請求書の基礎知識

請求書、メールで送ってもよいもの?知っておくべき基礎知識

請求書の送り方として一般的なのは、取引先への郵送ですが、最近ではメールで済ませる場合も増えてきたようです。
請求書をメールで送ることは、法律的・マナー的にどうなのでしょうか。今回は請求書とメールに関する情報をご紹介していきます。

請求書はメールで送っても良い?

請求書はメールで送っても良いものなのでしょうか。
請求書とは、法律で発行が義務付けられている書類ではありませんから、極端にいうと発行しなくてもいい書類となります。つまり、メールで請求書を発行しても、取引きの証明となるのであればまったく問題はありません。

しかし、原本の送付を必須としている企業(取引先)も多く、その場合は、もし請求書の原本が存在しないと取引きすること自体が難しくなるでしょう。また、請求書がないことで、取引きが実際にあったかどうかを証明しにくくなってしまうと考える会社もあります。メールで請求書を送り、あとから原本を郵送するという流れが現実的でしょう。

ちなみに、請求書をメールで送っている企業の割合は十数%というデータもあります(2015年3月、株式会社ラクス調べ)。初めて取引きをする企業には、事前に請求書をメールで送っても問題ないか、注意事項はないか、聞いておくと良いでしょう。

ExcelやWordのデータで送ればいいの?

メールで請求書を送る場合、どのようなデータ形式で送ればいいのでしょうか?メールの本文に直接入力する人はほとんどいないと思いますが、もちろん、それは厳禁です。メール送付が可能といっても、相手先は送られた請求書をプリントアウトして経理に回したり、保管したりすることが多いので、プリントアウトしにくいテキストデータは嫌われます。

また、ExcelやWordで請求書を作成し、そのデータを添付する方法も見られますが、これも避けたほうが良いでしょう。ExcelやWordのデータは簡単に修正できますし、データを開いた際に意図せず数字を削除してしまったり、追加してしまったりすることもあるでしょう。特にExcelで自動計算を設定していると、金額が変わることにもなりかねません。さらに、ExcelやWordのファイルは「バージョンによっては開けない」「レイアウトが崩れる」といった問題が起きる場合もあります。

メールで請求書を送る場合のデータ形式は、「PDF」が無難です。PDFであれば簡単に修正はできませんし、ほとんどのパソコンで開くことができます。現在、請求書を送る上で、一番便利で最も一般的なデータ形式です。

請求書の印鑑はどうする?

引用元:株式会社Misoca

PDFで請求書を送る場合、「印刷した書類にハンコを押してからスキャナーで取り込む」というやり方をしている人もいるでしょう。しかし、この方法は二度手間ですし、毎月多くの請求書を発行する場合には向いていません。

この手間を短縮するために「電子印鑑を請求書に用いたい」と考える人も多いのではないでしょうか。しかし、電子印鑑は一般的な印影を電子化したものなので、本人であることを確認することができません。そのため、たとえ押印してあったとしても「法的な効力を持たない書類」になってしまいます。

ちなみに、請求書にハンコを押すことは義務ではなく、請求書の偽造を防止する目的で習慣化されたものです。つまり、PDFで送付する請求書に印鑑がなくても、法的には問題ありません。

しかし、メールで送る場合であっても「印鑑がなければ受け付けない」という会社もあります。その場合は、電子印鑑などを利用するといいでしょう。

請求書をメールで送る場合の例文

請求書をメールで送る場合、事前に先方にメールで送っても良いか、原本の扱いはどうするのか、確認をとることが大切です。また、メールにPDFを添付する場合は、郵送で送付状をつけて送るように、請求書の内容がわかる内容をメールに添えて送るようにしましょう。具体的には、メールに請求書が添付されていることを件名と本文に記述し、請求書がいつのものか、また支払いの期限はいつまでなのかを記述しておくと親切です。

【請求書をメールで送る場合の例文】

・件名
【請求書】9月分請求書送付(添付書類1件)

・本文
株式会社○○
○○○○様

いつもお世話になっております。
株式会社freeeの山田一郎です。

日頃は弊社サービスをご利用いただき、ありがとうございます。

「○○○○○○」の件について、9月分の請求書をメール添付にてお送りします。
(添付ファイル:freee_invoice_201709.pdf)

内容をご確認の上、期日までにお振り込みいただけますよう
よろしくお願いいたします。

ご請求番号:1234567
ご請求内容:○○○○○○
ご請求金額:00,000円
お支払い期限:○○○○年○月○日

ご不明な点がございましたら、
お手数ですが山田までお問い合わせください。

今度ともどうぞよろしくお願いします。

----------------------------------------------------
株式会社freee 営業部
山田一郎
TEL:03-0000-0000
MAIL:yamada.ichiro@freee.co.jp

まとめ

請求書をメールで送るケースは増えていますが、双方の確認がとれていないと、無駄なトラブルなどを引き起こしかねません。
郵送による送付と比較すると、コストの削減や手間の軽減など、送付側、受取側にとってメリットが大きいことは確かですが、いきなりメールで送るのではなく、初めに取引先の理解を得た上で行うようにしてください。

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