見積書をメールで送付するときは、PDF形式のファイルを添付し、メール本文にも添付した旨を明記するのが基本です。見積書はメールのほか郵便やFAXでも送付でき、それぞれ用意するものやマナーが異なります。

送付側・受取側のどちらの立場でも、相手に失礼のない文面と、見積書の有効期限・内容が正しく伝わる送り方を押さえておくことが大切です。

本記事では、見積書をメールで送付する側・受け取る側の文例、郵送時に必要な送付状の書き方、FAXで送る際の注意点までを解説します。

• 見積書をメールで送付する側のポイント
• 見積書を添付したメールであることを明記する
• 見積書のデータはPDF形式で用意する
• 数日間返信がない場合は確認の連絡を入れる
• 見積書をメールで送信する場合の文例
• 見積書をメールで受け取る側のポイント
• メールを受け取った時点でお礼の連絡を入れる
• いつまでに返答できそうかを添えて返信する
• 見積書をメールで受け取った場合の文例
• 受領のお礼を伝える場合
• これから検討することを伝える場合
• 見積書の内容で発注する場合
• 発注を見送る場合
• 郵便で見積書を送る方法
• 見積書を郵送する際に用意するもの
• 郵送する際の送付状の書き方
• 郵送する際の注意点
• FAXで見積書を送る方法
• まとめ
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• よくある質問

見積書をメールで送付するときは、相手が内容をすぐに把握でき、改ざんの心配なく確認できる状態で送ることが重要です。送付側が押さえておきたいポイントは、添付の明記・PDF形式での用意・返信がない場合のフォローの3点です。

見積書をメールで送る際は、件名と本文の両方に見積書を添付した旨を明記します。件名を「お見積書送付のご案内」のように具体的にすると、相手が一目で内容を把握でき、見落としや確認の遅れを防げます。本文でも、どの案件の見積書を添付したのかを簡潔に伝えると親切です。

見積書のデータは、ExcelやWordではなくPDF形式で用意します。ExcelやWordは受け取った相手が容易に編集できるため、金額などを書き換えられる改ざんリスクがあるためです。PDFであれば編集制限をかけられ、レイアウトが崩れずに相手の環境でも同じ見た目で表示されます。

会計ソフトなどで作成した見積書も、PDFに出力してから添付するのが安全です。

見積書を送付してから数日たっても返信がない場合は、確認の連絡を入れます。メールが迷惑メールフォルダに振り分けられていたり、添付ファイルが開けなかったりすることもあるためです。

送付後3〜4営業日を目安に、「お見積書は届いておりますでしょうか」と一報を入れると、商談の機会を逃しにくくなります。

見積書をメールで送信する際の文例は以下のとおりです。宛名・依頼への感謝・添付の明記・有効期限・問い合わせ先という流れで構成すると、相手が確認すべき内容を漏れなく伝えられます。

見積書の有効期限を線で囲んで強調すると、相手が回答すべき期日を把握しやすくなります。

見積書をメールで受け取ったときは、送付してくれた相手への配慮として、受領の連絡と今後の見通しを早めに伝えることが大切です。受取側が押さえておきたいポイントは、受領時のお礼と、返答時期の目安を添えることの2点です。

見積書を受け取ったら、まず受領した旨とお礼の連絡を入れます。送付側は、見積書が無事に届いたか、内容に問題がないかを気にかけているためです。

すぐに検討結果を出せない場合でも、受領の連絡だけは早めに行うと、相手とのやり取りが円滑になります。

受領の連絡をする際は、いつまでに返答できそうかの目安も添えます。社内での検討に時間がかかる場合、送付側は返答を待つあいだ次の予定を立てにくいためです。

「〇月〇日までにご連絡いたします」と具体的な日付を伝えると、相手も今後の見通しを立てやすくなります。

見積書を受け取ったときの返信は、状況によって伝えるべき内容が変わります。ここでは、受領のお礼・検討する・発注する・見送るの4つのパターンごとに文例を紹介します。

見積書を受け取ったことへのお礼と、いつまでに返答するかを伝える文例です。

受領した旨に加え、これから社内で検討する段階であることを伝える文例です。

検討の結果、見積書の内容で発注する意思を伝える文例です。

今回は発注を見送る旨を、丁寧に伝える文例です。

見積書は、メールだけでなく郵便で送ることもできます。取引先の慣習で紙の書類を求められる場合や、押印した原本を送る必要がある場合に用いられます。ここでは、郵送時に用意するもの・送付状の書き方・注意点を解説します。

