請求書を送るには、送付方法や記載内容、法律上のルールなど、押さえておくべきポイントが多くあります。これらを理解せずに対応すると、入金遅延や再発行といった手間が発生するだけでなく、取引先との信頼関係にも影響を及ぼしかねません。

本記事では、請求書の正しい送り方を、郵送・メール・FAXという3つの手段別に解説します。送付前に確認すべきポイントや注意点、業務を効率化するコツまで解説するので、ぜひ参考にしてください。

• 請求書を送る前に確認するべきポイント
• 請求書の内容に誤りがないか
• 送付先に誤りがないか
• 請求書を郵送で送る際のマナー
• 送付状の書き方
• 封筒の選び方と書き方
• 請求書の折り方と封入順
• 請求書の郵送方法
• 請求書を郵送以外で送る方法
• PDFなどの電子データをメールで送付する
• FAXで送付する
• 請求書の送り方、結局何が正解？
• 基本は取引先の指定に従う
• 未指定であればPDFをメールで送付する
• 請求書の送付を効率化する方法
• メールや送付状をテンプレートにする
• クラウド型のシステムを利用する
• 請求書の代行サービスを利用する
• 請求書を送る際の注意点
• 請求書は信書として送付する
• 適格請求書（インボイス制度）に対応した内容にする
• 電子帳簿保存法に沿って正しく保存する
• 記載ミスがあった場合は修正せず再発行する
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

請求書の内容に不備があると、入金遅延や再発行といった手間が発生するだけでなく、取引先との信頼関係にも影響を与えかねません。業務が円滑に進むよう事前の確認が必要です。

請求書を送付する前に、記載内容に誤りがないかを必ず確認しましょう。

請求書に決まったフォーマットはありませんが、以下の項目は必須です。

請求書の内容が実際の取引内容と一致しているか、金額に誤りがないかに加えて、インボイス登録事業者の場合は、必要な記載要件を満たしているかの確認も欠かせません。

さらに、振込手数料をどちらが負担するのかといった取り決めが請求内容に正しく反映されているかも、重要なチェックポイントです。

請求書を送付する際は、封筒に記載する住所や宛名、メールアドレス、FAX番号など、送付先情報に誤りがないか事前に確認します。

請求書はお金のやり取りに関わるだけでなく、自社および取引先の重要な情報が記載された機密性の高い書類です。誤って送付してしまうと、情報漏えいといった重大なトラブルにつながるだけでなく、企業としての信用を損なうおそれもあります。

とくに、新規の取引先へ送付する場合は、事前に送付先情報を必ず確認しておきましょう。

大企業では支店や部署が細かく分かれていることも多く、部署名や担当者名の記載がないと適切に届かないケースも考えられます。部署名や担当者名の記載が必要かどうかも含めて、あらかじめ確認してください。

請求書を郵送で送る際は、単なる事務手続きにとどまらず、ビジネスマナーを意識した対応が求められます。封筒の選び方や宛名の書き方、送付状の同封など、細やかな配慮が相手への印象や信頼関係に影響することもあるため意識しましょう。

送付状とは、請求書を送付したことをお知らせする書面のことです。必ず同封しなければならないものではありませんが、添えることで丁寧な印象を与え、誠実な対応が企業としての信頼感を高めます。

送付状に記載する主な項目と概要は以下のとおりです。

送付状には、同封書類の内容を一覧で示す目録としての役割もあります。送付書類の内容・部数を、受取側がすぐに把握できる点でも役立つため、請求書と併せて送付することをおすすめします。

請求書を封入するための封筒は、以下2つのポイントで選びましょう。

また、封筒に宛先を書く際は以下のように記載します。

封筒には宛先とともに「請求書在中」と記載しておきましょう。表記は、黒・青・赤のいずれでも問題ありませんが、ビジネスシーンでは青で記載するケースが一般的です。縦書きの場合は左下、横書きの場合は右下に記載します。

宛名は送付先に応じて適切な使い分けが必要です。会社や部署宛の場合は末尾に「御中」、担当者など個人宛の場合は「様」を付けます。

切手を貼る位置は、縦書きの場合は宛名の左上、横書きの場合は右上に貼りましょう。

請求書を送る封筒の書き方については以下の記事で説明しています。あわせてご確認ください。

【関連記事】
請求書を送付する封筒の書き方は？表面・裏面の記載例とマナーを解説

長形3号の封筒を使用する場合、請求書は三つ折りが基本です。請求書の記載面が内側になるようにし、書面のタイトル部分が上側にくるように折りましょう。具体的な手順は、まず用紙の下側から3分の1ほどを内側に折り、そのあと上側を重ねるように折ります。

