納品書とは、商品やサービスを納品したことを取引先に示す書類です。発行が法律で義務づけられているわけではないものの、記載項目やインボイス制度・電子帳簿保存法への対応など、実務で押さえておきたいポイントは少なくありません。

本記事では、納品書の書き方、作成方法、請求書との違い、保存期間を解説します。

• 納品書とは
• 請求書と納品書の違い
• 領収書と納品書の違い
• 納品書をやりとりするタイミング
• 納品書の送付方法と信書扱いの注意
• 納品書の書き方
• 1. 宛名
• 2. 納品書番号
• 3. 納品書発行日
• 4. 納品者情報
• 5. 商品の内容・数量・単価
• 6. 小計・消費税・合計金額
• 納品書の作成方法
• 手書きで作成する
• Excel・Wordで作成する
• 専用ソフト・クラウドサービスで作成する
• 納品書に誤りがあったらどうする？
• 納品書の保管期間
• 電子帳簿保存法により電子データの納品書も保存できる
• 納品書と請求書それぞれの役割を果たす「納品書兼請求書」
• 納品書兼請求書を発行できるケース
• 納品書兼請求書のメリット
• 納品書兼請求書の発行日
• 納品書兼請求書も電子化が可能
• インボイス制度のもとでの納品書の扱い
• 納品書を適格請求書として扱うための記載要件
• 納品書と請求書の合算で要件を満たす運用
• 買い手側の確認ポイント
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

納品書とは、商品やサービスなどの納品時に発行される書類のことです。

取引内容を明確に記載し、事実を残すための「証憑書類（しょうひょうしょるい）」の一種で、商品の引渡しとその後の支払いに関わります。

納品書の作成や発行に法的な義務はありませんが、納品物や数量、単価などの情報を記載しておけば、納品物に関する認識のズレを防げるでしょう。

商品やサービスなどの納品内容を確認するための納品書に対し、請求書は商品やサービスの提供後に、取引先に支払いを依頼するためのものです。

納品したタイミングで契約ごとに発行する納品書とは異なり、請求書は納品と同時に発行することもあれば、月末などの締めのタイミングで合算してまとめることもあります。また「前払金や着手金を受領する契約」では、納品前に請求書を発行するケースも珍しくありません。

＜納品書と請求書の違い＞

ほかにも、書き方の違いとして「納品書には振込先情報が不要」という点が挙げられる点も押さえておきましょう。

領収書は、商品やサービスの対価を受け取った事実を証明する書類です。

納品書の発行は任意ですが、領収書は民法第486条により、現金支払者からの請求があった場合に発行が義務付けられています。また課税文書に該当し、受取金額が5万円以上の場合は収入印紙の貼付が必要。ただし銀行振り込みやクレジットカード払いの場合、発行義務は発生しません。

納品書は商品を受領した事実を表す書類であり、代金を受け取った事実は確認できないため、原則として領収書の代わりには使えません。ただし「納品書兼領収書」を発行していれば、領収書として扱うことも可能です。

一般的な商取引は、次の流れで進みます。

そのなかで納品書は、原則として商品やサービスの納品と同時に発行します。

納品書は、注文通りの商品やサービスが問題なく納品されたかを確認するための書類なので、納品前あるいは納品からしばらく経過した後に発行しても意味がありません。

納品書は法律上「信書」に該当するため、送付方法には注意が必要です。信書とは特定の受取人に対して差出人の意思を表示する文書であり、郵便法上、日本郵便の郵便物または信書便事業者の信書便でしか送ることができません。

実務で利用される主な送付ルートは次のとおりです。

宅配便やメール便で納品書を送ると郵便法違反となる可能性があるため、紙で送付する場合は郵便を選びましょう。なお、電子データ（PDF等）で送付する場合は信書の規制対象外ですが、後述する電子帳簿保存法の保存ルールに従う必要があります。

納品書の作成や発行に法的な義務はありませんが、取引の事実を証明する重要な証憑書類であるため、発行した場合は消費税法で定められた事項を記載する必要があります。

納品書に必須で記載する項目は、次の5点です。

なお、納品書のフォーマットに定めはないので、基本的には上記の項目を記載しておけば問題はありません。

ただし、インボイス制度のもとで納品書を適格請求書として扱う場合は、上記5項目に加えて発行事業者の登録番号、適用税率、税率ごとに区分した消費税額の記載も必要です（詳細は後段の章で解説）。

実務上は、軽減税率8%と標準税率10%の品目が混在する場合、税率ごとに行を分けて小計欄に表示するとミスを防げます。また見積書や請求書を併せて発行しているなら、宛名表記・社名・取引内容を書類間で統一しておくと、取引先の照合作業がスムーズになるでしょう。

