請求書を取引先に郵送する場合、「送付状」や「かがみ」、「頭紙」などと呼ばれる書類を同封するのが一般的です。

本記事では、請求書に同封する書類の役割・基本的な書き方と、作成・同封時の注意点について解説します。

• 請求書に書類を同封する理由
• 請求書に同封する書類の書き方
• 書類の作成・同封時に注意すべきポイント
• まとめ
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• よくある質問

請求書を取引先に対して郵送する場合は、ビジネスマナーや商慣習を背景として、またミスやトラブルの発生を防ぐことを目的として、送付状・かがみ・頭紙などと呼ばれる書類を同封します。

送付状などを同封することで、取引先への敬意を示して丁寧な印象を与えられます。また、送付する書類の種類・数や請求書の要点などを記載しておくことで、受け取る側による確認を行いやすくし、書類の送付や支払いにおいて不備・ミスが発生するリスクを低減できるでしょう。

請求書に同封する書類には、送り状・かがみ（鑑 / 鏡）・頭紙などさまざまな名称があります。それぞれ記載項目がわずかに異なると解釈される場合もありますが、基本的には同義と考えられ、いずれか1種を同封すれば問題ありません。

請求書に同封する書類の書き方に、フォーマットなどはありません。ビジネスマナーとして記載しておきたい基本的な項目としては、以下の6点が挙げられます。

送付日は書類の発送日とするのが一般的です。

送付内容や請求書の内容に不備があった際に問い合わせが行いやすいよう、送付元の情報には電話番号などの連絡先を記載しておきます。

タイトルは、どの取引に対する請求かがわかるよう、「◯月分請求書のご送付について」などわかりやすく簡潔に設定します。

挨拶文は「拝啓」などの頭語から始め、冒頭の挨拶（前文）・請求書を送付する旨と支払期日などの要点（主文）・最後の挨拶（末文）を記載して結語「敬具」で締めくくります。

挨拶文の下部に記書き（「記」を記載）して同封書類を箇条書きで示し、末尾には「以上」と記しましょう。

同封書類の詳細な書き方やサンプルは、別記事「請求書に添付する「かがみ」とはどういうもの？」をご参照ください。

請求書に送付状などを同封する場合、以下のような点に注意しましょう。

送付状などの書類は請求書の上に重ね、1番最初に目に入るようにします。

送付時に窓付きの封筒を選択する場合は、宛名が封筒の窓から見えるようレイアウトを工夫するか、窓位置が考慮されたテンプレートを活用する必要があります。

そのほか、封筒に「請求書在中」と明記する、定形（外）郵便物・レターパック・信書便サービスなど信書の送付に利用可能なサービスを用いる、といった請求書郵送時の注意点を守って送付しましょう。

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請求書を郵送する際は、取引先に丁寧な印象を与え、またミスやトラブルのリスクを軽減するために、送付状・かがみ・頭紙と呼ばれる書類のうち1種を同封します。

これらの書類に基本的に記載すべき項目と、レイアウトや同封の仕方にまつわる注意点を押さえて、郵送の対応を行いましょう。

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いずれも「複数のものを一緒に入れること」を指し、封筒に入れる場合は「同封」、本体と一緒に梱包する場合は「同梱」を用います。

ビジネスにおいては「同封」とは複数の書類などをひとつの封筒にまとめて入れることを指し、「請求書1通を同封いたしますので、ご確認ください」などのように使います。