請求書の基礎知識

請求書の再発行を求められたら、どう対応する?

請求書はビジネスの中で発行する回数や、受け取る回数が多い書類のひとつですが、やり取りが多いからこそ、先方が請求書を紛失してしまい、再発行を求められるケースが出てくることが多い書類でもあります。今回は、請求書の再発行の仕方や、再発行時の対処法について紹介しようと思います。

請求書の日付は前回の発行日に合わせるべきか

請求書を再発行するときに悩むのが、請求書の発行日を再発行した日付にするのかそれとも、以前発行した請求書に合わせるべきなのかということではないでしょうか。請求書の発行日は、基本的に再発行する場合でも、最初の発行日を使用します。ですから、請求書の再発行の場合であれば、発行日はそのままでいいということになります。

請求書は再印刷すればそれでOKなのか

発行日を1回目の発行に合わせるという話しをしましたが、そうなると請求書はそっくりそのまま前のものを再印刷すればいいように思えるかもしれません。たしかにそれでも請求書としては十分な要件を満たしていることになります。

しかし、そのまま再発行してしまうと、紛失したと思っていた請求書と、再発行した請求書が同じように取り扱われてしまい、その結果、二重請求になってしまったり、取引先の混乱を生んだりすることが考えられます。

また、支払期日を過ぎてから再発行を依頼された場合、新しく期日を設定し直す必要があるため、そのまま利用することはできなくなります。

ミスを防ぐために請求書側でできる工夫としては、請求書番号を再発行のものと区別して取り扱うということが挙げられるでしょう。請求書番号は連番にすることで再発行のものだということがわかりやすくなります。

また、請求書そのものに、この請求書は再発行のものであることを記載しておくものいいかもしれません。再発行の旨が書かれているスタンプを用いて、判別が付きやすいようにしている企業もあるようです。

まとめ

請求書を再発行するということは、同じ請求内容の請求書ができるということです。請求が二重になるなどのミスが発生する原因にもなることがありますから、請求書を再発行するときは、工夫をして、再発行の請求書だとわかるようにしておくことが必要となるでしょう。

無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
・在籍証明書
・顛末書 など

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

インボイス制度対応!適格請求書を無料ですぐ作成

freee請求書なら、誰でもかんたんに、適格請求書をミスなく作成できます。

インボイス制度や電子帳簿保存法の法令にも対応済みなので、安心してご利用ください!

請求書以外にも、見積書や納品書なども作成可能です。