現代では、請求書の管理業務が煩雑になる一方です。紙・PDF・メール添付など多様な形式が混在しており、未入金や消込漏れのリスクが常に伴います。さらに、インボイス制度や電子帳簿保存法への法令対応など、新しく対応すべき事項も増えました。

本記事では、請求書の発行側・受領側それぞれについて、効率的な管理方法を解説します。

2024年1月より完全義務化された電子取引データの電子保存（電子帳簿保存法）や、インボイス制度への対応ポイントについても説明するので、ぜひ参考にしてみてください。

• 請求書の保管が必要な理由
• 【売手側】自社から発行した請求書の管理方法
• 入金待ち・入金済みに分けて管理
• 月ごと・請求先ごとに分けて管理
• 【買手側】受領した請求書の管理方法
• 未払い・支払い済みで管理
• 月ごと・仕入先ごとで管理
• 支払い済み請求書の管理方法2選
• 月別に管理
• 取引先別に管理
• 請求書の保管期間
• 法人は原則7年
• 個人事業主は原則5年
• 請求書管理に役立つツール
• 表計算ツール
• 請求書管理システム
• まとめ
• カンタン操作でミスなく請求書作成する方法
• よくある質問

請求書の保管は、法人税法や所得税法における義務です。税務調査が行われた際、請求書は取引が適正に遂行された事実を証明する、客観的な証拠となります。請求書が適切に保管されていない場合、本来認められるべき経費が否認され、追徴課税を受けるリスクがあります。

さらに、2023年10月に始まったインボイス制度や、2024年1月からの電子帳簿保存法により、電子取引データのデジタル保存も完全義務化されました。社内の不正支出を未然に防ぐための内部統制としても、請求書の保管体制は重要です。

自社から発行した請求書は、以下の方法で管理しましょう。

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発行した請求書は、入金待ちと入金済み、2つのステータスごとに管理します。未入金の案件は、入金待ちファイルで支払期日ごとに整理し、回収状況をリアルタイムに把握しましょう。一方、入金が確認できたものは、売掛金の消込処理が必要です。

ステータス管理の徹底により、未入金の案件を、一目で判別できます。期日を過ぎても入金がない場合には、取引先への確認や督促を行い、速やかに回収を試みましょう。回収トラブルを防ぐため、入金状況と請求書データを、一対一で紐づける仕組みが不可欠です。

ステータス別に分けた請求書は、さらに月ごとや請求先ごとに分けて保管します。月ごとの管理は、月次決算の作業効率を飛躍的に高め、毎月の売上推移を把握するために必要です。 また、請求先ごとの管理により、取引先ごとの取引履歴や、取引条件の変動を確認しやすくなります。請求書を年度・月ごとに分類し、取引先別に仕分けましょう。整理された状態を維持すれば、必要な書類を探す時間が減り、急な問い合わせがあっても慌てずに済みます。 電子データでの管理においても、階層ルールを適用することで、データの検索性が向上します。取引先名に一定のコードを付与したり、データ名に日付を入れたりすれば、必要なデータを探しやすくなるでしょう。

取引先から送られてきた請求書の管理方法は、以下の2つです。

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受領分は、未払いと支払い済みに切り分けて管理します。届いた請求書は未払いフォルダへ入れ、支払期日の早い順に並べて管理しましょう。振り込み完了後は、振り込みの証拠と一緒に、支払い済みフォルダへ速やかに移動させます。

処理状況を可視化することで、二重払いのミスを防止可能です。支払いの担当者と承認者を分け、確認の機会を増やすことで、社内の不正防止やガバナンス強化を実現できます。最新の支払い待ち状況を共有し、取引先との信頼関係を損なわないよう、円滑な決済を維持しましょう。

ステータス管理に加え、月ごとや仕入先ごとの分類も必要です。月ごとの分類は資金繰りの把握に、仕入先ごとの分類は仕入高の変動分析に役立ちます。

データ形式で保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たすようにしましょう。「取引年月日」「取引先」「金額」の3項目で分け、検索できる形式での保存（検索要件）が必須です。さらに、ファイル名に規則性をもたせ、社内でルールを統一します。検索要件を満たしたデータ管理により、税務調査への対応や、社内の情報共有が円滑に進むでしょう。

