請求書はメールでの送付が可能です。ただし、取引において重要な書類となるため、事前に確認しておくべきことや正しい送り方を理解しておきましょう。

また、件名や本文に請求書を添付している旨をわかりやすく記載しておくなどの配慮も必要です。

本記事では、請求書をメールで送付する際に気をつけるべきことや、送付時の文面について解説します。

請求書の書き方や記載項目について詳しく知りたい方は、別記事「請求書の書き方完全ガイド！請求書の作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します」をあわせてご確認ください。

• 請求書はメールで送ってもいい？
• 請求書をメールで送る際の注意点
• 請求書をメールで送付してよいか送り先に確認する
• 請求書のデータ形式をPDFなどの改ざんできないものにする
• 押印が必要か確認する
• 件名で請求書の添付がわかるようにする
• 送信ミスがないようにチェックする
• 電子帳簿保存法に対応した電子請求書を作成する
• 【ケース別】請求書をメールで送るときの文例
• 【送付側】請求書をPDFで送付する場合（原本を郵送しない場合）
• 【送付側】請求書をPDFで送付した場合（原本も郵送する場合）
• 【受領側】請求書の送付を催促したい場合
• 【受領側】請求書を受領した旨を連絡する場合
• 請求書をメールで送るメリット
• 請求書をメールで送るデメリット
• 請求書の送付をメールに変更するのに最適なタイミング
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

請求書は、紙で送らなくても問題ありません。

PDFファイルなどの電子データをメール送信する場合、あるいは電子帳票システムを使ってWeb配信する場合も、従来のように紙で印刷し、郵送した請求書と同じ有効性をもつことになります。

ちなみに、請求書の発行は法的に義務付けられているものではありません。しかし発行された請求書は法的に効力をもち、取引の証拠にもなります。


出典：e-Gov法令検索「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」

メールで請求書を送付する場合、書類とは異なり、送る際には気をつけなければならない点がいくつかあります。

請求書をメールで送る場合は事前に送付先へ確認し、了承を得ておきましょう。

商取引で請求書の原本送付をマストとしている企業は多く、原本がないと取引自体ができないというケースもあるので注意が必要です。

請求書の原本が必要な場合は、まずメールで請求書のデータを送り、その後に原本を郵送しましょう。初めて取引をする企業に対しては、請求書の送付方法を事前に確認しておくと未然にトラブルを防ぐことができます。

請求書のデータはWordやExcelで作成するのが一般的ですが、取引先にメールで送る際は編集制限をかけたPDFや画像データなど、作り替えにくいデータ形式で送るようにしてください。

また、メールの誤送信やファイルの流出などにも備える必要があります。

リスク軽減のため、送付するファイルにはパスワードを設定しておき、請求書とパスワードが記載されたメールを別々に送るようにしましょう。

「会社が承認した正式な書類」の証明として、請求書には会社の印鑑を押すケースが一般的です。しかし、書類に押印する印鑑は法的な効力を持つわけではないので、なくても問題はありません。

なかには「押印のないものは受け付けることができない」という会社もあるため、押印が必要かどうかは事前に確認しておきましょう。

【関連記事】
請求書に印鑑は必要？法律やビジネスマナーの面から請求書と印鑑の関係を解説

メールで請求書を送るときは、メールの件名や本文に請求書を添付していることがわかるように記載しましょう。

なお、取引先のメールボックスには膨大な量のメールが届いていることを想定し、メールボックスの一覧の時点である程度内容がわかるよう、件名に「自社名」「要件の要約」「請求書を添付している旨」など要点を書いておくのがおすすめです。

件名には、請求書が添付してある旨に加え、何月分の請求書なのか、といった情報も含めるとよいでしょう。

毎月件名を大きく変えてしまうと、取引先が判別しにくくなるため、請求書の件名形式や文言は統一しておくと親切です。

請求書を送る前に、以下のような不備がないか今一度確認しましょう。

また、メールを送信したあとも「送信済み」となっているか確認しましょう。

請求書をデータでやり取りする方法は電子取引にあたり、「電子帳簿保存法」にその要件が定められています。

請求書をメールで送る際は、以下の点に気を付けましょう。

電子帳簿保存法の要件の中には、「検索性（データの探しやすさ）の確保が必要」と定められています。

そのため、ファイル名を「取引年月日」「取引金額」「取引先名（自社名）」を含んだ形式で統一し、税務署より提出を求められたら一括でダウンロードできるようにしておく必要があります。

請求書のデータは、「見読性（いつでも閲覧できる状態、あるいは誰でも明確に読める状態）」を確保する必要があります。モニターの画面上で表示したり、プリンターで紙に出力したりするための設備を用意しておきましょう。

請求書を電子化して保存する際は、故意に改変や削除などがされない「完全な状態」であることを証明できなければなりません。これを、「真実性の確保」といいます。

具体的な方法としては、タイムスタンプ機能や訂正・削除の履歴が残るシステムを用いるケースが一般的です。

電子取引で発生した電子データは、発行した側も受け取った側も原本を一定期間（法人：7年間／個人：5年間）保存しておかなくてはなりません。

自社の運用に合った事務処理規定を作成したうえで、データの紛失や改ざんなどのトラブルが起きないよう管理を徹底しましょう。

電子化処理に慣れていない電子化導入初期は、「正しいファイル形式で保存できていない」「スキャンした画像データが要件を満たしていない」「保存したと思っていたファイルが保存できていない」といったトラブルがあるかもしれません。