窓付き封筒を使用する場合は、封筒の窓から宛先が見えるように調整が必要です。住所を記載した位置が表側にくるように、Z折りにするとよいでしょう。

請求書を封入する際は、上から「送付状」「請求書」の順に重ねるのが基本です。封筒から取り出してそのまま開いたときに、「請求書」のタイトルが上に見える向きで入れておくと、受け取った相手がスムーズに内容を確認できます。

請求書は法律上、信書に該当します。信書とは、特定の相手に対して差出人の意思や事実を伝える文書のことです。

信書を送るには適した方法を選ぶ必要があり、具体的には普通郵便のほか、レターパック（ライト・プラス）・スマートレター・簡易書留などが該当します。

なお、以下のようなサービスでは信書を送ることはできません。

このルールは郵便法第4条によって定められており、違反した場合には「3年以下の拘禁刑または300万円以下の罰金」という罰則が科される可能性があるため注意しましょう。

請求書の送り方は郵送だけではなく、メールやFAXなど複数の手段があります。ここではメールとFAXで送付する際のメリット・注意点を解説します。それぞれ特徴が異なるので理解しておきましょう。

請求書の送り方には、WordやExcel、会計システムなどで作成したデータをPDF形式に変換し、メールで送付する方法があります。

メールで送付する方法は、郵送の手間やコストを削減できるだけでなく、電子帳簿保存法にも対応しやすい点がメリットです。また、即時に相手へ届けられるため、スピーディーな請求処理にもつながります。

請求書をメールで送付する際は、以下の項目を取引先へ確認しておきましょう。

まず、請求書をメールで送付すること自体について、取引先から了承を得ましょう。そのうえで、送付先のメールアドレスや担当者名、必要に応じてCC・BCCに含める宛先も事前にすり合わせておくことが重要です。

さらに、メール送付後に紙の原本を郵送する必要があるかどうかも確認しておくと、後のトラブル防止につながります。

FAXでの請求書送付は、急ぎで書類を届ける必要がある場合に適した方法です。ただし、利用する際は事前に取引先の了承を得ておくことが前提となります。

また、FAXで送付した後はその旨を取引先に伝え、問題なく届いているかを電話などで確認しましょう。正式な書類としての扱いを考慮し、後日あらためて請求書の原本を郵送すると、より丁寧な対応となります。

請求書を送る際は、郵送・メール・FAXといった複数の手段があります。どの方法が正解か迷った際は、以下で解説する内容を参考にしてください。

請求書の送り方について、基本は取引先の指定に従いましょう。

請求書は、発行側にとっては代金を受け取るための書類である一方、受け取る側にとっては支払処理や仕入税額控除などの手続きに必要な書類です。そのため、取引先ごとに定められた経理フローに沿って送付する必要があります。

請求書の送り方に指定がある場合はそれに従うのが基本ですが、とくに指定がない場合は、PDF形式でメール送付する方法が一般的です。

また、送り方に迷う場合や相手の運用が定かでない場合は、事前に確認しておくと安心です。取引先のルールに合わせた対応を行うことで、トラブル防止と円滑な取引につながります。

請求書の送付業務は毎月発生するため、手作業のままだと工数が積み重なり、膨大な時間を費やすことになります。こうした定型業務を効率化し、より付加価値の高い業務にリソースを割ける環境を整えることは、組織全体の生産性向上において重要です。

以下で紹介する内容を参考に、自社に適した方法を実践してみてください。

請求書の送付は毎月発生する業務のため、メール本文や送付状はテンプレート化しておくと効率的です。

あらかじめ決まった形式のテンプレートを用意し、日付や金額など必要な部分だけを変更する形にしておくことで、毎回文章を考える手間や入力の時間を削減できます。

請求書の送付を効率化するには、クラウド型のシステムを活用するのもおすすめです。クラウド型のシステムとは、インターネット上で利用できるシステムのことで、請求書の作成から送付、保管までの一連の業務をまとめて管理できます。

また、インボイス制度に対応したシステムであれば、複雑な消費税計算や必要項目の記載も自動化されるため、記載ミスなどの防止につながります。

さらに、電子帳簿保存法にも対応しているサービスであれば、データをそのまま保存・管理できるため、紙とデータの二重管理が不要です。発行から保存までを一括で管理できることで、業務の効率化と正確性の向上につながるでしょう。

freee請求書では、テンプレートに沿って入力するだけで請求書を作成でき、そのまま送付・管理までスムーズに行えます。インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しています。請求書業務を効率化したい方は、ぜひ導入をご検討ください。

