請求書の基礎知識

見積書をメールで送るときのマナーは?郵送やFAXで送る場合は送付状が必須!

最終更新日:2022/06/09

見積書をメールで送るときのマナーは?郵送やFAXで送る場合は送付状が必須!

見積書を郵送やFAXで送るときは、送付状を同封するのがビジネスマナーです。見積書や請求書などの書類に送付状が同封されていないと。「この人(会社)はマナーを知らない」という印象を与えてしまうおそれがあります。

また、最近ではPDFや画像化した見積書や請求書をメールで送るケースも増えています。メールの場合は。件名と本文が送付状の役割を果たすため、取引先が一目でわかるように文面を作成することが大切です。

この記事では、メールで見積書を送る際の文例と書き方、郵送やFAXに同封する送付状の具体的な書き方について解説します。

目次

見積書とは

見積書とは、仕事の注文を受けて正式に仕事を受注する前に発行する証憑(しょうひょう)で、取引条件を検討したり、受注するか否か判断したりするための書類です。

見積書には商品やサービスに関する情報と概算費用が記載されており、依頼者は見積書をみて契約内容の変更を交渉します。見積書の内容に双方が合意すれば契約成立となります。

【関連記事】
見積書とは?役割や書き方、見積もりの精度を上げるポイントについて解説

見積書と同封する送付状

送付状とは、「送り状」、「添え状」、「カバーレター」とも呼ばれ、見積書などの書類と一緒に依頼者に送付し、書類を開封する人が郵送された書類の概要を一目で把握できるようにするためのものです。

見積書のような重要な書類を送る場合は送付状を同封するのがビジネスマナーとされています。

また、送付状を同封することで、見積書の概要がわかるだけでなく、簡単な挨拶文を添えることができ、挨拶状としての役割を果たすこともできます。

また、最近ではPDFや画像化した見積書や請求書をメールで送るケースも増えています。メールの場合は、件名と本文が送付状と同じ役割を果たします。

送信方法別 | 見積書の送付状の文例

見積書と同封する送付状の書き方には、法律で定められた書式があるわけではありません。ここでは、一般的な送信方法別に送付状の文例を紹介します。

見積書をメールで送信する場合の文例

メールでは本文が送付状の役割を果たします。どの取引の見積書なのか相手が一目で分かるように件名と本文を作成しましょう。


株式会社サンプル商事 第二営業部
見積 太郎 様

いつもお世話になっております。
freee株式会社の営業 太郎です。

この度は◯◯◯◯のお見積りのご依頼をいただき、ありがとうございます。
お見積書をPDFでお送りさせていただきます。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

ご不明な点や、添付ファイルの内容が表示されない場合は、お問い合わせください。

----------
[添付内容]
・○○○○御見積書(PDF) 1通
※御見積の有効期限は◯◯◯◯年◯月◯日までとなります。
期限内にご検討、お返事をいただけますと幸いです。
----------

何卒、よろしくお願いいたします。

見積書を郵送するときに同封する送付状の文例

見積書を郵送するときに同封する送付状の文例

見積書をFAXで送付するときに同封する送付状の文例

見積書をFAXで送付するときに同封する送付状の文例

見積書と同封する送付状の書き方

見積書と同封する送付状の書き方

ここでは、郵送の際に見積書と同封する送付状の一般的な書き方を紹介します。

見積書と同封する送付状の一般的な記載事項

  1. 見積書の発送日付
  2. 宛先・担当者名
  3. 差出人
  4. タイトル
  5. 挨拶・本文・敬具
  6. 記・伝達事項の箇条書き(書類名、通(送付枚数))・以上

1. 見積書の発送日付

送付する見積書がいつの取引か分かるように発送日を記入します。和暦、西暦どちらでも問題ありませんが、見積書や請求書などと統一したほうがよいでしょう。

2. 宛先・担当者名

会社名(屋号)を記入します。宛先に担当者が指定されている場合や、大企業などの場合は担当者の部署、名前まで書くとよいでしょう。会社宛の場合は会社名のあとに「御中」、担当者や個人名がわかる場合には名前のあとに「様」を記入します。

会社名や担当者名を間違えるのは、ビジネスマナーとして大変失礼にあたります。会社名は前株もしくは後株まで省略せずに記載しましょう。

3. 差出人

見積書の差出人(自社)の情報を記入します。会社名(屋号)で改行し、部署、見積書の作成者の順に記入します。

4. タイトル

送付状のタイトルを記入します。「見積書送付のご案内」や「見積書の送付について」など、送付する書類について具体的に記載するとよいでしょう。

5. 挨拶・本文・敬具

一般的な頭語は「拝啓」を使います。挨拶文は、時候の挨拶や相手の安否を気遣う言葉など、状況に応じたものを使用します。本文は、同封の文書が見積書であることを伝え、確認をお願いし、最後に担当者名と連絡先を記入します。

