請求書の基礎知識

請求書が2枚以上になった場合、どうすればよい?

請求書を発行し、取引先をやり取りすることは会社であれば日常的に行うことであると思いますが、そのような取引の中ではイレギュラーが生じることもあると思います。その中でも多く発生する問題として、請求項目が多く、請求書が2枚以上の複数枚になってしまうことではないでしょうか。今回は、請求が2枚以上になってしまった場合の対処法について紹介します。

複数枚になった場合の対処法

複数枚になった場合、様々な工夫によって請求書の1枚目と2枚目の対応関係を見やすく・わかりやすくしておくとよいでしょう。

請求書番号を工夫して関係性をわかりやすくする

請求書番号を付けて取引先に請求書を渡している場合、請求書番号に工夫するとよいでしょう。

例えば、1枚目の請求書番号が「001」なのであれば、2枚目の請求書番号は「001-02」などにすることで、請求書が1枚目に紐ついていることを直感的に理解することができます。

備考欄に記載しておく

請求書には備考欄があります。請求書に関する補足などを記入する場所になるので、備考欄に該当する請求書が何枚目なのか、そして合計の枚数は何枚なのかを記入しておくとよいでしょう。

例えば、1枚目の備考欄には「(1/2)」、2枚目の備考欄には「(2/2)」と書いておけば備考欄を見ることで複数の請求書があるということが確認できます。

送付状などに記載しておく

郵送で請求書を送る場合などは、送付状と一緒に請求書を送る場合もあるでしょう。その場合、内訳などに請求書が複数枚あるということを記載しておくとよいでしょう。

ホチキスなどでまとめておく

枚数が複数になる場合には、ホチキスなどでまとめておくと、わかりやすく複数の請求書があることがわかるでしょう。

明確なルールはないので、取引先と確認を取り合って対応を

請求書が複数枚に渡った場合の対処法ですが、マナーやルールで決まったものはありません。捺印に関しても同様で、1枚目だけに押すのか、それとも全ての請求書に押すのかは、特に決まっておりません。取引先に確認し、対応を考えるべきだと言えるでしょう。

まとめ

請求書がやむおえず2枚以上になってしまう場合、ルールは特に決まっておりませんので、取引先に確認し、双方で確認の上、相手が受け取ったときにわかりやすい方法で共有することを心がけましょう。

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