請求書の基礎知識

請求書をメールで送る際の基礎知識と注意点

最終更新日:2022/05/12

請求書をメールで送る際の基礎知識と注意点

2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正やペーパーレス化に伴い、請求書を郵送から電子メールで送付する企業が増えています。メールによる請求書の送付は、コスト削減や業務効率の向上等が期待されます。

本記事では、請求書をメールで送る際の基本的な知識や注意点について解説します。請求書の書き方や記載項目について詳しく知りたい方は「請求書の書き方完全ガイド!請求書の作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します」をご参照ください。

目次

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請求書をメールで送るメリットとデメリット

請求書とは、金額や請求先企業名、支払先銀行口座などの必要事項を記載し、契約時に取り決めた期日までに送付・支払いを求める書類のことです。

法律上、請求書は企業間の取引において書類で発行することが必須とはされていないため、取引の証明となるのであればメールで送付しても問題はありません。

上述したようにメールによる請求書の送付は、コスト削減や業務効率の向上が期待できるなどさまざまなメリットがあります。ここではメールで請求書を送るメリットとデメリットをそれぞれ紹介します。

請求書をメールで送るメリット

請求書をメールで送る代表的なメリットは以下の4つです。

  1. 紙・インク・郵送コストの削減
  2. 請求書を発行する作業時間が短くなる
  3. 請求書の再発行・修正対応が早くて効率的
  4. 会計ソフトとの連携ができる

請求書を紙による書面で送るのではなく、メールで送付することによって、紙や封筒、切手や印刷におけるインク代、郵送にかかる費用、郵送に伴う人件費といったコストの削減ができます。

請求書に不備があった場合、郵送の場合は返送する手間や時間がかかってしまいますが、メールによる送付であれば、それらの時間を短縮できる点も大きなメリットと言えるでしょう。

また、近年は会計ソフトが広く普及しているため、電子ファイルの請求書であればそれらのソフトとの連携が容易な点も大きな魅力のひとつです。

請求書をメールで送るデメリット

反対に、請求書をメールで送るデメリットについては以下が考えられます。

  1. 導入・運用コストがかかる
  2. 電子データのリスク(情報漏洩など)
  3. 紙を希望する取引先がいる

請求書を電子ファイルで送るためにシステムを新たに導入する場合には、導入コストや運用コストといった費用が発生する場合があります。また、電子データならではのリスクとして、送り先の間違いや悪意あるウィルスなどによる情報漏洩、受取先のメールの見落としなども挙げられます。

取引先の中には紙での請求書を希望するところも一定数いることが予想できるため、その場合は紙と電子ふたつの請求書を管理しなければならないことが考えられます。

請求書をメールで送る際の注意点

さまざまなメリットがあるメールでの請求書送付ですが、書類とは異なり送る際には気を付けなければならないことがあります。ここでは請求書をメールで送る際に気を付けるべきことについて紹介します。

請求書をメールで送付してよいか送り先に確認する

請求書をメールで送る場合は、事前に送り先に請求書の取り扱いについて確認をし、請求書をメールで送る事について了承を得る必要があります。商取引において、請求書の原本送付を必須としている企業は多く、その場合は請求書の原本がなければ取引自体が難しくなる場合があります。

請求書の原本が必要な場合は、まずメールで請求書を送り、後から原本を郵送するようにしましょう。また、初めて取引をする企業には、請求書の送付方法を事前に確認しておくと、未然にトラブルを防ぐことができます。

請求書のデータ形式はPDFで送付する

請求書のデータは、WordやExcelで作成することが多いですが、取引先にメールで送る際には、データ形式をPDFに変換しておくとよいでしょう。

WordやExcelはデータの修正が容易であるため、ファイルを開くタイミングでデータを意図せず変更してしまったり、ファイル内に自動計算などの数式が入っていれば、ファイルを開く環境によってはその数式が崩れる可能性があります。そのため、WordやExcelで作成した請求書のデータは、取引先に送る前に、簡単に改変できず、レイアウトが崩れないPDFファイルにしたものを送ることをおすすめします。

また、メールの誤送信やファイルの流出などのトラブルに備えて、送付するファイルにパスワードを設定しておくことも効果的です。その際、請求書とパスワードを記載したメールを別々に送信すると、さらにリスクを減らすことができます。

押印が必要か確認する

会社が承認した正式な書類である証明として、請求書には会社の印鑑を押すことが一般的です。しかし、電子書類に押印する印鑑は法的な効力を持つわけではないので基本的には無くても問題はありません。

しかし、会社によっては「押印されていないものでは受け付けることができない」というケースもあるため、押印が必要かどうかは取引先に事前に確認したほうがよいでしょう。

【関連記事】
請求書に印鑑は必要?法律やビジネスマナーの面から請求書と印鑑の関係を解説

メールの件名は請求書が添付されていることがわかるようにする

取引先に請求書をメールで送付する際には、日々受信しているであろう多くのメールに埋もれてしまわないよう、メールの件名を一目で請求書が添付されていることがわかるようにしましょう。メールを送った後に請求書をメールで送付した旨を電話などで伝えることができればより確実です。

電子帳簿保存法改正に伴う対応をする

請求書をデータでやり取りする方法は電子取引にあたり「電子帳簿保存法」にその要件が定められています。また、2022年の電子帳簿保存法改正に伴い、電子取引で発生した電子データは発行側・受取側ともに7年間の原本の保存が義務となりました。

電子帳簿保存法について、詳しくは以下の記事をご覧ください。

【関連記事】
2022年1月改正!電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法の改正に伴い、請求書をメールで送る際には以下の点に気を付けましょう。

ファイル名を検索しやすいものにする

電子帳簿保存法の要件の中には「検索性の確保」が必要と定められています。そのため、ファイル名は「取引年月日」「取引金額」「取引先名(自社名)」を含んだものに統一するようにし、税務署より提出を求められた場合には、一括でダウンロードすることができるようにしておく必要があります。

社内で電子ファイルの保存についての規定を決める

電子取引で発生した電子データは発行した側も受け取った側も原本を7年間保存しておかなくてはいけません。そのため、自社の運用に合った事務処理規定を作成したうえで、電子データの紛失や改ざん等のトラブルが起きないよう徹底するようにしましょう。

請求書をメールで送る場合の例文

請求書をメールで送付する際、メールの本文には送付状と同じように請求書の内容について詳細を記載し、請求書がいつのものか、また支払いの期限はいつまでなのかを記述しておくようにしましょう。

メール本文の例

件名:【請求書】9月分請求書送付(添付書類1件)
株式会社◯◯
▲▲ ▲▲様

いつもお世話になっております。
freee株式会社のつばめ 太郎です。

日頃は弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。

「●●●●●」の件について、9月分の請求書をメール添付にてお送りします。
(添付ファイル:freee_invoice_201709.pdf)

内容をご確認の上、期日までにお振り込みいただけますよう
よろしくお願いいたします。

・ご請求番号:1234567
・ご請求内容:●●●●●
・ご請求金額:00,000円
・お支払い期限:□□□□年□月□日

ご不明な点がございましたら、つばめまでお問い合わせください。

今後とも、よろしくお願いいたします。

----------------------------------------------------
freee株式会社 営業部
つばめ 太郎
TEL:03-0000-0000
MAIL:XXXX_XXXX@freee.co.jp
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まとめ

電子帳簿保存法の改正に伴い、メールで請求書を送る企業がますます増えてくることが予想されます。請求書をメールで送る際に、送り先とトラブルにならないよう、事前に気を付けるべき点の確認を行い、スムーズな取引ができるよう心掛けましょう。

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