請求書の基礎知識

これさえ見ればOK!請求書の送り方パーフェクトガイド

最終更新日:2021/01/25

これさえ見ればOK!請求書の送り方パーフェクトガイド

ビジネスにおいて、請求書のやり取りは欠かせないものです。ミスのないように記載することはもちろんのこと、相手方に正しく送る必要があります。

本記事では、請求書の送り方について分かりやすく解説していきます。

目次

請求書を送る前に確認すべきこと

請求書を送る前に確認すべきことがいくつかあります。1点目は、請求書の内容に間違いがないかどうかです。特に、請求先の会社名や部署名、担当者名の誤りと請求金額の誤りがないかどうかはチェックしておいたほうがよいでしょう。

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2点目ですが、請求書の送付先に誤りがないかどうかを確認しておくべきです。請求書の内容が合っていても、送付先が誤っていると相手が請求書を受け取れなくなってしまいます。移転などがある場合もありますので、請求書を送る際は最新の住所がどうかを含めて確認するようにしましょう。

請求書の送り方は3種類ある

請求書は、かつて郵送で送るケースが一般的ですが、最近ではPDFファイルでメールやビジネスチャットツールで送るケースも増えています。

ここからは、代表的な請求書の送り方について解説します。

①郵送で送る

請求書を郵送で送る場合には、いくつか注意しなければいけない点があります。

まず、請求書は、「信書扱い(特定の受取人に対し、差出人の意思. を表示し、又は事実を通知する文書)」になります。そのため、宅急便ではなく日本郵送を使って「郵送」で送らなければいけません。

また、郵送はメールやチャットとは違い、天候や交通状況によって、相手先に届くまで時間がかかることがあります。請求書の提出日までに必ず届くように、余裕を持って郵送するようにしましょう。

②メールやビジネスチャットで送る

もっとも手軽に送れるのが、請求書をPDFファイルに変換し、メールやビジネスチャットで添付する方法です。郵送で送る方法とは異なり、すぐに相手方に送ることができるため、業務の円滑化に繋がります。

ただし、注意したいのが、メールアドレスの打ち間違えや、誤って別の担当者に請求書を送ってしまうケースです。また、相手方の要望によっては、CCに経理担当者を含めて欲しいといったケースがあります。新規のクライアントの場合は、事前にメールやビジネスチャットで請求書を送る旨を伝え、その際の注意点を聞くようにしましょう。

③FAXで送る

FAXで請求書を送ることも可能ですが、あまり一般的な方法ではありません。どうしてもFAXを使用したい場合は、相手方に確認を取ると共に、原本を郵送で送るようにしましょう。

郵送での請求書の送り方

最もメインとなる請求書の送り方として、郵送があります。郵送の場合、以下のものを用意する必要があります。

  • 封筒
  • 送付状
  • 切手
  • (なくても良いが、あると便利)「請求書在中」のスタンプ

請求書を送付するときの封筒について

請求書を送付するときの封筒ですが、縦型(長形3号)を使うのが一般的です。長形3号の封筒には、A4で印刷された請求書を3つ折りにして入れることができます。

請求書を3つ折りにする際は文字の部分を中に折り込むようにしましょう。また、3つ折りにする場合、請求書だとすぐに判別できるよう、一番最初に開いたときに請求書のタイトル部分が見えるように折る作法があります。

封筒に入れる際は、請求書や送付状の右側が封筒の上になるように入れ、封をした後に、「〆」などの封字を書くようにしましょう。

請求書の宛名の書き方

請求書の宛名には、会社名や担当者名を書きますが、どのような敬称をつければいいのか迷うと思います。担当者名であれば「様」を付け、また、会社名は略すことなく、正式な名称で書くようにしましょう。

部署宛に請求書を送る場合ですが、「御中」を使います。また、部署と担当者名を両方書く場合には、両方に敬称を付けることなく、担当者名だけに敬称を付けるようにしましょう。

「請求書在中」のスタンプの意味

請求書在中のスタンプは必ず押さなければいけないというわけではありませんが、郵便を受け取った際に、取引先が中身に何が入っているのか把握しやすくなり、取引が円滑に進む手助けとなります。スタンプなどで対応できますので、用意しておくといいのではないでしょうか。

まとめ

請求書の送り方について説明しましたが、いかがでしょうか。多くの請求書が郵送でのやり取りになると思いますので、郵送時の送り方を中心に、マナーや心遣いを覚えておくようにしましょう。

無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
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・顛末書 など

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