

請求書の封筒の表に記載する内容

請求書を入れる封筒の記載例(縦向き)


請求書を入れる封筒の記載例(横向き)

宛先の郵便番号と住所

<縦書きの場合>
封筒に郵便番号枠がある場合は枠内に記載します。郵便番号枠のない封筒のときは、右上に横書きで郵便番号を算用数字で書きます。

住所は郵便番号の右端下、一文字下げた位置から書き始めます。縦書きの場合、番地などの数字は漢数字を使用するのが一般的です。

<横書きの場合>
郵便番号は封筒の左上部から二文字程度空けた位置に左づめで書きます。切手は枠がない場合は右上に貼りましょう。

住所は郵便番号の左端、一文字下げたところから書き始めます。横書きの場合、番地などの数字は算用数字を使用するのが一般的です。

また、住所にビル名や建物名が書かれていなくても会社名が書かれていればほとんど配達されますが、ビジネスマナーの観点では失礼にあたります。ビル名や建物名も略さずに記載しましょう。

宛先の会社名・部署名・担当者名

宛名は住所のとなりに、会社名・部署名・役職名・担当者名の順で書くのが一般的です。住所よりも一文字分下げた位置から書き始めましょう。

会社名と部署名、役職名と担当者名はそれぞれ一行でまとめて問題ありませんが、長くなる場合は行を変えたほうがきれいにまとまります。

敬称は宛名の末尾と一文字分空けて記載します。請求書の宛先が会社や部署などの組織宛の場合は「御中」、担当者宛の場合は「様」と書きます。

【関連記事】
請求書の宛名の正しい書き方とは?「御中」と「様」の使い方や宛名に関する注意点を解説

「請求書在中」の記載位置

一般的な「請求書在中」の記載位置は、封筒が縦書きの場合は表面の左下、横書きの場合には表面の右下です。しかし、封筒に記載した宛先と「請求書在中」が重なってしまう場合は配置を変えて記載しましょう。

上述したように「請求書在中」と記載する目的は、封筒を受け取った相手に請求書の存在を知らせるためなので、文字を目立たせることが大切です。

請求書を送付する封筒の裏に記載する内容

請求書を入れる封筒の裏の記載例(縦向き)


請求書を入れる封筒の裏の記載例(横向き)

送り主の郵便番号と住所

<縦書きの場合>
封筒の裏面に継ぎ目がある場合は、封筒の中央より少し上、継ぎ目の右側に郵便番号を左詰で横書きに記載します。住所は郵便番号の左下、一文字分空けた位置から書き始めます。

継ぎ目がない場合は封筒の左下に郵便番号を左詰で横書きで記載し、住所は郵便番号の右下から一文字空けた位置から左寄せで書き始めます。

<横書きの場合>
一般的には請求書を入れる封筒の中央糊付けの下、二行程度空けた位置から書き始め、郵便番号と住所を一行ずつ書きます。

送り主の会社名・担当者名

請求書を入れる封筒が縦書きの場合、郵便番号と住所の左側に一文字分空けて、会社名と担当者名を書きます。封筒が横書きの場合は、住所から一行下げて会社名・担当者名の順に一行ずつ記載しましょう。担当者名は住所より一回り大きいサイズで書くのが一般的です。

送付日

請求書を入れる封筒が縦書きの場合、封筒の左上部、糊付けで封筒を閉じた箇所から二文字程度空けた位置に和暦で書きます。横書きの場合は、封筒の中央あたり糊付けの箇所の下、郵便番号の上に算用数字で書きます。

〆(封字)

封字(ふうじ)とは、未開封であることを示すために封筒の綴じ目に書く印のことで、途中で開封されていないことを示す印です。請求書を入れ、糊付けした箇所の中央に「〆」の交差する部分がくるように書くのが一般的です。

まとめ

請求書を送る封筒に「請求書在中」の添え字は、必ず記載しなければいけないものではありません。しかし、「請求書在中」を記載することで封筒の内容が請求書であることを示すことができ、受取側の利便性が高まります。

支払い漏れの防止や入金がスムーズに行われることにもつながるので、請求書を郵送する場合は「請求書在中」と記載するようにしましょう。

また、請求書や見積書などの重要書類を送る際は「送付状」を同封するのもビジネスマナーのひとつです。メールで書類を送る場合は本文が送付状の役割を果たします。送付状の書き方については「請求書に添付する送付状の正しい書き方と注意点 」で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

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