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請求書の基礎知識
請求書の原本（原紙）の取り扱い｜発行・送付・保存・破棄について解説

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請求書の原本（原紙）の取り扱い｜発行・送付・保存・破棄について解説

最終更新日：2026/05/28

監修好川寛プロゴ税理士事務所

請求書はビジネスにおける取引に欠かせないものであり、また経理処理においても重要な書類となります。法律で定められた期間保管しておかなければならず、原則として原本（原紙）での保存が求められます。

今回は、請求書の原本の取り扱いについて、発行・送付・保存・破棄の観点から解説します。

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請求書の原本とは

請求書の原本（原紙）とは、最初に作成・発行されたオリジナルの正式な請求書です。

コピーや写しではない、発行者によって作成・押印された紙の請求書のほか、PDFなど電子データの請求書についても発行者によって初めに作成・発行されたものは原本にあたります。

請求書原本の発行・送付

紙の請求書は、定型フォーマットもしくは取引先指定のフォーマットをもとに作成・発行し、送付状などとあわせて封筒に入れて普通郵便で郵送するのが一般的です。

PDFの請求書については一般に、Word・Excel・会計システムなどで作成・発行し、メールに添付するか会計システムなどを経由して送付します。

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受け取った請求書原本の保存

請求書は取引が実際に行われたことを証明する「証憑書類」のひとつで、法律に定められた期間の保存が義務付けられています。

請求書の保存期間

【法人】

原則として、起算日^（※）から7年間
（※作成日または受領日が属する事業年度終了の日の翌日から2ヶ月を経過した日）
欠損金が生じた事業年度においては10年間

【個人事業主】

原則として、確定申告の種類を問わず起算日^（※）から5年間
（※作成日または受領日の属する年の翌年3月15日の翌日）
消費税の課税事業者となっている場合、仕入税額控除を受けるための適格請求書は7年間

出典：e-Gov法令検索「法人税法｜第六十七条第二項」
出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
出典：e-Gov法令検索「所得税法施行規則｜第六十三条」
出典：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

請求書の保存については、税制上原本の保存が原則とされています。これは、コピーや写しを利用することによる請求書の偽造などを防止するためです。

紙の請求書

紙で請求書を受け取った場合は、原則として紙の請求書原本を保存します。支払いが終わるまでは「未払い」として整理し、支払い後は、税務調査などの際に必要な書類をすぐに取り出して提示できるよう、取引先や取引月などの項目別にファイリングして管理するのが望ましいでしょう。

なお、一定の要件を満たせば、紙で受け取った請求書原本をスキャナで読み取って電子データとして保存することも可能です。

電子データで保存する場合は、「書類を受け取ってからおおむね7営業日以内」または「あらかじめ定めた事務処理規定にもとづく業務処理サイクル（最長2ヶ月以内）の経過後おおむね7営業日以内」に、以下の要件を満たしてスキャナ保存を行いましょう。

請求書のスキャナ保存の要件

読み取り要件を満たす（解像度200dpi相当以上、赤色・緑色・青色の階調がそれぞれ256階調以上）
入力期間内に、総務大臣が認定する業務にかかわるタイムスタンプをスキャナデータに付与する
訂正・削除の事実やその内容を確認できるシステム、または訂正・削除ができないシステムを使用する
スキャナデータとそれに関連する帳簿の記録事項について、関連性（重要書類に限る）を確認できるようにしておく
スキャナデータについて、以下の要件を満たす状態で速やかに出力できるようにする（整然とした形式、書類と同程度に明瞭、拡大または縮小できる、4ポイント大の文字を認識できる）
スキャナ保存するシステムなどの概要書・仕様書・操作説明書と、スキャナ保存する手順や担当部署を明らかにした書類を備え付ける
以下の要件による検索ができるようにする^（※）（①取引年⽉日その他の日付、取引金額および取引先での検索、②日付または金額にかかる項目について範囲を指定しての検索、③2つ以上の任意の項目を組み合わせての検索）

（※税務職員によるスキャナデータのダウンロードの求めに応じられる場合は②③は不要）

出典：国税庁「はじめませんか、書類のスキャナ保存」

PDFの請求書

PDFなど電子データとして請求書を受け取った場合は、その電子データ（電子取引データ）原本のまま、以下の要件を満たす形で保存します。

電子データ保存の要件

以下いずれかの改ざん防止措置を行う（① タイムスタンプが付与されたデータの授受、② 受領したデータへのタイムスタンプ付与、③ 訂正･削除履歴が残るシステムでのデータ授受･保存、④ 改ざん防⽌のための事務処理規程の策定・運用・備付け）
税務調査などで電子取引データを提示できるディスプレイ・プリンタを備え付ける
取引年⽉⽇・取引⾦額・取引先の3項⽬で検索できるようにする
以下ふたつのいずれかの措置をとる（①日付または金額について範囲を指定した検索・2以上の項目を組み合わせた検索ができるようにする、②税務調査時に電子取引データのダウンロードの求めに応じられるようにする）

出典：国税庁「電子取引データを適切に保存できていますか？」
出典：国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」

請求書の原本を破棄するためには

請求書の原本は、法律に定められた期間の保存が義務付けられているため、勝手に破棄することはできません。

ただし、スキャナ保存の要件を満たして電子帳簿保存法に則った形で電子データ化すれば、紙で受け取った請求書を電子データとして保存し、原本を破棄することが認められます。

紙の原本で請求書を管理すると、ファイリング・仕分けや保存している原本の検索、会計システムへの手入力などに多くの労力がかかるほか、保管スペースや備品などにコストもかかります。煩雑な請求書の管理や保存を避けたい場合は、電子データとしての請求書の保存を検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

請求書は取引が実際に行われたことを証明する「証憑書類」のひとつで、法律に定められた期間の保存が義務付けられており、保存に際しては「原本保存」が原則とされています。適切に管理を行い、請求の事実がわかるようにしておきましょう。

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