請求書の基礎知識

請求書の管理・整理方法・まとめ方について詳しく解説

請求書は会社の入出金に関わる書類ですので、しっかりと整理して管理をする必要があります。

また、払込や支払いの完了を確認した場合でも、保管には期間が定められているので、管理する必要があります。

今回は、請求書の整理や管理、まとめ方についてお伝えします。

請求書の保存期間について

請求書には保存の期間が所得税法や消費税法、法人税法などの法律で定められています。

法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間の保存が必要です。また、これらの保存期間は請求書の発行から7年間ではなく、法人の場合は法人税の申告から7年間、個人の場合は確定申告から5年間となります。注意しましょう。

このように保存期間が決まっており、管理しなければならない請求書ですが、どのように整理・管理すればよいのでしょうか。

請求書を受け取ったらどうするのか

請求書を受け取ったときから、請求書の管理は始まっています。支払いが終わるまで、請求書は未払いのものとして簡易的に整理しておくようにしましょう。

もちろん、支払い済みの請求書と一緒に管理しておくとどれが支払いが完了しているものなのかがわからなくなってしまいます。ですから、一時的な保存先を別に作り、未払いの請求書に関してはそこで整理・管理をすることをおすすめします。

このときに大切なのが、請求金額と記載内容が合っているかどうか確認することです。請求書に誤りがある場合は、再発行をしてもらう必要が出てきますので、もらった請求書は確認してから保管するようにしましょう。

代金の支払いが完了したら、支払い済みだとわかるように、ペンなど日付とともに支払い済みの旨を記入するか、もしくは支払い済みのスタンプがある場合はそれを押して、未払いの請求書の処理は完了となります。

払い終わった請求書の管理について

上で述べたように、請求書には保存期間がありますし、払込みの確認などにも必要ですから、払い終わった請求書に関してもしっかりと保存・管理をしていく必要があります。

請求書の管理には2通りのやり方が主流であります。月別に保管する場合と、取引先別に保管する方法の2つです。それぞれのメリットとデメリットについて見ていきましょう。

請求の月別に管理する場合

請求書を月ごとに管理するメリットとしては、月単位でどれぐらいの支払いがあったのかが見やすいということでしょう。これにより、経理処理などでは全体を把握しやすくなります。

ただ、特定の会社の請求書を探す場合は、月別に並んでいる場合非常に多くの請求書から探さないといけないため、時間がかかってしまうというデメリットがあります。

取引先別に管理する場合

取引先別に請求書を整理するメリットは、取引先ごとに支払いの状況を確認できるということです。

その代わりに、月単位での全体の支払いについては見ることが難しくなってしまいます。また、取引先が多いとそれだけ分類も多くなってしまうので、管理が大変です。

上記のメリット・デメリットを考慮のうえ、自分の会社に合った管理方法を採用すると良いでしょう。

自社で発行した請求書の管理

自社で発行した請求書には保存の義務がありませんが、取引先からの入金状況の確認などをするために整理して控えを保管しておくことが多いようです。

未入金の場合には、受け取った請求書と同じように、未入金の請求書としてひとまとまりにしておき、整理をしておくと状況が見やすいでしょう。

また、支払いを受け取っている請求書に関しても、請求のズレなどがないか確認するために保管しているケースは多いです。その場合は、取引先や取引月によって整理をするようにしましょう。

まとめ

今回は請求書に関する整理や管理、まとめ方について紹介しました。請求書の管理や入出金の管理に直結するものでありますし、先方から受け取った請求書は保存対象になります。しっかりと保管、管理をするようにしましょう。

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