請求書の基礎知識

請求書を受領したあと、どのようにしたらいい?流れを含めて解説します

請求書のやり取りはお金のやり取りにも関わる重要なものです。しかし、請求書を受領したあとの流れについてはよくわからないという人も多いのではないでしょうか。今回は受領したあとの流れについて説明します。

受領書を出すタイミングはいつ?

請求書のやり取りは、サービスや物品のやり取りの中の一つです。ですから、一連の流れを知っておくことで請求書についてもよく知ることができます。やり取りの中の書類として受領書と呼ばれる書類があります。

受領書とは、サービスや物品を提供されたのちに、そのサービスや物品が条件を満たしているか、品質をクリアしているかをチェックし、その後出される書類のことを指します。一般的には、受領書は商品の提供を受けたがわの企業が出します。受領書を交わすことで、正式に取引が完了し、支払いのフェーズに向かうことを意味するものでもあります。

受領書は請求書のやり取りの直前にくみかわされるものです。ですから、受領書を出すタイミングは請求書の発行よりも前ということになります。

また受領書に関しては法的に必要な書類ではないことから、やり取りの中で省略されることもあります。先方との取引をする前に、どのようなやり取りの流れで進めていくのかは検討しておく必要があるといえるでしょう。

請求書の受領後について

請求書を受領したあとの流れについて説明します。請求書を受け取ったあと、受領した旨を伝えるメールを送ると丁寧です。郵送などでは、実際に請求書を送付したのちに送られるまでタイムラグがありますし、始めての取引で請求書を送る場合などは実際に届いたかどうか不安な場合も多いです。請求書が送られてきた旨と請求内容・期日などを確認したという内容でメールを送ると親切だといえるでしょう。

また、請求書を受領したあと、上司や経理担当者の検印や受領した旨を示す捺印が必要な場合は、支払期日がタイトなスケジュールとなっている場合もありますので、受領後すみやかに請求書を担当者へと受け渡すようにしましょう。

まとめ

今回は受領書と請求書の区別のしかたや流れにおける種類の違いや、受領後のやり取りについて紹介しました。受領して支払いを行うところまでが請求書のやり取りですので、しっかりと受領したあとの流れについても知っておきたいものですね。この記事が請求書の受領後の流れのひとつの参考になれば幸いです。

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