請求書の基礎知識

これさえ見ればOK!請求書の送り方パーフェクトガイド

最終更新日:2021/01/25

  

これさえ見ればOK!請求書の送り方パーフェクトガイド
ビジネスにおいて、請求書のやり取りは欠かせないものです。ミスのないように記載することはもちろんのこと、相手方に正しく送る必要があります。

本記事では、請求書の送り方について分かりやすく解説していきます。

目次

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請求書を送る前に確認すべきこと

請求書を送る前に確認すべきことがいくつかあります。1点目は、請求書の内容に間違いがないかどうかです。特に、請求先の会社名や部署名、担当者名の誤りと請求金額の誤りがないかどうかはチェックしておいたほうがよいでしょう。

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2点目ですが、請求書の送付先に誤りがないかどうかを確認しておくべきです。請求書の内容が合っていても、送付先が誤っていると相手が請求書を受け取れなくなってしまいます。移転などがある場合もありますので、請求書を送る際は最新の住所がどうかを含めて確認するようにしましょう。

請求書の送り方は3種類ある

請求書は、かつて郵送で送るケースが一般的ですが、最近ではPDFファイルでメールやビジネスチャットツールで送るケースも増えています。

ここからは、代表的な請求書の送り方について解説します。

①郵送で送る

請求書を郵送で送る場合には、いくつか注意しなければいけない点があります。

まず、請求書は、「信書扱い(特定の受取人に対し、差出人の意思. を表示し、又は事実を通知する文書)」になります。そのため、宅急便ではなく日本郵送を使って「郵送」で送らなければいけません。

また、郵送はメールやチャットとは違い、天候や交通状況によって、相手先に届くまで時間がかかることがあります。請求書の提出日までに必ず届くように、余裕を持って郵送するようにしましょう。

②メールやビジネスチャットで送る

もっとも手軽に送れるのが、請求書をPDFファイルに変換し、メールやビジネスチャットで添付する方法です。郵送で送る方法とは異なり、すぐに相手方に送ることができるため、業務の円滑化に繋がります。

ただし、注意したいのが、メールアドレスの打ち間違えや、誤って別の担当者に請求書を送ってしまうケースです。また、相手方の要望によっては、CCに経理担当者を含めて欲しいといったケースがあります。新規のクライアントの場合は、事前にメールやビジネスチャットで請求書を送る旨を伝え、その際の注意点を聞くようにしましょう。

③FAXで送る

FAXで請求書を送ることも可能ですが、あまり一般的な方法ではありません。どうしてもFAXを使用したい場合は、相手方に確認を取ると共に、原本を郵送で送るようにしましょう。

郵送での請求書の送り方

最もメインとなる請求書の送り方として、郵送があります。郵送の場合、以下のものを用意する必要があります。

  • 封筒
  • 送付状
  • 切手
  • (なくても良いが、あると便利)「請求書在中」のスタンプ

請求書を送付するときの封筒について

請求書を送付するときの封筒ですが、縦型(長形3号)を使うのが一般的です。長形3号の封筒には、A4で印刷された請求書を3つ折りにして入れることができます。

請求書を3つ折りにする際は文字の部分を中に折り込むようにしましょう。また、3つ折りにする場合、請求書だとすぐに判別できるよう、一番最初に開いたときに請求書のタイトル部分が見えるように折る作法があります。

封筒に入れる際は、請求書や送付状の右側が封筒の上になるように入れ、封をした後に、「〆」などの封字を書くようにしましょう。

請求書の宛名の書き方

請求書の宛名には、会社名や担当者名を書きますが、どのような敬称をつければいいのか迷うと思います。担当者名であれば「様」を付け、また、会社名は略すことなく、正式な名称で書くようにしましょう。

部署宛に請求書を送る場合ですが、「御中」を使います。また、部署と担当者名を両方書く場合には、両方に敬称を付けることなく、担当者名だけに敬称を付けるようにしましょう。

「請求書在中」のスタンプの意味

請求書在中のスタンプは必ず押さなければいけないというわけではありませんが、郵便を受け取った際に、取引先が中身に何が入っているのか把握しやすくなり、取引が円滑に進む手助けとなります。スタンプなどで対応できますので、用意しておくといいのではないでしょうか。

まとめ

請求書の送り方について説明しましたが、いかがでしょうか。多くの請求書が郵送でのやり取りになると思いますので、郵送時の送り方を中心に、マナーや心遣いを覚えておくようにしましょう。

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