請求書の基礎知識

請求書は信書の扱いでよい?請求書の送付に関する基礎知識

請求書を取引先に送付するとき、よく取られる手段が郵送となります。郵送で送ると、切手代や封筒代などがかかるため、コストダウンの意味合いも考えて宅急便やその他の配送サービスで請求書を送りたいと考える場合もあるのではないでしょうか。今回は、請求書の送付に関する内容を紹介します。

請求書は「信書」の扱いになるのか

郵便法や信書便法の規定では、信書の送付は郵便を利用しなければならないことになっています。それでは信書とはどういうものを指すのでしょうか。信書とは、特定の受取人に対し、差出人が意思や事実を通知するために用いる文書のことを指します。

信書の定義を請求書に照らし合わせて考えると、特定の受取人、つまり取引先に対して、差出人である企業が請求の事実や、請求して欲しいという意思を示すため、請求書は信書の扱いとなります。

その他の書類の信書の扱いになる?

請求書以外の書類に関しては信書の扱いになるのでしょうか。納品書や領収書、見積書などに関しては信書に該当するとされています。そのため、基本的には郵便で送ることを心がけましょう。

郵便法の罰則はどういうものがある?

それでは、信書を宅急便で送るなどした場合の罰則はどういうものがあるのでしょうか。信書を送ることができるサービス以外で信書を送ってしまった場合、3年以下の懲役、または300万円以下の罰金が科せられます。また、コンプライアンス違反となるため社会的信用を失ってしまうため、会社の存続に関わります。

郵便以外で請求書を送る手段はないのか

それでは、郵便以外に信書である請求書を送る手段はないのでしょうか。規制緩和により、郵便でなくても信書の取扱をすることができるようになりましたので、一部の運送業者では信書を送ることができるサービスがあります。それらを検討してみてもよいでしょう。

また、郵便で送る場合でもゆうパックやゆうメールなどは信書を送ることはできません。この点に関しても気をつけておきたいところです。

まとめ

今回は請求書が信書なのか、そして信書を認められたサービス以外で送ってしまった場合のリスクについてお伝えしました。コンプライアンス違反となり、会社の名誉を傷つけることにもなりまねませんので、請求書を送付する際は適切なサービスを利用するようにしましょう。

無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
・在籍証明書
・顛末書 など

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

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インボイス制度や電子帳簿保存法の法令にも対応済みなので、安心してご利用ください!

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