請求書の基礎知識

請求書の破棄が必要となる2つのケースとはいつ?

最終更新日:2022/03/30

請求書は、ビジネスには欠かせないものですが、請求が終わったあとはどうすればいいのでしょう。すでに役目を終えた書類ですから、破棄することも考えている場合もあると思います。

今回は、請求書を破棄する方法について説明します。


請求書の破棄が必要となる2つのケースとはいつ?

目次

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請求書は基本的には破棄してはいけない

請求書は請求そのものに必要な書類ですが、請求が行われたことを証明する書類としての役目もあります。そのため、請求書は請求業務が終了してからも保存する必要があります。

法人の場合、事業年度の確定申告期限の翌日から7年間、青色申告書を提出した事業年度において欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた場合、または青色申告書を提出しない事業年度において災害損失欠損金額が生じた場合には、10年(平成30年4月1日以前に開始した事業年度については9年)となっています。

請求書の破棄が必要となるパターン

前述のように、請求書は基本的に破棄してはいけないものですが、実務的には請求書の破棄が必要となるケースも存在します。

具体的には以下の場合に請求書の破棄が必要になります。

請求書の内容に間違いがあった場合

1つ目は、請求書の内容に間違いがある場合です。請求書は請求内容を証明するものですから、口頭やメールでの訂正だけでは不十分です。請求書に訂正がある場合は受取人に訂正の旨とお詫びを伝え、請求書を破棄してもらい、新しい請求書を再発行する必要があります。

請求書を紛失した場合

もうひとつは、紛失などにより請求書を再発行し、そのあとに先に発行した請求書が発見された場合も間違って重複して支払われないために、一方の請求書を破棄することが必要です。

請求書を破棄したい場合は電子保存という選択肢もある

紙の請求書はかさばりますし、7年間の保存期間を考えると、なるべく保存したくないのが本音ではないでしょうか。そこで、請求書やレシートをスキャナやスマホなどで撮影し、電子データとして保存することも可能です。

令和3年12月31日までは、請求書などの国税関係帳簿を電磁的記録(電子データ)により保存する場合、事前に税務署長の承認が必要でしたが、令和4年1月1日以降は、該当する請求書のコピーやスキャナ保存について、事業者の事務負担軽減のため、事前承認が不要になりました。

参考・引用元:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました

まとめ

今回は、請求書の破棄について説明しました。請求書は保存義務がある書類ですが、請求書に誤りがある場合や再発行後に先に発行した請求書が見つかった場合などは破棄する必要があります。

請求書の破棄が必要になるケースをしっかりと理解して、請求業務を行うようにしましょう。

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