請求書の基礎知識

請求書のやりとりの流れについて知ろう!

請求書のやりとりの流れについて知ろう!

日々ビジネスを行っていると取引相手との書類のやり取りが多くなります。その中でも代表的なのが請求書ですよね。メールや郵送などで送付することも頻繁だと思います。

本記事では取引相手との一般的な請求書のやり取りを解説いたします。

目次

請求書に関する基礎知識

ビジネスを行う上で不可欠な請求書は代金を取引相手に請求するための書類です。

請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、取引相手から入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成を心がけましょう。

取引相手に請求書を送る前にチェック

国税庁ホームページ記載の特記事項を参考に請求書に必ず記入すべき項目を見ていきましょう。

請求書に必ず記入すべき項目

  • 請求書作成者の氏名もしくは名称(法人名など)
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込で記載)
  • 取引先の氏名もしくは名称(法人名など)

上記5つの項目を記入していれば請求書としては全く問題ありません。また、フォーマットや書き方に関してはルールは存在しません。マナーが重要です。このマナーを守る上で重要なのは取引先の要望です。

というのも、請求書を送る目的は「入金してもらうこと」です。つまり請求書を受領し入金する取引相手が理解しやすい内容にしなければいけません。相手の要望を反映させる上で必要なポイントは以下の3つです。

  • 取引相手の締め日・支払い日に合わせた請求書発行日になっているか
  • 請求書フォーマットの注意事項を取引相手に事前確認しているか
  • 請求書の送付方法を事前確認できているか(手渡し、郵送、メール添付など)

必ず正確に取引相手の要望を聞き、入金がスムーズに行われるよう配慮しましょう。

上記の項目があれば請求書としては問題ありません。ですが入金してもらうという目的を果たすには、追加で記載しておくべき項目がいくつかあります。ぜひ以下を参考に作成してみましょう。
  • 請求相手の宛名:会社名(もしくは個人名)を敬称(御中・様)を添えて記載
  • 請求書番号
  • 請求書発行日
  • 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
  • 合計請求額
  • 商品・サービス名(数量・単価・小計・消費税なども記載)
  • 合計金額・振り込み手数料
  • 振り込み先
  • 支払い(入金)期限

これらのポイントを押さえていれば請求書としては完成度の高いものになります。

送付する際の注意点

請求書の作成ができれば次は取引相手への送付です。基本的には送付状の添付はしてもしなくてもどちらでも構いません。ですが、郵送の際はビジネスマナーの観点でみると添付するのが無難です。

またメールの場合、請求書の原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはなく、必須ではありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

いかがだったでしょうか。請求書のやり取りの流れは掴めたでしょうか。最初は不安かもしれませんが、取引が増えてくると自然と請求書の数も多くなり、すぐに慣れると思います。スムーズなやりとりを目指して請求書をマスターしましょう。

無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
・在籍証明書
・顛末書 など

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

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インボイス制度や電子帳簿保存法の法令にも対応済みなので、安心してご利用ください!

請求書以外にも、見積書や納品書なども作成可能です。