請求書を取引先に送付する際に、ビジネスマナーやミスの防止などの観点から表紙として「かがみ」を添付する場合があります。

今回は、請求書のかがみの役割や記載項目、書き方について詳しく解説します。

• 請求書のかがみとは
• かがみの書き方
• 日付について
• 宛名について
• 送付元の情報について
• タイトルについて
• 前文について
• 主文について
• 末文について
• 同封書類について
• まとめ
• 請求書や見積書・発注書の発行と管理を効率的に進める方法
• よくある質問

請求書のかがみとは、商取引における習慣のひとつで、書類を送付する際に同封する表紙のことを指します。ビジネスマナーとして送付先への敬意を示し丁寧な印象を与えるほか、請求書の要点を抜き出して書くことで、請求書を介した取引のミスの防止に役立てることができます。

かがみは漢字で「鏡」もしくは「鑑」と書き、「頭紙」と呼ばれることもあります。

請求書に送付状を付けて送る場合がありますが、かがみと頭紙、送付状は基本的には同義のものと考えてよく、請求書に同封するのは1種で構いません。

請求書のかがみの書き方について説明します。

請求書のかがみには、具体的に下記の内容を記します。

請求書のかがみに記載する日付は、書類の発送日にします。請求書によっては、発送日と発行日が異なる場合がありますが、その際は発送日を優先してかがみに記載するようにしましょう。

かがみの上部・左側には送付先の宛名を記載します。一般的なビジネスマナーにのっとり、かがみの宛名には送付先の会社の正式名称を書くようにしましょう。ほかに、部署名や担当者名がわかる場合はこれらも記載します。

宛名の反対側、かがみ上部・右側の宛名より少し低い位置に、送付元（自社）についての情報を記載します。会社名・部署名・担当者名のほか、不備があった際などに問い合わせが行いやすいよう電話番号などの連絡先も記しておきましょう。

かがみのタイトルは簡潔でわかりやすいものにしましょう。受領者がどの取引についての請求書が届いたのか判別しやすいよう、「◯月分請求書 送付のご案内」「◯月分請求書のご送付について」など具体的な内容を含めておくと親切です。

本文の最初には、前文として挨拶の言葉を記載します。ビジネスレターでは、前文に季節の挨拶（「紫陽花が美しい季節となりました。」など）は付けなくてもよいことになっています。「拝啓」などの頭語を忘れないようにつけ、その後に以下のような定型の簡潔な挨拶を続けます。

主文には基本的に、請求書を送付する旨と該当する取引の内容を記載します。支払い期日や手段など請求書の要点を簡潔にまとめて記載し、受領者が内容を確認しやすいようにすることが主な目的です。

主文への記載内容が請求書の内容と一致していることを確かめ、ミスのないようにしましょう。

本文の最後には挨拶文を記載し、結語「敬具」で締めくくります。

末文の下部には、「記」の字に続けて同封書類とその部数を箇条書きで記しておくと、受領者が書類の内容を確認しやすくなります。

請求書のかがみは商習慣のひとつであり、書類を送付する際に表紙として添えることで受領者に丁寧な印象を与えるとともに、書類のやりとりにおける確認を助けてミスを防ぐ役割を持ちます。

請求書のやり取りから支払いまでをスムーズに進めるためにも、正しい書き方を押さえて請求書のかがみを作成しましょう。

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ビジネスにおける「鑑（かがみ）」とは、請求書などの書類を送付する際に添える表紙を指します。

詳しくは、記事内「請求書のかがみとは」で解説しています。

書類に鏡（鑑）をつけて送るのは、受領者が送付内容や書類の要点を確認しやすいようにし、取引のミスを防ぐためです。また、鏡は受領者に丁寧な印象を与える、ビジネスマナー上の意義も持ちます。

詳しくは、記事内「請求書のかがみとは」で解説しています。