請求書の基礎知識

請求書の宛名の正しい書き方とは?「御中」と「様」の使い方や宛名に関する注意点を解説

最終更新日:2022/05/12

請求書の宛名の正しい書き方とは?「御中」と「様」の使い方や宛名に関する注意点を解説

請求書は商品やサービスなどの取引があった際、その対価の支払いを請求するために発行される重要な書類です。

請求書の書き方に明確なルールはありませんが、ビジネスマナーに則り正しく記載することでスムーズな取引をすることができます。請求書を作成する際、特に迷いやすいのが「宛名」の書き方についてです。

この記事では、請求書の宛名の書き方について解説します。

目次

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請求書の正しい宛名の記載が重要な理由

請求先が大企業の場合、部署名や担当者名まで正確に書かれていないと、請求先が担当者を探す手間がかかってしまいます。

宛名を正確に書くことで先方の手間を軽減でき、スムーズな取引につながります。宛名の内容については事前に請求先企業に確認し、郵送前に必ず確認しましょう。

請求書の記載事項や作成方法について知りたい方は以下の記事をご覧ください。

【関連記事】
請求書の書き方完全ガイド!作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します

請求書の宛名を書くときのポイント

ここでは請求書の宛名を記載する際に、気を付けなければならないポイントを解説していきます。

請求書の宛名は正式名称で記載する

請求書を送る際は、事前に送り先の会社の正式名称を確認することが大切です。

◯正式名称 ×誤った記載例
社名 freee株式会社 フリー(株)
事業部 プロダクトコア事業部 コアプロダクト事業部
御中・様 請求 太郎 様 請求 太郎 御中

社名は会社の顔とも言えます。後株か前株かなどを事前に確認し、略称せず正しく記載しましょう。

宛名が会社名の場合は「御中」

請求書先の担当者が決まっていない場合、会社宛もしくは部署宛に請求書を送付する必要があります。請求書の宛先が会社や部署などの組織宛の場合は、組織名の末尾に「御中」を記載します。

例:「◯◯株式会社 御中」、「◯◯株式会社 経理部 御中」

宛名が担当者の場合は「様」

個人名(担当者名)がわかっている場合には、担当者宛に請求書を送付します。担当者名の末尾に「様」を記載します。

例:「〇〇株式会社 営業部 田中 様」

また、「様」と同様に敬称として使われる言葉に「殿(どの)」がありますが、「様」は目上の人にも目下の人にも使えるのに対し、「殿」は目上の人が目下の人に使うのが一般的です。

取引先に使うのは失礼にあたるとされているため、「様」を使いましょう。

御中と様は併用しない

会社宛の場合に会社名の末尾使用する「御中」と、宛先が担当者宛の場合に名前の末尾使用する「様」とは併用してはいけません。

正しい記載 誤った記載
◯ freee株式会社 田中様 × freee株式会社 御中 田中様

担当者がわかっている場合は、「御中」を使わず、「組織名 + 個人名 + 様」の順番で書きます。相手が役職者である場合は、「組織名 + 部署名・役職 + 個人名 + 様」の順番で書きます。

請求書の受領側の一般的な会計処理の流れ

請求書を受領した側の一般的な会計の流れを紹介します。

1. 購買担当者や経理担当者による請求内容の確認

請求書を受け取った購買担当者や経理担当者は、請求内容に間違いがないことを確認します。取引内容、金額、期日を確認し、記入漏れや二重請求がないかを調べます。

2. 決裁

会社によっては、決裁者による決裁が行われます。

3. 代金の支払額の確定、代金の支払い

上司による決裁が通ると、代金の支払額が確定します。期日までに代金を支払い、請求書を受領した側の会計処理は完了になります。

請求書の保存期間

法人の場合、請求書を含む証憑書類の保存期間は7年間です。個人事業主は法律上、請求書の保存期間が5年と定められていますが、帳簿は7年間保存が必要ですので、できれば請求書も7年間保存しておくとよいでしょう。

また、請求書の保存期間の起算点は、その事業年度の確定申告期限の翌日から7年間です。請求書の日付から数えて7年ではないので、注意が必要です。

まとめ

請求書に使われる敬称の「御中」と「様」の書き方や使い方をご理解いただけたでしょうか。

取引先に直接送る請求書などは、会社の信用を獲得するチャンスです。「御中」と「様」の使い分けをしっかりと行い、取引先に「この会社はビジネスマナーが良い」という印象を与えることができれば、会社の信用度も上がります。

ビジネスマナーをしっかりと守った上で、請求書の発行を行いましょう。

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