電子化導入初期は「ミスがある前提」でマニュアルを作成し、トラブル解決も業務内容に含めた責任者を置くとよいでしょう。なるべく早く現場が電子化を常態化できるよう、修正作業が迅速に行える作業工程を業務に組み込んでください。


出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」

ここからは、請求書をメールで送る場合の例文をケース別に紹介します。

なお、請求書をメールで送付するときは、本文には送付状と同じように請求内容について記載するようにしましょう。

請求書の原本を郵送せず、請求書をPDFファイルでメールに添付する場合の例文です。

添付ファイルの名前と請求番号を明記し、請求書原本が必要であれば連絡が可能である旨を盛り込むと丁寧でしょう。

請求書の原本の送付をした後に、請求書をPDFデータをメールで送る場合の例文です。請求書をPDFで添付したことと、原本を郵送したことを明記します。

取引先が請求書原本を求めている場合も、メールでデータを送付すればより丁寧な印象が伝わるでしょう。

本来送付されてくるはずの請求書が確認できない場合は、請求書の送付を催促するメールを送るのもひとつの方法です。

自社で確認ができていない点や、請求書の確認が遅れると支払いに影響が出る点に加え、請求書を送付してほしい期限も記載しておくとよいでしょう。

通常通りに請求書が送付された場合や、遅れていた請求書を催促した結果、送られてきた場合は、請求書を受領した旨をメールで連絡します。

受領した請求書のナンバーや、ファイル名を併記し、いつまでに振り込むかも明記するとより丁寧な印象になります。

なお、請求書が遅れて到着したことを理由に振り込みが遅れる場合は、その旨も記載するとよいでしょう。

請求書をメールで送る代表的なメリットは以下です。

一般的に請求書の発行は毎月発生します。紙で請求書を作成・郵送する場合、取引先が多ければ多いほど用紙代・封筒代・インク代・切手代・郵送費用などの事務コストが膨らみます。

請求書を電子化し、メールでの送付に切り替えることで、これらのコスト削減につながります。

請求書を郵送していると、不備が見つかった場合に再発行した請求書が取引先の手元に届くまで時間がかかってしまいます。

請求書をメールで送付することで、修正が発生した場合にもすぐに再発行した請求書を先方へ送付することができます。

また、郵送だと再送にコストがかかりますが、メール送付であればそれもありません。

メールで送った電子請求書のデータを会計ソフトと連携させることも可能です。請求書を読み取れる会計ソフトなら、取引を記録し、必要な計算を自動でしてくれます。

確定申告を含めた会計処理がスムーズになるため、かなり大きなメリットといえるでしょう。

上述したように、請求書を電子化しメールで送付するとコスト削減や作業効率化につながります。しかし、導入にあたって注意すべきデメリットもあります。

以下のデメリットを理解したうえで、検討するようにしましょう。

場合によっては、スキャニング機器や会計ソフトなどの購入が必要になる可能性があります。使用するソフトウェアによっては、継続的に費用がかかるケースもあるでしょう。

請求書のメール送信も含め、電子ファイルのやり取りにおいては、コンピューターウイルスの感染などにも注意が必要です。

どちらか一方がコンピューターウイルスに感染している場合、知らないうちに悪意のあるソフトウェアを送信（受信）することもないとはいえません。パソコンやメールのウイルス対策もしっかり講じておきましょう。

取引先によっては紙の請求書の送付を求められる可能性があります。

その場合は、請求書の印刷や郵送作業を別途で行う必要があります。メールでの請求書送付を導入する前に、取引先に確認するようにしましょう。

これまで紙の請求書を送付していた取引先に対して、メール送付に切り替えたい場合は、請求書の内容に変更が生じたタイミングで送付方法についても一緒に提案してみるとよいでしょう。

具体的には、以下のようなケースが考えられます。

なお、インボイス制度が導入されるのは2023年10月1日からです。インボイス制度の導入後、仕入税額控除の対象となるためには、現行の区分記載請求書から「適格請求書」に内容を変更する必要があります。導入に向けた準備として電子化したい旨を打診してみましょう。

ほかにも、「書類をよりスピーディーに案内したい」「SDGsへの取り組みや紙資源使用量の削減などに貢献したい」といった理由で提案してみてもよいでしょう。

【関連記事】
インボイス制度とは？2023年10月導入までに必要な対応をわかりやすく解説

請求書を紙ではなくデータで作成し、メールで送信する方法には、コスト削減や業務効率化による作業時間の短縮など、さまざまなメリットがあります。

基本的な記載内容は、紙の請求書も電子の請求書も同じですが、取引先が請求書のメール送信に対応しているかどうか、改正電子帳簿保存法に対応した請求書になっているかは事前の確認が必要です。

請求書をメールで送信する際は、請求書のメールであることをわかりやすく記載し、ビジネスマナーの点で失礼のないように注意しましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

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請求書をメールで送る主なメリットは以下のとおりです。

詳しい内容は、記事内「請求書をメールで送るメリット」をご覧ください。

請求書をメールで送る際は、「取引先が請求書のメール送信に対応しているか」や「ファイル形式や押印の必要性」などを確認しておく必要があります。

また、請求書が添付されたメールであることをわかりやすく伝えられる件名にし、送信ミスがないかもチェックしましょう。

詳しい内容は、記事内「請求書をメールで送る際の注意点」をご覧ください。

請求書をメール送信するときの件名は、請求書が添付されていることがわかる文言にします。

詳しい内容は、記事内「件名で請求書の添付がわかるようにする」をご覧ください。