納品先の会社名や個人の氏名を記入します。納品先が会社（部署など）の場合は「御中」、個人の場合は「様」を記入しましょう。

社内で管理・確認がしやすいように、納品書番号を記入します。

納品した正確な日付を記入します。配達の場合は出荷日もしくは到着日、サービスなどは納品日（提供が完了した日）を記載しましょう。

商品やサービスを納品する会社（自社）や個人の名前、住所、電話番号などを記入しましょう。見積書などを事前に発行している場合に同様の情報を記載しておくと、トラブルの防止につながります。

納品書の書式に定めはないので、社印も必須ではありません。使用する場合は納品者情報の右下あたりに、文字に重ねるように角印を押しましょう。

納品した商品やサービスの品名や品番、数量および単位、単価や金額などを記入します。なお、単価や金額は税別で記載しましょう。

納品した商品やサービスの小計金額（税別）、消費税、合計金額（税込）を記入します。

納品書を作成する手段には、手書き・Excel/Word・専用ソフトやクラウドサービスの大きく3つがあります。発行頻度・取引規模・インボイス対応の必要性によって選択肢が変わるため、自社の運用に合うものを選ぶことが重要です。

＜納品書の作成方法の比較＞

手書き納品書は、市販の複写式納品書用紙を使い、ボールペンで記入する方法。少額・少件数の取引や、その場で控えを渡したい場面に向いています。

導入コストはほぼゼロで誰でもすぐ始められる一方、計算ミスや記入漏れが起きやすく、インボイス制度の登録番号や軽減税率対応も毎回手書きで行う必要があります。発行件数が月10件を超えると、運用負荷が大きくなりがちでしょう。

Excel・Wordで納品書テンプレートを作成し、案件ごとに数値を入力する方法です。多くの会計・税務関連サイトが無料テンプレートを配布しており、自社用に調整しやすい点が特徴。

Excelの場合、合計金額や消費税額をSUM関数などで自動計算でき、ヒューマンエラーを減らせます。一方で、インボイス対応のためにテンプレートを修正したり、PDF変換して送付したり、電子帳簿保存法に対応した保存方法を別途整備しなければなりません。

請求書発行サービスや会計クラウドサービスでは、納品書・請求書・見積書をワンストップで作成・発行できます。取引先情報や品目マスタを登録しておけば毎回入力する手間がなく、インボイス制度や電子帳簿保存法にも標準対応した製品が多いのが特徴です。

発行件数が多い事業者や、複数担当者で運用するチームに適した作成方法。

freeeが提供する「freee請求書」は、見積書・納品書・請求書を1つの取引データから連続して発行でき、インボイス制度の登録番号や税率区分も自動で反映できます。発行業務の効率化を検討している場合の選択肢の1つです。

実際には納品していない商品やサービスを記載した納品書を発行した場合、詐欺罪や各種書類虚偽記載罪などに問われ、刑事責任を負うおそれがあります。

日付などの軽微なミスでも、誤りがあった場合は取引先に連絡し、すぐに正しい納品書を再発行しましょう。やむを得ず再発行できない場合は、記載ミスの部分を二重線で消し、訂正印を押したものを再送します。訂正印は納品書の印鑑と同一のものか、担当者印にしましょう。

納品書の受領者は、その納品書を一定期間保管しておかなければなりません。

個人事業主の保管期間は原則5年で、消費税の課税事業者は7年間です。法人は税法上では原則7年、会社法上では10年となっているため、10年に合わせて保存できるよう備えておくと安心です。

なお、納品書を含む見積書や契約書、領収書など、取引に関わる書類をすべて保管することも法人税法上の義務。

＜納品書の保管期間＞

加えて、インボイス制度のもとで納品書を適格請求書として発行・受領する場合、売り手・買い手ともに7年間の保存が義務付けられています。仕入税額控除を受ける買い手側は、適格請求書としての納品書を保存していないと控除を受けられないため、保存漏れには特に注意が必要です。

納品書はかつて原則「紙での保存」が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法の改正により、一定の要件を満たせばスキャナ保存や画像データなどの電子データとして保存できるようになりました。

特に、電子メールやクラウド経由でPDFの納品書を授受した場合は「電子取引データ」に該当します。電子取引データは2024年1月から電子保存が原則義務化されており、紙に印刷しての保存は原則認められません。早めに保存体制を整えておくと安全です。

なお、保存にあたって従来必要だった税務署長の事前承認は、改正により不要となっています。ただし電子データは情報漏えいのリスクもあるため、セキュリティ対策もあわせて検討しましょう。

