請求書の基礎知識

請求書と請求明細書の違いと使い分けについて

最終更新日:2021/02/03

請求書と請求明細書の違いと使い分けについて

請求書に加えてよく耳にするのが、請求明細書ではないでしょうか。請求を受けた際に請求書と、請求明細書の2つの書類を受領したことがあるかもしれません。この請求書と請求明細書の違いってご存知ですか?

こちらでは請求書と請求明細書に関して詳しく解説します。

目次

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クラウド会計ソフトfreeeを利用すると、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。請求書を作成すると自動で帳簿をつけるので、経理の効率化が図れます。

そもそも請求書って何だっけ?

請求書とは、仕事を発注したクライアントや商品を購入してくれたお客様に対して、その対価を支払ってもらうために発行する書類のことをいいます。

請求書に記載する内容は、以下が一般的です。

  • 書類作成者の氏名または名称:個人でしたら自身の名前や屋号、法人でしたら会社名を記載します
  • 書類を受け取る者の氏名または名称:個人に請求する場合は、相手の氏名や屋号、法人の場合は会社名を記載します。もし担当者がいる場合は担当者名も記載します
  • 取引年月日:いつ取り引きがあったのか年月日を記載します
  • 金額:サービスや商品を記載します
  • 取引内容:どのようなサービスを提供、または取引があったのか記載します
  • 支払い期日:クライアントやお客様が対価を支払う期日を記載します
  • 支払先:振り込んでもらう口座番号を記載します

取引が行われた事実の証明と、支払いのトラブルを防止することができるので、何か取り引きが発生したら請求書を発行するのが一般的です。

関連:国税庁「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

よく耳にする請求明細書って?

請求明細書とは、提供したサービスの内容や商品の内訳を細かく記載した書類のことをいいます。簡単に請求書と請求明細書の違いを説明すると下記のようになります。

  • 請求書:提供したサービスや商品の明細を記載していない
  • 請求明細書:提供したサービスや商品の明細を記載している

例えばホームページ制作の請求書と請求明細書の参考を下記で紹介します。

 請求書の場合
内容 単価 数量 金額
ホームページ製作費 ¥ 100,000 1 ¥ 100,000
消費税 ¥ 10,000
合計 ¥ 110,000


 請求明細書の場合
日付 内容 単価 数量 金額
1月20日 デザイン費 ¥ 50,000 1 ¥ 50,000
1月20日 コーディング費 ¥ 50,000 1 ¥ 50,000
消費税 ¥ 10,000
合計 ¥ 110,000

請求書の場合は、ホームページ制作費で一括りにしていますが、請求明細書にはデザイン費とコーディング費に分かれているのが分かるかと思います。

会計上は請求内容が把握でき、消費税を含んだ請求の合計額が記載されていれば問題ありません。中には「請求明細書」として請求額が記載されておらず、内容のみ記載の書類が取引相手から届くケースがあります。その際はおそらく金額が記載された別紙の請求書が添付されているはずです。

もし、取引相手に送付する場合は、先方からの特別な要望がない限り請求書のみで問題ありません。

請求書を送付する際の注意点

請求書(必要であれば請求明細書)の作成ができたら、次のステップは取引相手への送付です。郵送で書類を送付する際には、送付状の添付はしてもしなくても基本的にはどちらでも構いません。ですが、郵送の際はビジネスマナーの観点でみると添付するのが無難です。

送付状の書き方は、「請求書といっしょに送る送付状の文面と書き方」を参考にしてください。

またメールの場合、請求書の原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはなく、必須ではありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。請求書と請求明細書の違いはお分かりいただけたでしょうか。ルールが決まっているわけではないので、マナーを守り取引相手と擦り合わせを行ってから請求作業を行いましょう。

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