請求書の基礎知識

請求書の再発行を求められたら、どう対応する?

請求書はビジネスの中で発行する回数や、受け取る回数が多い書類のひとつですが、やり取りが多いからこそ、先方が請求書を紛失してしまい、再発行を求められるケースが出てくることが多い書類でもあります。今回は、請求書の再発行の仕方や、再発行時の対処法について紹介しようと思います。

請求書の日付は前回の発行日に合わせるべきか

請求書を再発行するときに悩むのが、請求書の発行日を再発行した日付にするのかそれとも、以前発行した請求書に合わせるべきなのかということではないでしょうか。請求書の発行日は、基本的に再発行する場合でも、最初の発行日を使用します。ですから、請求書の再発行の場合であれば、発行日はそのままでいいということになります。

請求書は再印刷すればそれでOKなのか

発行日を1回目の発行に合わせるという話しをしましたが、そうなると請求書はそっくりそのまま前のものを再印刷すればいいように思えるかもしれません。たしかにそれでも請求書としては十分な要件を満たしていることになります。

しかし、そのまま再発行してしまうと、紛失したと思っていた請求書と、再発行した請求書が同じように取り扱われてしまい、その結果、二重請求になってしまったり、取引先の混乱を生んだりすることが考えられます。

また、支払期日を過ぎてから再発行を依頼された場合、新しく期日を設定し直す必要があるため、そのまま利用することはできなくなります。

ミスを防ぐために請求書側でできる工夫としては、請求書番号を再発行のものと区別して取り扱うということが挙げられるでしょう。請求書番号は連番にすることで再発行のものだということがわかりやすくなります。

また、請求書そのものに、この請求書は再発行のものであることを記載しておくものいいかもしれません。再発行の旨が書かれているスタンプを用いて、判別が付きやすいようにしている起業もあるようです。

まとめ

請求書を再発行するということは、同じ請求内容の請求書ができるということです。請求が二重になるなどのミスが発生する原因にもなることがありますから、請求書を再発行するときは、工夫をして、再発行の請求書だとわかるようにしておくことが必要となるでしょう。

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