請求書の基礎知識

請求書の様式について

最終更新日:2021/07/14

請求書の様式について

売上が発生するたびに作成する請求書。取引先によって書き方を変えていると作成に時間がかかる上に、記載ミスを招いてしまいます。

この記事では、請求書に記載すべき項目や基礎知識を解説します。

目次

請求書とは?

請求書とは、商品やサービスなどを納品したあと、発注者に支払いを依頼する書類です。

商品やサービスの納品があっても、請求書が相手に送られていなければその代金は支払われません。請求書は基本的に納品者が発行する必要があるため、忘れずに発行・送付をしましょう。事前に前払契約をしていれば、納品前に「前払請求書」を発行して、支払いを確認後に納品することも可能です。

なお、請求書の発行頻度は、商品の納品ごとに発行される「都度方式」と、締め日を設定して月に1度請求する「掛売方式」の2つの方法があり、企業間取引では、掛売方式が一般的です。

請求書の明細はどうするべき?

「請求書」とは別に「請求明細書」という言葉を耳にしたことがあるかと思います。請求書よりも明細に記載されているものを請求明細書と位置付けている事業所が多いようですが、基本的に「請求書」と「請求明細書」は同じ扱いになります。

会計上は請求内容が把握でき、消費税を含んだ合計額が記載されていれば、請求書の様式として成立します。

取引相手に送付する場合は、先方からの特別な要望がない限り請求書のみで問題ありません。仮に請求明細書を別で依頼された場合は、以下の内容を記載しましょう。

<請求書に記載する項目>

  • 製品の名称
  • 総合計金額
  • 課税額

<請求明細書に記載する項目>
  • 製品の名称
  • 単価
  • 取引数

請求書に何を書けばいい?

国税庁が挙げる請求書に、必ず記入すべき項目を見ていきましょう。

  • 請求書作成者の氏名もしくは名称(法人名など)
  • 取引年月日
  • 取引内容
  • 取引金額(税込で記載)
  • 取引先の氏名もしくは名称(法人名など)
この5つの項目を記入していれば、請求書として問題ありません。また、フォーマットや書き方に関して決められたルールはありません。

重要なのは取引相手に対するマナーです。そのため、取引相手の要望の把握が必要になります。

請求書を送る目的は「入金してもらうこと」です。つまり、請求書を受領し入金する取引相手が理解しやすい内容にしなければなりません。

参考:国税庁「No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

入金をスムーズにするための記載事項

入金してもらうという請求書発行の目的を果たすには、様式として追加で記載しておいたほうがいい項目がいくつかあります。以下を参考に作成してみましょう。

  • 請求相手の宛名:会社名(もしくは個人名)を敬称(御中・様)を添えて記載
  • 請求書番号
  • 請求書発行日
  • 請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
  • 合計請求額
  • 商品・サービス名(数量・単価・小計・消費税なども記載)
  • 合計金額・振込手数料
  • 振込先
  • 支払(入金)期限

請求書番号とは、請求書ごとに割り振られた管理用の番号のことです。

請求書番号は必須ではありませんが、請求書の発行量が増えた場合、番号が割り振られていた方が管理が簡便になります。

また、見積書にも同じく番号を付与し、請求書と揃えるなどの工夫をするとより管理がしやすいでしょう。クラウド会計などを使う場合は、一元管理が簡単になるため不要なものですが、そうで無い場合は活用したいポイントです。

以上が、請求書を作成する上での一般的な様式です。マナーを守りながらスムーズな取引を心がけましょう。

無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
・在籍証明書
・顛末書 など

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

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請求書以外にも、見積書や納品書なども作成可能です。