請求書の基礎知識

請求書に同封する手紙(送付状)の書き方

ビジネスのやり取りで請求書を送付することは多々あるとは思いますが、郵送で請求書を取引先に送付する場合、請求書の封筒に手紙や送付状なるものを入れて送るのが一般的だとされています。それでは、そのような手紙の書き方はどのようになっているのでしょうか。今回は、請求書に同封する手紙について紹介します。

ビジネスマナーとしての手紙

請求書だけでなく、ビジネスマナーとして封筒で何か書類を送る場合は挨拶文や送り状、送付状などを添付することがあります。メールで送る場合などは、メールの本文にこうした挨拶文や送付状のような部分が含まれていると考えられますが、郵送する場合では、送付状を入れて送るのが丁寧で良いとされています。

請求書に同封する手紙の書き方

請求書に同封する手紙ですが、どのように書けばいいのでしょうか。手紙には書き方のフォーマットのようなものは存在しません。一般的な送付状に合わせて請求書に同封する手紙は作成するのがよいでしょう。

内容としては、宛先と請求書の送信元となる自社の情報や、請求書に記載されている日付やタイトル、同封されている請求書の枚数などが挙げられるでしょう。

一般的な送付状では、挨拶を数文入れることになっていますが、季節の挨拶など、形式張ったものではなく、確認を促す程度のものでいいとされています。

また、請求書の場合は、同封されている請求書の内容(請求内容や請求期日など)を一部抜粋し、送付している請求書が正しいものであるかどうかをチェックしてもらい、また、支払いのリマインドなどを行うようにするとよいでしょう。

請求書に添付する手紙はレイアウトにも注意

請求書に添付する手紙は、場合によってはレイアウトにも配慮が必要な場合があります。レイアウトに注意が必要となるケースですが、送付する封筒に窓付きのものを選択している場合となります。宛先などを手紙に記載している場合その面を窓から見えるようにして利用することがあります。そのような場合は事前に窓付きの請求書に適合するようなフォーマットを用意し、送付状を書くべきだといえるでしょう。

まとめ

今回は、請求書に同封する手紙の書き方について紹介しました。必ずしも必須のものではありませんが、手紙を添付することで、丁寧な印象を与えることができ、また請求の回収に繋がることもあります。送付したいが、手紙の書き方がわからないという場合などは、以上の情報を参考に書いてみてはいかがでしょうか。

請求書の作成・管理は「クラウド会計ソフト freee」で

クラウド会計ソフトfreeeを利用することで、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。

バックオフィス基礎知識