請求書の基礎知識

取引先とのやり取りの中では、請求書を発行してもらい、料金の確認や支払い方法などを双方で確認・合意の上取り組むのが一般的ですが、請求書がなんらかの不手際により発行してもらえない場合などがあると思います。今回は請求書なしで支払いをしていいのか、その根拠や対処法について紹介します。

それでは、支払いをする際に請求書は必要なのでしょうか。結論から言ってしまうと、請求書なしでも、取引内容について証明することができるのであれば支払いをしてしまって構いません。ただ、支払いをしたときの証明がない場合、税務調査があり証憑の提出が求められた際に証明するものがないため、会計処理が証明できず、追加で課税されるリスクがともないます。

請求書がない場合に取引内容が証明できる書類とは何を指すのでしょうか。一般的なものとしては領収書が挙げられるでしょう。また、業務完了報告書なども場合によっては利用できますし、銀行振込を利用した場合、振込の控えと通帳の控えが領収書の扱いになる場合があります。

取引内容を証明するためには、以下の事項が記載されていることが重要です。

• ・取引があった日付
• ・取引先の社名
• ・取引の内容（名目など）
• ・金額
• ・取引をした相手の名前

請求書が支払いに必要ないのであれば、請求書の発行そのものが無駄なのでは、と思った方もいるかもしれません。しかし、請求書は発行する側にとっては、自分がどういう内容の仕事を請負い、そして対価として支払いを受けるのかを証明する書類として重要なものとなりますし、消費税額の内訳などを確認するために重要なものとなります。

商習慣的にも請求書を発行するのが慣習とされていますし、発行するものだと捉え、もし発行がない場合は催促の連絡を入れて発行してもらうようにしましょう。

請求書がない場合でも取引内容が確認できれば支払いをしてもよいですが、原則的には請求書がなければ発行してもらう手続きを行い請求書を確認してから支払いを行うのがよいでしょう。

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
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