請求書の基礎知識

請求書に添付する送付状、挨拶文の書き方はどうする?

ビジネスにおいて、取引先とのコミュニケーションで多いのは請求書のやり取りではないでしょうか。取引先との連絡の一部となりますので、マナーに沿った内容で請求書は送付したいものです。今回は、請求書に添付する送付状で用いる挨拶文の書き方について紹介していきます。

請求書のやりとりにおける送付状の役割

メールなどでは文面とともに請求書を送りますが、郵送などでは、請求書を単体で送るのではなく、送付状も添付するのが一般的となっております。送付状には書類を送る旨、そして挨拶を記します。

送付状を添付しなくてもよいですが、ビジネスマナーとして送付状を添付することが多いということや、請求書の送付間違いがないか確認の意味も含まれていますので、請求書には送付状を付けることが多いということを認識しておきましょう。

送付状に書いてある内容

今回は送付状の挨拶を中心に説明しますが、送付状にはどのような内容が記載されているのでしょうか。以下の内容が含まれていることが多いです。

  • ・自社名
  • ・送り先の名前
  • ・案件と内容
  • ・請求額
  • ・(請求書が複数枚になる場合)請求書の枚数
  • ・支払い方法

請求書の送付状に書く挨拶文について

それでは、送付状に書く挨拶文について見ていきましょう。手紙では四季に沿った内容の時候の挨拶を付けるのが一般的ですが、請求書の送付状に記す挨拶文など、ビジネスレターでは、それほど形式ばったものではなく、簡素なものでOKです。

例えば「〇〇の候、貴社ますますご発展のこととお慶び申し上げます。」などといった簡単な挨拶文で良いでしょう。

知っておきたい頭語と結語

また、このような挨拶文では、頭語と結語を用います。「拝啓」と「敬具」が一般的に用いられやすい頭語と結語ですが、他の組み合わせも存在します。セットで使い方が決まっている場合がありますので、拝啓と敬具以外を用いる場合はしっかりと調べてから使うようにしましょう。

まとめ

今回は請求書の送付状に書く挨拶文について紹介しました。請求書は会社の顔だとする人もいます。取引先との円滑な連携のためにも、送付状などの作り方を知っておき、マナーに沿った内容のものを作れるようになっておくことをおすすめします。

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