請求書の基礎知識

請求書の要件について知ろう!

最終更新日:2021/07/13

フリーランスや会社で事業を営まれていると、当然ですが売上が発生します。その際に、欠かせないのが請求書の発行です。せっかくの売上も実際に入金がされなければ、意味がありません。

本記事では、請求書の基礎知識や、記載すべき項目について、初めて請求書を発行する方にも分かりやすく解説します。

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目次

請求書に関する基礎知識

ビジネスを行う上で切っても切り離せない請求書。言うまでもなく、代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

また、受け取るべきお金をきちんと受け取れているか、その逆に二重に受け取ったり過剰に受け取ったりしていないかの確認をできるようにしておかなければなりません。請求書にはそうした管理上の面からも重要な役割を担います。

請求書に記載する必須項目とは?

国税庁ホームページ記載の特記事項を参考に、請求書に必ず記入すべき項目を見ていきましょう。

  • 請求書作成者の氏名もしくは名称(法人名など)
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込で記載)
  • 取引先の氏名もしくは名称(法人名など)

上記の5つの項目を記入していれば、請求書としては全く問題ありません。また、請求書には決まったフォーマットや書き方が存在しません。基本的には自由に作成して問題ありませんが、マナーは重要です。このマナーを守る上で重要なのは取引先の要望です。

請求書を送る目的は「入金してもらうこと」です。つまり請求書を受領し入金する取引相手が理解しやすい内容にしなければいけません。相手の要望を反映させる上で必要なポイントは以下の3つです。

① 取引相手の締め日・支払い日に合わせた請求書発行日になっているか

多くの企業では、支払いに関して締め日・支払日を設定しています。例えば、月末締・翌月末払いなどです。取引先に事前に確認し、なるべく相手の要望に沿った形で請求書の発行をしましょう。

ただ、先方の希望があまりにこちらの要望と異なる場合は、事前にきちんと相談・交渉をしておきましょう。月末締・翌々々月末払いなど、あまりにこちらの不利になるようなルールを先方が希望した場合は、きちんとこちらの要望を伝えた方が良いでしょう。

② 請求書フォーマットの注意事項を取引相手に事前確認しているか

請求書に公的なルールはなく、取引する相手ごとにカスタマイズが可能です。そして、相手先によっては例えば請求額の他に源泉徴収税額も載せて欲しいというものや、取引内容に関する詳細の書き方、請求書番号の割り当て方などに要望を持っている場合があります。

そういった特別の要望がある場合は、取引先ごとの専用の請求書フォーマットを作成すると良いでしょう。

③ 請求書の送付方法を事前確認できているか(手渡し、郵送、メール添付など)

若い世代の方からすれば、請求書はPDFにしてメールで送れば良いと思われるかもしれませんが、業界によっては郵送や手渡し、FAXでの送付を希望される場合があります。

なるべくこちらの要望に沿って欲しいと思いますが、あまり無理も言えません。なお、普段のコミュニケーションがメールやビジネスSNS主体の場合、郵送やFAXで送る請求書の把握漏れが起きないように、送付管理表やメモを残すなどの工夫をしてください。

必ず正確に取引相手の要望を聞き、入金がスムーズに行われるよう配慮しましょう。上記の項目があれば請求書としては問題ありません。

より丁寧な請求書を作成するには

入金してもらうという目的を果たすには、追加で記載しておくべき項目がいくつかあります。ぜひ以下を参考に作成しましょう。

  • 請求相手の宛名:会社名(もしくは個人名)を敬称(御中・様)を添えて記載
  • 請求書番号
  • 請求書発行日
  • 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
  • 合計請求額
  • 消費税の取り扱い
  • 商品・サービス名(数量・単価・小計・消費税なども記載)
  • 振り込み手数料の取り扱い
  • 振り込み先
  • 支払い(入金)期限

少し注意が必要なのが、消費税と振り込み手数料の取り扱いです。

まず消費税は必ず合計金額を記載してください。その他に税別金額を記載するかどうかは任意ですが、合計金額のみ記載する場合は「税込」や「内税」といったそれと分かる文言の記載が必要です。

また、振り込み手数料を先方に負担してほしい場合は、その旨を請求書の最後に一文入れておきましょう。「誠に恐れ入りますが、振込手数料はご負担頂きますようお願い致します。」という文言で構いません。

これらのポイントを押さえていれば、請求書として完成度の高いものになります。

まとめ

いかがだったでしょうか。複雑な作業が必要だと思われがちな請求書ですが、要件を満たす請求書を作成するだけで取引相手とのやり取りはスムーズになります。内容がひと目で分かる請求書の作成を心がけましょう。

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