請求書の基礎知識

請求書と請求明細書の違いと使い分けについて

請求書に加えてよく耳にするのが請求明細書。請求を受けた際に請求書と請求明細書の2つの書類を受領したことがあるかもしれません。では取引相手に請求する際には、請求明細書は必要なのでしょうか。詳しく解説します。

ビジネスシーン

そもそも請求書って何だっけ?

請求書とは、料金や代金などの支払を請求、つまりお願いするときの書類です。支払い前なので、支払期日や、支払いの対価となる物品やサービスの内訳・個数、支払い先、支払期限などが記載されるのが一般的です。

よく耳にする請求明細書って?

「請求書」とは別に「請求明細書」という言葉を耳にしたことがある方もいらっしゃると思います。明細が細かく記載されているものを請求明細書と位置付けている事業所が多いようです。ですが、基本的には「請求書」と「請求明細書」は同じ扱いになります。

会計上は請求内容が把握でき、消費税を含んだ請求の合計額が記載されていれば問題ありません。中には「請求明細書」として請求額が記載されておらず、内容のみ記載の書類が取引相手から届くケースがあります。その際はおそらく金額が記載された別紙の請求書が添付されているはずです。

もし、取引相手に送付する場合は、先方からの特別な要望がない限り請求書のみで問題ありません。

送付する際の注意点

請求書(必要であれば請求明細書)の作成ができれば次は取引相手への送付です。基本的には送付状の添付はしてもしなくてもどちらでも構いません。ですが、郵送の際はビジネスマナーの観点でみると添付するのが無難です。

またメールの場合、請求書の原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはなく、必須ではありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

いかがだったでしょうか。請求書と請求明細書の違いはお分かりいただけたでしょうか。ルールが決まっているわけではないので、マナーを守り取引相手と擦り合わせを行ってから請求作業を行いましょう。

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