請求書の基礎知識

請求書を送付するときに「頭紙」を添付して送るように言われることがあるかもしれません。しかし、頭紙についてわからず困ったという人もいると思います。頭紙とはどういうものなのでしょうか。今回は請求書に添付する頭紙について説明します。

頭紙とは、封筒や荷物などの上、つまり「頭」に貼る紙のことを指します。請求書に同封する書類として「かがみ」「送付状」などがありますが、これと頭紙は同義のものと考えて問題ないです。

頭紙ですが、上で送付状と同義と書きましたので、書き方も送付状と同じとなります。具体的には、請求書に記載した内容について、簡潔にまとめて書けばOKです。

送付状に決まった記載内容はありませんが、一般的には以下の内容を記載します。

• ・請求書を送付した日付
• ・宛先となる会社の会社名、わかる場合は部署名や担当者名
• ・送付元となる自社の会社名、住所、連絡先
• ・簡単な挨拶
• ・送付内容（請求書が何枚同封されているのかなど）

以上のようなないようを記載すれば頭紙は完成となります。請求書が正しいものなのか確認する意味もありますので、記載内容が請求書と同義になっているかなど、チェックをしてから送付するようにしましょう。

頭紙を利用するケースとしてはどのようなものが考えられるでしょうか。郵送をするとき、請求書と同梱して送るのはもちろんですが、FAXで請求書を送付する場合などに先頭の紙として頭紙を使うこともあります。

FAXの場合、頭紙は送信した枚数の確認や、送信の抜け漏れがないか確認する意味合いがさらに強まります。頭紙の記載事項も工夫してみてもいいかもしれません。

今回は請求書に同封する頭紙について説明しました。頭紙とは送付状やかがみと同義のものであること、そして頭紙は郵送やFAXで用いるものだということがおわかりいただけたと思います。請求書の送付を丁寧に行うものとなりますので、覚えておき、活用するようにしましょう。

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