請求書は、会社の取引などで対価を受け取るための証憑書類です。所得税法や消費税法などの法律では、請求書を保管する期間が定められています。そのため、きちんと管理・保管しておく必要があります。

また、インボイス制度を適用するには、請求書を受領する側だけではなく発行する側も7年間保管しなければなりません。

本記事では、請求書の保管期間や効率的な管理方法を状況別に詳しく解説します。

• 請求書の保管期間
• 請求書の管理方法
• 受け取った請求書を管理する場合
• 支払い済みの請求書を管理する場合
• 発行した請求書を管理する場合
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

請求書には、保管の期間が所得税法や消費税法、法人税法などの法律で定められています。

受領した請求書は、法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間（消費税の課税事業者で仕入税額控除を受ける場合、適格請求書発行事業者の場合は7年間）の保管が必要です。

なお、これらの保管期間は「請求書の発行日」が起点ではないため注意しましょう。法人の場合は、「法人税の申告書の提出期限の翌日」から7年間、個人の場合は「確定申告書の提出期限の翌日」から5年間または7年間となります。

また受領した請求書だけでなく、発行した請求書にも保管義務があります。特にインボイス制度を適用した適格請求書や適格簡易請求書を発行する場合は、受領側だけではなく発行側も保管しなければなりません。

この場合、法人・個人事業主にかかわらず保管期間は7年間です。

出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
出典：国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」
出典：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

請求書の保管期間について詳しく知りたい方は、別記事「請求書の保管期間とは？保管方法や注意すべきポイントを解説」をご確認ください。

請求書を受領した場合、未払いと支払い済みの請求書が混同しないよう整理・管理することが大切です。同様に請求書を発行した場合も、入金前と入金済みで分けて管理しておくとよいでしょう。

それぞれの管理方法について、詳しく解説します。

請求書を受け取ったときから、請求書の管理は始まっています。支払いが終わるまで、請求書は未払いのものとして簡易的に整理しておくようにしましょう。

このときに大切なのが、請求金額と記載内容が、納品書や見積書などと異なっていないかを確認することです。請求書に誤りがある場合は、再発行をしてもらわなければならないので、もらった請求書は確認してから保管するようにしましょう。

前述のとおり、請求書には保管期間が定められています。また、払い込みの確認なども必要であるため、払い終わった請求書に関しても保管・管理を行う必要があります。

請求書の管理方法は、月別あるいは取引先別に処理するのが一般的です。以下に説明するそれぞれのメリット・デメリットを考慮のうえ、自社に合った管理方法を採用するとよいでしょう。

請求書を月別に管理するメリットは、月末にすべての請求書をまとめられるため手間が少ない点でしょう。管理の手間が省ければ、経理業務の効率化に役立ちます。

一方で、特定の会社の請求書を探す場合には、月別にまとめてある請求書のなかから探さないといけないため、時間がかかってしまうデメリットがあります。

取引先別に請求書を整理するメリットは、取引先ごとに支払いの流れを確認できるということです。

ただし一事業年度が終わらないと、全体を締めることができません。また、取引先が多い場合はそれだけ分類も多くなるため管理も大変です。

自分の会社が発行した請求書もデータ保存し、受け取った場合と同様に月別あるいは取引先別で管理するのが一般的です。

入金状況の確認などがしやすいように最適な方法で整理しておきましょう。

請求書は法律上、保管期間が定められています。特にインボイス制度を適用するには、受領側だけではなく発行側も7年間保管しなければなりません。

請求書を保管・管理する場合、Excelだと記録や検索に手間がかかるうえに人的ミスも起きやすくなります。業務負荷やミスを軽減するためにも、請求書管理ツールを活用することをおすすめします。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

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請求書は、所得税法や消費税法、法人税法などの法律で保管義務が定められています。法人であれば7年間、個人事業主の場合であれば5年間（インボイス制度を適用する場合は7年間）の保管が必要です。

詳しくは記事内「請求書の保管期間」をご覧ください。

請求書は、未払い（入金前）と支払い済み（入金済み）が混同しないよう、分けて管理する必要があります。

詳しくは記事内「請求書の管理方法」をご覧ください。