原本の郵送が必要な取引先が多い場合は、請求書の代行サービスを利用するのもひとつの方法です。代行サービスを活用すれば、請求書の印刷から封入、投函までを一括して任せられるため業務負担の軽減につながります。

ただし、外部業者に委託する以上、情報漏えいのリスクも考慮する必要があります。セキュリティ体制や実績を十分に確認し、信頼できる業者を選びましょう。

請求書を送る際には、いくつかの注意点があります。スムーズな取引を継続するためにも、注意点を正しく理解し、ミスを未然に防ぎましょう。

請求書は法律上、信書に該当する文書であり、普通郵便や簡易書留などの適切な方法で送る必要があります。トラブルを防ぐためにも、信書の送り方について正しく理解しておくことが大切です。

自社がインボイス制度に登録している場合、相手が消費税の控除を受けられる適格請求書を発行する義務があります。適格請求書には、国税庁が規定した以下6つの項目を漏れなく記載しなければなりません。

記載が漏れていると、取引先が正しく税金の申告ができません。送付前にしっかりと確認しておきましょう。

適格請求書については以下の記事もあわせてご確認ください。

【関連記事】
適格請求書とは？書き方や保存期間、簡単に作成する方法について解説

メールの添付ファイルやクラウド上で請求書をやり取りした場合は、電子帳簿保存法という法律に従って保存しなければなりません。この法律では、電子データでやり取りしたデータは紙に印刷してファイルに綴じるのではなく、データのまま保存することが義務づけられています。

保存する際には、真実性の確保（データが後から改ざんされていないことを証明する仕組み）や、可視性の確保（税務調査などで即座に中身を検索できる状態にしておくこと）が求められます。

具体的には、取引の日付や相手の会社名、金額の3項目で検索できるようにファイル名を整理しましょう。証跡管理を徹底しておけば、税務調査が入った場合でも自信をもって取引の正当性を証明できるでしょう。

電子帳簿保存法について詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

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電子帳簿保存法とは？対象書類や2024年改正のポイントを解説

送付した請求書に金額の間違いや宛名のミスを見つけた場合は、二重線・訂正印で修正せず、新しい請求書を再発行して送り直してください。ビジネス書類を修正することは信頼を損ねるだけでなく、税務調査でも不正を疑われる原因になりかねません。

再発行する際は、まず相手に修正が必要になった理由を正直に伝え、丁寧にお詫びをします。そのうえで、二重に計上されたり誤った金額で振り込まれたりしないよう、先に送った古い請求書は破棄してもらうようお願いしましょう。

請求書の訂正に関しては以下の記事も参考にしてください。

【関連記事】
請求書は訂正しても問題ない？ケース別の修正方法を解説

請求書の送り方には、郵送・メール・FAXといった複数の方法がありますが、重要なのは取引先の指定やルールに従うことです。

また、送付前には記載内容や送付先に誤りがないかを確認するほか、郵送時のマナーや法律上のルールも正しく理解しておきましょう。

テンプレート化やクラウド型サービスの活用などにより、請求書業務は効率化することも可能です。freee請求書なら、テンプレートに沿って入力するだけで請求書を作成でき、そのまま送付・管理まで一括で行えます。初心者が使いやすい仕様も魅力のひとつです。効率化を進めたい方はぜひご検討ください。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

送付状は必須ではありませんが、同封することでより丁寧な印象を与えられます。

送付状には、誰が誰に何を何通送ったのかを示す目録としての役割があり、受け取った相手は内容物をひと目で把握することが可能です。不足書類があった場合にもすぐに気付けるため、確認作業の手間を減らすことにもつながります。

詳しくは「送付状の書き方」をご覧ください。

請求書を送った後にミスを見つけた際は、二重線などで手直しをせず、必ず新しい請求書を再発行しましょう。まずは電話やメールで速やかにミスを報告してお詫びを伝え、その後に正しい請求書を送ります。

古い書類が残っていると、間違った金額で振り込まれたり処理が止まったりする原因になります。相手に破棄していただくようお願いするのも忘れないでください。

詳しくは「記載ミスがあった場合は修正せず再発行する」をご覧ください。

請求書を再送する際は、まず再送が必要になった理由を取引先に正直に伝え、丁寧にお詫びをすることが大切です。そのうえで、誤った内容での入金や二重計上を防ぐため、先に送付した請求書は破棄してもらうよう依頼しましょう。

なお、請求書の発行日は原則として初回の発行日をそのまま使用しますが、取引先のルールにより異なる場合があるので確認が必要です。

請求書の再発行については以下の記事もあわせてご確認ください。

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請求書の再発行を求められたら、どう対応する？