請求書の基礎知識

請求書を取引先に送付する際に、「かがみ」というものを添付する場合があります。あまり聞き慣れない言葉であり、どういうものかわからず困った方も多いかと思います。今回は、請求書のかがみについて紹介していきます。

• 請求書のかがみとは
• かがみの書き方
• かがみに記載する日付について
• 宛名について
• タイトルについて
• 前文について
• 主文について
• まとめ
• 請求書や見積書・発注書の発行と管理を効率的に進める方法

そもそも、請求書のかがみとはどのようなものを指すのでしょうか。請求書のかがみとは、商取引の習慣のひとつで、請求書などの書類を送付する際に同封する表紙のことを指します。ビジネスマナーとして、送付先への敬意などを示すほか、請求書の要点を抜き出して書くことで、請求書を介した取引のミスの防止に役立てることができます。

かがみは漢字で「鏡」もしくは「鑑」と書き、「頭紙」と呼ばれることもあります。また、請求書に送付状を付けて送る場合がありますが、かがみと頭紙、送付状は全て同義のものと考えてよく、請求書に同封するのは1枚で構いません。

請求書のかがみの書き方について説明します。かがみは送付状ど同義だと先に述べましたので、基本的には送付状と同じ内容を書くものだと思って大丈夫です。具体的には、下記の内容を記します。

• 請求書の発送日
• 宛名
• タイトル
• 前文
• メインとなる文章

請求書のかがみに記載する日付は発送日にします。請求書によっては、発送日と発行日が異なる場合がありますが、その際は発送日を優先して記載するようにしましょう。

宛名についてですが、一般的なビジネスマナーにのっとり、会社の正式名称を書くようにしましょう。

タイトルは簡潔でわかりやすいものにしましょう。「請求書について」のような簡素過ぎるものだとどの請求書が届いたのか判別できないので、どういう取引に伴う請求書なのかはわかるようにしておくと良いです。

ビジネスレターでは、前文に季節の言葉などは付けなくてもよいことになっています。拝啓や敬具などの頭語と結語を忘れないようにして、あとは決まり文句のような文章としていくつかバリエーションを設けて覚えておくようにしましょう。

メインとなる文章についてですが、基本的にはいつ、どのような請求書を送ったのか、そして支払いの期日と払込先・手段の情報を簡潔にまとめたものとなります。 請求書と同じ内容になっていることを確認し、ミスのないようにしましょう。

請求書のかがみの由来として、「規範とするべきもの」という意味が込められているようです。請求書のやり取りの中でスムーズな連携ができるようにするためにも、かがみの書き方や意義について覚えておきましょう。

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