支払いが完了したあとの請求書も、以下の方法で管理しましょう。

支払い済みの請求書を、支払月や会計計上月ごとにまとめてファイリングする、シンプルな方法です。月次決算の処理順に書類を綴じるだけなので、日々の整理が最小限で済みます。決算書や会計ソフトの入力データと時系列で照合しやすく、月単位の収支確認を重視する企業に適しています。

取引件数が膨大でも、該当時期の取引を網羅的に把握できるため、比較的簡単に管理できます。特定の取引先の過去分をさかのぼって参照する際は、複数の月をまたいで探す手間が必要です。しかし、会計システム側で検索が可能な環境であれば、効率的な管理を実現できます。

支払い済みの請求書を、取引先ごとのファイルやフォルダに分けて保管する方法です。特定の取引先における単価推移や、取引条件の変遷を時系列で確認できます。継続的な取引があり、仕入先が多い企業や、過去の契約経緯を頻繁に参照する企業に有効です。

一方、取引先が増えるたびに新しいフォルダを作成するため、管理簿の更新頻度は高くなります。社名変更や組織再編があった際の整理ルールをあらかじめ策定し、情報の連続性を保つ工夫が必要です。

請求書の保管期間は法律で定められており、企業の形態や納税区分によって要件が異なります。

法人の場合、法人税法が適用されるため、請求書の保管期間は原則7年間です。青色申告を提出しており、欠損金が生じた事業年度については、例外として10年間の保管義務があります。繰越欠損金を将来の黒字と相殺して節税につなげる際、根拠となる資料を、長く維持しなければならないためです。 税務調査への備えとして、年度の収支状況に関わらず、全ての書類を一律10年間保存するよう、社内で統一しましょう。また、長期間の保存に耐えられるよう、デジタル管理へ移行するのも有効です。保存期間中は、調査官から提示を求められた際に、速やかに提出できるよう整理しましょう。

個人事業主の請求書保管期間は、所得税法により、原則5年間と定められています。白色申告・青色申告の区分を問わず、正しい所得額を証明する重要書類として、指定期間の保存が必須です。ただし、個人事業主であっても消費税の課税事業者に該当する場合は、7年間の保存が義務付けられます。

また、副業として所得を得ている場合も同様です。所得の種類に関わらず、請求書には保存義務が生じます。資料の紛失は、確定申告の信憑性を大きく損なうため、発行控えと受領分を漏れなく管理しましょう。自身の納税区分を正しく把握し、法律で求められる保管期間を遵守するのが重要です。

適格請求書発行事業者に登録している場合、法人・個人を問わず7年間の保存が必須です。消費税法により、交付した適格請求書の写しの保存が、仕入税額控除を適用するための必須要件となっています。自身の所得税法上のルールが5年であっても、適格請求書発行事業者であれば7年が優先される決まりです。

インボイス制度への対応は、取引先との信頼関係に直結します。請求書の保管漏れひとつが、企業の信用問題につながりかねません。インボイス制度導入に伴い、保存ルールを7年に延長するなど、社内体制の見直しを実施しましょう。

請求書管理をシステム化する際は、以下2つのツールを使用するのが一般的です。

エクセルなどの表計算ツールを用いた管理は、初期費用がかからないため、手軽に導入できる手法です。しかし、事業が成長して取引件数が増加してくると、手入力によるミスや消込漏れ、ファイル管理の煩雑化といった課題が増えます。データが増えるほど、管理が難しくなるでしょう。 複数人で適法な状態を維持しながら、表計算ツールを運用し続けることは、現実的ではありません。目先のコスト削減より、システム導入によって人件費を抑えるほうが、結果として割安になります。初期投資を惜しまず、専用システムへの移行を行いましょう。

請求書管理システムは、費目や金額を自動で読み取ってくれるため、入力工数を削減できます。受領した請求書をアップロードするだけで、金額・日付・取引先の正確なデータ化が可能です。さらに、入金状況や支払い状況が自動で可視化されるため、キャッシュフローをリアルタイムに把握できます。

多くのシステムは、電子帳簿保存法やインボイス制度に標準対応しており、法令違反のリスクを回避しやすいのも利点です。初期費用や月額コストは発生するものの、経理業務の正確性とスピードが向上するため、結果的に支出も抑えられるでしょう。近年は、リモートワークへの対応や、セキュリティ強化の観点を理由とする導入も進んでいます。

