請求書の基礎知識

請求書は手渡しで渡してもいいもの? 知っておきたい基礎知識

請求書はビジネスをするうえで欠かせないものですが、フリーランスの方とのやり取りや、建築業で個人事業主の従業員と契約を結んでいる場合など、請求書のやり取りを手渡しで行いたい場合があるかと思います。しかし、一般的に請求書はメールや郵送で送るものとされていますし、手渡しでもよいものかと悩んでいる方も多いと思います。今回は請求書の手渡しについて紹介します。

請求書の渡し方のルールについて

一般的に郵送で取引先に送る、もしくはPDF化をしてメールで送るケースが多い請求書ですが、渡し方にルールはあるのでしょうか。手渡しの方が相手の顔がわかり、その後の取引の継続につながりやすいなどといった理由で、慣例的に先方の会社に赴き、請求書を手渡しで授受するような企業があるようです。そのような例からも、手渡しが問題ないということがいえそうですが、実際のところはどうなのでしょうか。

請求書に関しては、法的に決まったフォーマットなどもなく、渡し方も慣例に沿っていることは重要ですが、明確なルールはありません。ですから、もし手渡しで請求書を渡す行為そのものを先方が望んでいる場合や、通例として請求書は手渡しとしている取引先がある場合などその決まりに従うのが無難だといえるでしょう。

請求書を手渡しする場合の留意点

請求書を手渡しする場合の留意点はどのようなことが考えられるでしょうか。まず、受け取った封筒が請求書なのか、それとも別の書類なのかわかりにくいという問題がありえるでしょう。請求書が入っている封筒は「請求書在中」と書かれたスタンプを押し、内容物に請求書が含まれていることを明確に示しましょう。

次に、手渡しだと請求書が経理担当者に渡らない場合や、請求処理を忘れられてしまうリスクが高まるという問題点もあるでしょう。請求書の役割とは、請求が行われて達成されるものです。ですから、請求が行われることをしっかりと確認し、リマインドする意味でも、請求書を手渡ししたあとも、メールでもリマインドや内容物の確認などを行っておくことをおすすめします。

まとめ

請求書を手渡しする行為は慣習的に行われることもありますが、法的な観点から見ても特に問題はありません。気持ちのよい商取引をするためにも慣習に従い、請求書のやり取りを円滑にしたいものですね。

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