本文記載後、「敬具」を右寄せに記入します。

6. 記書き

公文書などでも使用される「記書き」の書式を使って記入します。挨拶文(本文)のあとに「記」と書き、見積書の送付内容を下に箇条書きで記入します。「記書き(きかき)」とは、挨拶文のあとに「記」と書き、伝えたいことを箇条書きにする書式です。記書きは、要点を簡潔に伝えられるという箇条書きのメリットを生かした書式です。

一般的な送付状の記書きの記載位置は、「記」は中央、伝達事項の箇条書き(書類名、通(送付枚数))は左か中央、以上は右に記入します。記書きを使うことで普通の文章で伝えるよりも、重要事項が一目でわかりやすくなります。

記書き使用時の注意点

記書き書式を使用する場合には、「記〜以上」は、1枚目で終わる書類に使い、2枚目に続くような複数枚にわたる書類には使わないのがルールです。

また、「以上」の後に追記することはできません。一般的な文書やビジネス書類では、必要に応じて多少の追記をすることがありますが、公的文書では使用しないため注意しましょう。

見積書と送付状の送り方

郵便で送る場合

郵送で見積書と送付状を送る際に必要なものは以下のとおりです。

  1. 封筒・切手
  2. 「見積書在中」のスタンプ

1. 封筒・切手

送付用の封筒は、長形3号(120mm × 235mm)を使用するのが一般的です。長形3号は、A4用紙を3つ折りにして入れられるサイズなので、見積書や請求書などの郵送に適しています。

また、封筒はあらかじめ糊やテープがついているものや、見積書の宛名が窓になっているもの、中身が透けにくいものがおすすめです。

切手は厚さ1cm以下、重量50g以下の場合は定形郵便で郵送できます。0〜25gまでは84円、25〜50gまでは94円、50gを超える場合は定形外郵便扱いになります(2022年5月時点)。切手の料金は郵便局のホームページから確認できます。

基本的には、長形3号の封筒に送付状と見積書の合計2通であれば84円切手で問題ありません。請求書が複数枚ある場合や紙の重さが定かでない場合は、郵便局できちんと重さを測ってもらい、正しい切手を貼ってから投函するようにしましょう。

2. 「見積書在中」のスタンプ

一般的には見積書と送付状を入れる封筒の表には、「見積書在中」のスタンプを押します。縦型封筒の場合、「見積書在中」のスタンプは左下隅に角から1文字程度のスペースを空けて押印し、横型封筒の場合、右下隅に角から1文字程度のスペースを空けてスタンプを押印します。

「見積書在中」のスタンプは文房具屋やネットでも購入できます。

郵便で見積書と送付状を送る際の注意点

見積書は信書に該当します。信書とは、請求書や納品書などが該当し、「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことです。

信書は法令で定められた方法で郵送しなければなりません。現在、信書を送ることができるのは日本郵便株式会社と国が許可した信書便事業者のみです。

信書を定められた方法以外で郵送した場合には違反となり、3年以下の懲役または300万円以下の罰金が科される可能性があるので、郵送方法は事前に確認しましょう。

FAXで送る場合

基本的に見積書は郵送、緊急時はメールで送るのが一般的とされています。FAXで見積書を送るのは依頼者が希望した場合のみにするのが無難です。また、FAXで見積書を送付した場合は後日原本を郵送するようにしましょう。

FAXで見積書を送付する場合は郵送と同様に送付状を添付してください。原本を郵送するときの豆腐上には、「FAXで先に送付済ですが…」「原本をお送りします...」などの文章を記載しておきます。

FAXで見積書・送付状を送る際のポイント

1. ページ番号をつける
FAXで送る書類には、混乱を避けるため、ページ番号を付けてください。

2. FAX番号を確認して送信
FAXに行政情報が含まれている場合、誤送信により機密情報の漏えいにつながる可能性があります。送信前にFAX番号を確認し、原稿の向き・順番・サイズを整えて依頼者の営業時間内にFAXを送信します。

3. FAX送信後に電話連絡
FAX送信後には電話で連絡をして、正常に届いているか、印刷ミスがないかなど受取側が確認できるように配慮することも大切です。可能であればFAX送信前に電話で知らせておくとよりスムーズな対応が可能となります、

メールで送る場合

メールでの見積書添付は、郵送やFAXと違ってすぐに依頼者に送れるので、最も手軽な方法です。ただし、メールアドレスの打ち間違いや誤って違う担当者に送ってしまわないように注意しましょう。

また、メールで見積書を添付する場合はデータの改ざんがされやすいExcelやWordではなく、編集制限をかけたPDFデータや画像データなどで、改変しづらいファイルで送るようにしましょう。

まとめ

見積書をFAXや郵送で送る際に同封する送付状についてご紹介しました。見積書に添付する送付状には決まった書式はありませんが、将来の顧客候補に失礼のないよう、しっかりと作成することが必要です。

また、見積書を送付したからといって、必ずしも受注につながるとは限りません。受注率を下げないためにも、見積書がクライアントの要望に沿ったものであるか、見積書の送付に遅れがないか、見積書や送付状の内容に不備はないかなどを確認してから送付するようにしましょう。

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