見積書を郵送する際は、封筒・切手・送付状・見積書本体を用意します。一般的には、A4サイズの見積書を三つ折りにして入れられる長形3号封筒（120mm×235mm）を使います。

切手は郵便物の重さによって料金が変わります。2024年10月1日の郵便料金改定により、定形郵便物は50gまで一律110円となりました（改定前は25gまで84円・50gまで94円）。

封筒に書類を複数枚入れる場合は、重量とサイズが定形郵便の範囲（長辺23.5cm以内・短辺12cm以内・厚さ1cm以内・重さ50g以内）に収まるかを確認します。封筒の表面には、書類が見積書であることが一目でわかるよう「見積書在中」のスタンプを押すか、その旨を記載します。

見積書を郵送する際は、見積書だけを封入するのではなく、送付状（添え状）を同封するのがビジネスマナーです。送付状は、誰が・誰に・何を送ったのかを明確にし、簡単な挨拶を添える役割があります。送付状には以下の項目を記載します。

送付状の文例は以下のとおりです。

宛先は会社・部署宛なら「御中」、個人宛なら「様」を使い分けます。記書きは「記」で始め、同封した書類の名称と部数を記載し、最後に「以上」で締めます。

見積書を郵送する際は、見積書が「信書」に該当する点に注意が必要です。信書とは、特定の受取人に対して差出人の意思を表示し、または事実を通知する文書を指し、見積書もこれに含まれます。信書を送達できるのは、日本郵便または総務大臣の許可を受けた信書便事業者に限られます。

信書を許可なく送達した場合、郵便法の規定により3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金が科される可能性があります。一部の宅配便のメール便などは信書を送れないため、見積書の郵送には普通郵便などを利用します。なお、2025年6月1日施行の改正刑法により、従来の「懲役」と「禁錮」は「拘禁刑」に一本化されました。

見積書はFAXでも送付できますが、誤送信による情報漏えいのリスクがあるため、送信前後の確認を徹底することが重要です。送信前には、宛先のFAX番号に誤りがないかを必ず確認します。番号を1つ間違えるだけで、見積金額などの機密情報が無関係の相手に届いてしまうためです。

複数枚を送る場合は、各ページにページ番号を入れておくと、相手が抜けや順序を確認しやすくなります。また、送信後は電話で一報を入れ、すべてのページが届いているか、印字が薄くなっていないかを確認すると確実です。FAXは原本としての効力が弱いため、正式な見積書はメールや郵便で別途送るケースもあります。

見積書は、メール・郵便・FAXのいずれでも送付でき、それぞれ用意するものやマナーが異なります。送付方法を問わず、相手に見積書の内容と有効期限が正しく伝わるよう、丁寧な文面と確実な送り方を心がけることが大切です。

メールで送る際は、件名と本文に添付した旨を明記し、データはPDF形式で用意します。郵便で送る際は、送付状を同封し、見積書が信書に該当する点に注意して普通郵便などを利用します。FAXで送る際は、番号の確認と送信後の一報で、誤送信や受信漏れを防ぎます。

見積書の作成から送付までの手間を減らしたい場合は、見積書をそのまま請求書に変換できる会計ソフトや請求書作成ソフトの活用も選択肢です。テンプレートに沿って入力するだけで体裁の整った見積書を作成でき、PDF出力やメール送付まで一連の流れで対応できます。

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2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

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見積書をメールで送るときは、件名を「お見積書送付のご案内」のように具体的にし、本文では依頼へのお礼・PDFを添付した旨・有効期限・問い合わせ先を伝えます。有効期限は線で囲んで強調すると、相手が回答期日を把握しやすくなります。

詳しくは「見積書をメールで送信する場合の文例」で解説しています。

見積書を受け取ったときは、まず受領のお礼を伝え、いつまでに返答するかの目安を添えます。返信は、受領のお礼・検討中・発注・見送りといった状況によって内容が変わります。

詳しくは「見積書をメールで受け取った場合の文例」で解説しています。

見積書を郵送するときは、長形3号封筒に見積書と送付状を入れ、「見積書在中」と明記して送ります。見積書は信書に該当するため、日本郵便などの普通郵便を利用します。

詳しくは「郵便で見積書を送る方法」で解説しています。