請求書の基礎知識

請求書と伝票の違いについて

最終更新日:2021/02/08

請求書と伝票の違いについて

会計業務を行う際に、伝票に記録をされている方もいらっしゃると思います。ですが、この伝票の役割を説明することはできるでしょうか?他にも売上が出た際に作成する請求書があります。

この記事では、「伝票」と「請求書」の違いやそれぞれの役割について開設します。

目次

クラウド会計ソフト freee

会計freee

クラウド会計ソフトfreeeを利用すると、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。請求書を作成すると自動で帳簿をつけるので、経理の効率化が図れます。

そもそも伝票って何?

伝票サンプル

伝票とは、会計上の取引が誰が見ても分かる状態になっている書類のことをいいます。伝票への記入を誤れば全てを間違えることになるため、慎重に入力を進めなければいけません。伝票への入力で重要なことは「いつ」「何を」「どうしたか」を明確にすることです。

また、伝票と一言でいっても実は複数の種類があります。

  • 入金伝票:サービスや商品の売上によって、企業に現金が入ってくる取引を記入する伝票
  • 出金伝票:企業が現金で支払う取引を記入する伝票
  • 振替伝票:口座振替や手形など、現金以外の取引を記入する伝票
  • 仕入伝票:仕入れ取引を記入する伝票
  • 売上伝票:売上が発生する取引を記入する伝票

経理業務に不慣れな方は混乱してしまうかもしれませんが、それぞれの役割をしっかりと覚えておきましょう。

請求書とは?


請求書サンプル

請求書とは、料金や代金などの支払を請求、つまりお願いするときの書類です。支払い前なので、支払期日や、支払いの対価となる物品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載されるのが一般的です。

また請求書は代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、取引相手から入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

請求書に関してもっと知りたい方は、「請求書の様式について」を参照してください。また、請求書のテンプレートが欲しい方は「見積書・請求書作成は、会計freee」からダウンロードが可能です。

伝票と請求書の違い

よく間違えてしまうのが「入金伝票」と「請求書」です。入金伝票は、商品の販売やサービス提供によって、クライアントからの入金が発生した際に作成します。入金伝票には、日付・金額・入金先・勘定科目を記載しましょう。もちろん入金に関する伝票なので、銀行から引き出した場合も伝票に記載する必要があります。

一方、請求書ですが、ひとつ前の項目で説明した通り請求が発生した際に生じる書類です。つまりまだ入金が完了していない段階で作成する必要があります。また、手元で保管するものではなく、取引相手に送付するという点も伝票と異なる点です。

「入金伝票」と「請求書」を、どういったケースで作成する書類なのか把握して、使い分けましょう。

請求書を送付する際の注意点

先述したとおり、伝票と請求書の違いのひとつに、取引相手に送付するかどうかがあります。それでは請求書を送付するまでの流れを簡単に解説します。

請求書を郵送する場合、送付状も添付することがあります。この添付状は添付してもしなくてもどちらでも問題はありません。ですが、ビジネスマナーの観点でみると請求書に添付して郵送するのが無難でしょう。

送付状の詳しい書き方は、「請求書といっしょに送る送付状の文面と書き方」を参照してください。

またメールで請求書を送付する場合、原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

請求書や見積書・発注書の発行と管理を効率的に進める方法

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
クラウド会計ソフト freeeを使うことで、請求書の作成から入金管理まで、効率的に行えます。

クラウド会計ソフトfreee

請求や入金の管理が効率的に

請求書の作成から郵送、その後の入金管理が会計ソフト内で完結。オールインワンで対応し、請求と経理のデータを紐付けることで、経理業務がより効率的になります。

クラウド会計ソフトfreeeで作成できる請求書のイメージ

請求書のほか、見積書、納品書の作成も可能。見積から請求、納品までの一連の流れに必要な書類の作成がfreeeだけで完結します。

合算請求・定期請求で請求業務をラクに

freeeで作成した複数の見積書・納品書を合算して請求でき、作成の手間を省くことが可能。

設定をしておけば、期日になると下書きの請求書が自動作成され、請求作成日をメールでお知らせする機能もあります。

会計freeeでの定期請求のイメージ

請求書の郵送も格安で

freeeで作成した請求書はPDFで発行できるだけではありません。

1クリックで郵送依頼をすることも可能。業界最安値の1通150円(税抜)で請求書を郵送できます。(到着までに3-4営業日かかります)

会計freeeの請求書の郵送について

請求書の作成に会計freeeを使ってみたい方は、会計freeeアカウントの新規作成(無料)ページからお試しください。

まとめ

いかがだったでしょうか。伝票と請求書の違いはお分かりいただけたと思います。

簡単におさらいをすると、伝票(入金伝票)は売上が入金されてから作成する書類で、請求書は売上が発生した段階で作成する書類です。これらを混在せずに、用途に合わせて正しく使い分けましょう。

請求書の作成・管理は「クラウド会計ソフト freee」で

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