最終更新日：2022/03/14
日々ビジネスを行っていると取引相手との書類のやり取りが多くなります。その中でも代表的なのが請求書ですよね。メールや郵送などで送付することも頻繁だと思います。
本記事では取引相手との一般的な請求書のやり取りを解説いたします。
目次
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クラウド会計ソフトfreeeを利用すると、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。請求書を作成すると自動で帳簿をつけるので、経理の効率化が図れます。
請求書に関する基礎知識
ビジネスを行う上で不可欠な請求書は代金を取引相手に請求するための書類です。
請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、取引相手から入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成を心がけましょう。
取引相手に請求書を送る前にチェック
国税庁ホームページ記載の特記事項を参考に請求書に必ず記入すべき項目を見ていきましょう。
請求書に必ず記入すべき項目
- 請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
- 取引年月日
- 取引内容
- 取引金額（税込で記載）
- 取引先の氏名もしくは名称（法人名など）
上記5つの項目を記入していれば請求書としては全く問題ありません。また、フォーマットや書き方に関してはルールは存在しません。マナーが重要です。このマナーを守る上で重要なのは取引先の要望です。
というのも、請求書を送る目的は「入金してもらうこと」です。つまり請求書を受領し入金する取引相手が理解しやすい内容にしなければいけません。相手の要望を反映させる上で必要なポイントは以下の3つです。
- 取引相手の締め日・支払い日に合わせた請求書発行日になっているか
- 請求書フォーマットの注意事項を取引相手に事前確認しているか
- 請求書の送付方法を事前確認できているか（手渡し、郵送、メール添付など）
必ず正確に取引相手の要望を聞き、入金がスムーズに行われるよう配慮しましょう。
上記の項目があれば請求書としては問題ありません。ですが入金してもらうという目的を果たすには、追加で記載しておくべき項目がいくつかあります。ぜひ以下を参考に作成してみましょう。
- 請求相手の宛名：会社名（もしくは個人名）を敬称（御中・様）を添えて記載
- 請求書番号
- 請求書発行日
- 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
- 合計請求額
- 商品・サービス名（数量・単価・小計・消費税なども記載）
- 合計金額・振り込み手数料
- 振り込み先
- 支払い（入金）期限
これらのポイントを押さえていれば請求書としては完成度の高いものになります。
送付する際の注意点
請求書の作成ができれば次は取引相手への送付です。基本的には送付状の添付はしてもしなくてもどちらでも構いません。ですが、郵送の際はビジネスマナーの観点でみると添付するのが無難です。
またメールの場合、請求書の原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはなく、必須ではありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。
いかがだったでしょうか。請求書のやり取りの流れは掴めたでしょうか。最初は不安かもしれませんが、取引が増えてくると自然と請求書の数も多くなり、すぐに慣れると思います。スムーズなやりとりを目指して請求書をマスターしましょう。
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