請求書管理は、正確な税務申告と、安定した資金繰り運営を支える、バックオフィス業務の土台です。売手側は入金消込の徹底、買手側は二重払いの防止を最優先に、明確なステータス管理を実践します。保管期間は法人で7年から10年、個人で5年から7年、適格請求書発行事業者は一律7年です。

2024年1月からの電子保存義務化により、紙面や表計算ツールでの管理にはリスクが伴うようになりました。人為的なミスを防ぎ、最新の法令に準拠した運用を実現するには、管理システムの導入が最適です。正しい管理フローを社内に定着させ、生産的な体制を構築しましょう。

毎月の煩雑な消込作業や手入力によるミスを根絶するなら、AIによる自動データ化でインボイス制度や電子帳簿保存法に完全対応した「freee請求書」が最適です。経理業務にかかる時間と見えない人件費を削減し、バックオフィスの生産性を向上させます。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。
請求書発行数が多くなってくると、心理的負担も業務負荷も上がってきます。特に、請求発行業務を「紙」で行っていると、印刷・封入・郵送等のアナログ作業に時間を取られてしまいます。

業務を圧倒的に楽にする方法は「電子化」です。

ここからは、freee請求書で「請求書業務を電子化」するメリットをご紹介します。

インボイス制度開始により、端数処理のルールが明確化されました。freee請求書を使えば金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を発行することが可能です。電子帳簿保存法に沿ったファイル保存にも対応しており、法令対応にも自動でアップデートされます。

請求書データをアップロードするだけで、請求書を自動作成。
明細データはシステムが読み取り、システムへ自動反映するので入力作業自体がなくなり、人的ミスやトラブルを削減できます。

請求書送付はシステム経由のクリックで一括送信で手軽に行えます。送付方法は、取引先に電子／郵送のどちらも選べます。
取引先によっては電子化対応が難しい場合もあるため、柔軟に出し分けることで電子化を進められます。郵送代行も可能なので、ご利用いただくと自社での印刷・封入・投函の手間がゼロになります。

自社独自の請求書フォーマットや取引先指定があり対応できない懸念がある場合も、自由自在なレイアウトで再現可能です。

freee請求書の導入初期費用は0円で、枚数に応じた従量課金のため、導入しやすい費用体系です。詳細はこちらをご覧ください。 資料で確認したい方はこちらからダウンロードいただけます。

なお、適格請求書に対応した請求書作成は、無料にて利用可能です。詳細はこちら。 会員登録不要で、請求書のテンプレートを無料ダウンローでできるサービス「freeeの無料テンプレート集」も提供しておりますので、ぜひこちらもご利用ください。

発行分と受領分を明確に分け、処理状況ごとにファイルを仕分けるのが基本です。売手側では入金待ちと入金済み、買手側では未払いと支払い済みの順で業務を進めます。さらに、月別や取引先別の分類を併用し、必要な時に必要な書類を探せるよう、整頓のルールを統一しましょう。 詳しくは記事内「【売手側】自社から発行した請求書の管理方法」をご覧ください。

法人は原則7年間、欠損金が生じた事業年度については10年間の保管が必要です。個人事業主は原則5年間で、課税事業者の場合は7年間となります。また、適格請求書発行事業者は、法人・個人の区分に関わらず一律で7年間の保存が必須です。なお、保管の起算日は、確定申告の提出期限の翌日となります。 詳しくは記事内「請求書の保管期間」をご覧ください。

手入力によるミスを防ぎ、確認作業にかかる時間を短縮できるのが利点です。AIによる自動データ化により、支払い漏れや二重払いを未然に防ぎ、正確な経理処理を実現します。また、インボイス制度の登録番号照合や、電子帳簿保存法の検索要件などにも対応が可能です。

詳しくは記事内「請求書管理システム」をご覧ください。

副業であっても、事業売上や経費の証拠として、請求書の発行と管理が必要です。請求書は確定申告の信憑性を担保する重要な資料であり、適切に保管する義務があります。税務調査の際にも、提示を求められるため、収入の規模に関わらず発行控え・受領分を確実に保管しましょう。 詳しくは記事内「個人事業主は原則5年」をご覧ください。