請求書の基礎知識

ビジネスのやり取りに欠かせない請求書ですが、請求が終わった後はどのようにすればいいのでしょうか。役目を終えている書類となりますので、破棄などを考えている場合もあると思います。今回は請求書の破棄について説明しようと思います・

請求書は請求そのもののために必要ですが、それ以外に請求が行われたことを証明する書類としての役目があります。そのため、請求書は請求業務が終了してからも保存する必要があります。具体的には、法人の場合決算から7年間の保存が必要となります。

上記のように、請求書は基本的には破棄してはいけませんが、それとは別に請求書の破棄が必要となるケースも存在します。

1つ目は、請求書の内容に間違いがあるパターンです。請求書は請求内容を証明することになりますので、口頭やメールで間違いを訂正するだけではいけません。請求書に訂正がある場合は、先方に訂正の旨と謝罪をした上で破棄をお願いし、新しく請求書を発行し直す必要があります。

2つ目は、紛失などで請求書を再発行し、その後見つかり同じ内容の請求書が複数存在してしまうケースです。このようなケースが発生することをあらかじめ予測しておき、再発行の請求書は再発行のものだとわかるようにしておくことが必要ですが、支払いの重複を防ぐ意味でも片方の請求書の破棄が必要となるでしょう。

紙の請求書はかさばりますし、7年間の保存期間を考えるとなるべく保存したくないのが本音、という方も多いのではないでしょうか。請求書やレシートをスキャナやスマホで撮影し、電子データとして保存することができるよう、法律の整備が進んでおります。

実際に紙の請求書を破棄できるような体制を整えるためには認可を得たり、基準を満たすようなスキャナなどを用意したり、業務フローを変え、要件に適合するなどのハードルがありますが、満たすことができれば電子保存をすることもできます。詳しく調べてみてもいいでしょう。

今回は請求書の破棄について説明しました。請求書は保存することが決められている書類ではありますが、請求書の内容に誤りがある場合や再発行したものの、原本となる請求書が見つかった場合などは破棄する必要があります。しっかりと覚えておきましょう。

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
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