請求書の基礎知識

請求書の様式について

最終更新日:2021/07/14

売上が発生するたびに作成する請求書。取引先によって書き方を変えていると作成に時間がかかる上に、記載ミスを招いてしまいます。

この記事では、請求書に記載すべき項目や基礎知識を解説します。

請求書の様式について

目次

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クラウド会計ソフトfreeeを利用すると、請求書の作成・発行後の入金管理ができます。請求書を作成すると自動で帳簿をつけるので、経理の効率化が図れます。

請求書とは?

請求書とは、商品やサービスなどを納品したあと、発注者に支払いを依頼する書類です。

商品やサービスの納品があっても、請求書が相手に送られていなければその代金は支払われません。請求書は基本的に納品者が発行する必要があるため、忘れずに発行・送付をしましょう。事前に前払契約をしていれば、納品前に「前払請求書」を発行して、支払いを確認後に納品することも可能です。

なお、請求書の発行頻度は、商品の納品ごとに発行される「都度方式」と、締め日を設定して月に1度請求する「掛売方式」の2つの方法があり、企業間取引では、掛売方式が一般的です。

請求書の明細はどうするべき?

「請求書」とは別に「請求明細書」という言葉を耳にしたことがあるかと思います。請求書よりも明細に記載されているものを請求明細書と位置付けている事業所が多いようですが、基本的に「請求書」と「請求明細書」は同じ扱いになります。

会計上は請求内容が把握でき、消費税を含んだ合計額が記載されていれば、請求書の様式として成立します。

取引相手に送付する場合は、先方からの特別な要望がない限り請求書のみで問題ありません。仮に請求明細書を別で依頼された場合は、以下の内容を記載しましょう。

<請求書に記載する項目>

  • 製品の名称
  • 総合計金額
  • 課税額

<請求明細書に記載する項目>
  • 製品の名称
  • 単価
  • 取引数

請求書に何を書けばいい?

国税庁が挙げる請求書に、必ず記入すべき項目を見ていきましょう。

  • 請求書作成者の氏名もしくは名称(法人名など)
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込で記載)
  • 取引先の氏名もしくは名称(法人名など)
この5つの項目を記入していれば、請求書として問題ありません。また、フォーマットや書き方に関して決められたルールはありません。

重要なのは取引相手に対するマナーです。そのため、取引相手の要望の把握が必要になります。

請求書を送る目的は「入金してもらうこと」です。つまり、請求書を受領し入金する取引相手が理解しやすい内容にしなければなりません。

参考:国税庁「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

入金をスムーズにするための記載事項

入金してもらうという請求書発行の目的を果たすには、様式として追加で記載しておいたほうがいい項目がいくつかあります。以下を参考に作成してみましょう。

  • 請求相手の宛名:会社名(もしくは個人名)を敬称(御中・様)を添えて記載
  • 請求書番号
  • 請求書発行日
  • 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
  • 合計請求額
  • 商品・サービス名(数量・単価・小計・消費税なども記載)
  • 合計金額・振込手数料
  • 振込先
  • 支払(入金)期限

請求書番号とは、請求書ごとに割り振られた管理用の番号のことです。

請求書番号は必須ではありませんが、請求書の発行量が増えた場合、番号が割り振られていた方が管理が簡便になります。

また、見積書にも同じく番号を付与し、請求書と揃えるなどの工夫をするとより管理がしやすいでしょう。クラウド会計などを使う場合は、一元管理が簡単になるため不要なものですが、そうで無い場合は活用したいポイントです。

以上が、請求書を作成する上での一般的な様式です。マナーを守りながらスムーズな取引を心がけましょう。

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バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。

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