納品書は商品やサービスを納品した際に都度発行し、請求書は毎月1回月末などにまとめて発行するのが一般的です。

これら両方の役割を兼ねた文書を1枚にまとめたものを「納品書兼請求書」といいます。

納品書兼請求書なら、納品後に請求書を別で送る手間がかかりません。物品などを持たないサービスで、かつ納品と請求が同時に行えるビジネスモデルなどで活用されます。

納品書兼請求書は便利ですが、発行のタイミングが異なる書類をまとめるという性質上、どんな状況でも発行できるわけではありません。

具体的には、次のようなケースで発行できます。

納品書兼請求書は発行する側・受け取る側双方にメリットがあります。

納品書兼請求書の発行日は、請求書と納品書のそれぞれの役割を機能させるために、発行日と納品日の両方を記載しましょう。

納品日については、原則として商品を実際に納品した日を記載します。ただし、商品を発送する場合は、出荷日もしくは納品先への到着日を納品日として記載するのが一般的です。

納品書と同様に、納品書兼請求書も電子化が可能。電子帳簿保存法の改正により、一定の要件を満たせば、税務署長の事前承認なく電子データとして保存できます。主な方法は、紙の納品書をスキャンする方法と電子化システムを利用する方法の2種類です。

改正電子帳簿保存法では、データ改ざんを防ぐ「真実性の確保」と、閲覧・確認をしやすくする「見読性の確保」の2点が要件。スキャンする場合は200dpi以上の解像度やタイムスタンプの付与などが必要です。なお、スキャナ保存についても税務署長の事前承認は不要となっています。

2023年10月1日に「インボイス制度（適格請求書等保存方式）」が始まり、現在は適格請求書（インボイス）を発行・保存しないと、買い手側は消費税の仕入税額控除を受けられません。納品書も、所定の要件を満たせば適格請求書として扱うことができます。

納品書を単独で適格請求書として発行する場合、消費税法上の記載5項目に加えて、次の3項目の追加が必要。

売り手側がインボイスを発行するには、事前に税務署で適格請求書発行事業者の登録が必要です。登録を受けていない事業者が発行した納品書は、たとえ上記項目を記載していても適格請求書としては認められません。

実務では、納品書と請求書を組み合わせて適格請求書の記載要件を充足させる運用も認められています。たとえば、納品書側に取引内容・税率ごとの対価の額・適用税率を記載し、請求書側に登録番号・税率ごとの消費税額を記載することで、2書類セットで適格請求書として機能させることも可能。

この場合、買い手は両方の書類を保存することで仕入税額控除を受けられます。納品の都度すべての要件を満たす納品書を作る運用が難しい事業者は、この合算方式を検討するとよいでしょう。

買い手は、受領した納品書（または納品書＋請求書セット）が適格請求書の要件を満たしているかを確認します。特に、取引先が適格請求書発行事業者として登録されているかは、国税庁の「適格請求書発行事業者公表サイト」で登録番号を検索することで確認できます。

要件を満たしていない場合は、原則として仕入税額控除を受けられません。ただし、免税事業者からの仕入れについては経過措置が設けられており、一定割合を控除できます。令和8年度税制改正で適用期限が2年延長され、控除割合のスケジュールは次のとおり見直されました。

＜免税事業者からの仕入れに係る経過措置（控除割合）＞

納品書は、商品やサービスを納品した際に発行する書類です。法的な発行義務はありませんが、注文通りに納品されたかを発注者が確認でき、所有権の移行を示す書類としても役立ちます。

書き方や記載ミスの対処法、納品書兼請求書の活用方法を押さえておくと安心。インボイス制度のもとでは登録番号や税率ごとの消費税額の記載も必要になるため、発行件数が多い場合は専用ソフトやクラウドサービスの導入も検討しましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

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具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

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納品書の発行は、法的に義務付けられてはいません。とはいえ、取引先の納品に関する不安を取り除く役割を持った重要な書類なので、基本的には発行したほうがよいでしょう。

詳しくは「納品書とは」で解説しています。

納品書は商品やサービスなどの納品時に発行される書類で、請求書は提供した商品やサービスを引き渡した後、取引先に対価の支払いを依頼するための書類。作成する目的も発行するタイミングも異なりますが、条件によっては「納品書兼請求書」として1枚にまとめることもできます。

詳しくは「請求書と納品書の違い」で解説しています。

納品書と領収書の内容は似ていますが、領収書代わりにするのは適切ではありません。領収書は課税文書に該当し、受取金額が5万円以上の場合は印紙税の対象になります。代金を受け取った事実を証明する場合は、領収書を発行しましょう。

詳しくは「領収書と納品書の違い」で解説しています。