請求書はメールでの送付が可能です。ただし、取引において重要な書類であるため、取引先に事前に確認しておくべきことや正しい送り方を理解しておきましょう。また、件名や本文に請求書を添付している旨をわかりやすく記載しておくなどの配慮も必要です。

本記事では、請求書をメールで送付する際に気をつけるべきことや、送付時の文面について解説します。

請求書の書き方や記載項目について詳しく知りたい方は、別記事「請求書の書き方完全ガイド！請求書の作り方、記載すべき事項、請求書のやりとりの流れを紹介します」をあわせてご確認ください。

• 請求書はメールで送ってもいい？
• 請求書をメールで送る際の注意点
• ファイル形式はPDFを使用する
• 内容がわかるファイル名を設定する
• ファイルにパスワードを設定する
• 請求書を添付する旨を件名・本文に明記する
• 送信ミスがないようにチェックする
• 【ケース別】請求書をメールで送るときの文例
• 【送付側】請求書をPDFで送付する場合（原本を郵送しない場合）
• 請求書をPDFで送付する場合（原本を郵送する場合）
• 請求書をメールで送るメリット
• 郵送にかかるコストと手間を削減できる
• 不備の修正にもすぐに対応できる
• 管理や経理処理を効率化できる
• 請求書をメールで送るデメリット
• 導入・運用のコストがかかる
• 情報漏えいのリスクがある
• 郵送を希望する取引先がある場合、別途対応が必要になる
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

請求書はメールで送付しても問題ありません。メールで送付した請求書の電子データは、基本的に郵送した紙の請求書と同様の有効性を持ちます。

ただし、トラブルに発展したり、手戻りが生じて取引先へ負担がかかったりすることを防ぐために、取引先が請求書を正しく受け取ってスムーズに処理できるよう配慮する必要があります。請求書をメールで送る前に、まずは以下の点を取引先に確認しましょう。

メールで請求書を送付する場合は、郵送とは異なる配慮が求められます。送る際に気をつけなければならない点として、以下の5点を解説します。

請求書を取引先にメールで送る際は、編集制限をかけたPDF形式を使用するのが基本です。PDF形式であれば受領者が保存・管理を行いやすく、またレイアウトが崩れたり誤って内容が編集されたりしてしまうリスクを抑えられます。

請求書はWordやExcel、会計システムなどで作成できますが、送付前にPDFとして保存するようにしましょう。

受領者がファイルの管理・検索を行いやすいよう、請求書のファイル名は内容がわかるものに設定します。

取引年月・書類の種別・会社名・取引金額などの情報を含め、基本的に毎月同じルールで命名しましょう。

情報漏えいを防ぐために、ファイルにはパスワードを設定しておき、パスワードは請求書を添付したメールとは別に送るようにしましょう。メールの誤送信やファイルの流出などのリスクに備えるとともに、取引先に信頼感を与えることにもつながります。

受信時の見落としを防ぐために、メールで請求書を送るときは、メールの件名や本文に請求書を添付していることを明記しましょう。

取引先のメールボックスに多くのメールが届くことを想定し、一覧の時点である程度内容がわかるよう、件名には請求書を添付している旨に加えて請求月（◯月分）や添付ファイルの点数など要点を書いておくのがおすすめです。

また、本文にはファイル名や請求書番号、支払い期日などの情報を記載しておくと、受信者が確認を行いやすいでしょう。

請求書を送る前に、以下のような不備がないか今一度確認しましょう。

また、メールを送信したあとも「送信済み」となっているか確認しましょう。

ここからは、請求書をメールで送る場合の例文をケース別に紹介します。

• 請求書をメールに添付し、原本を郵送しない場合
• 請求書をメールに添付し、別途原本の郵送を行う場合

請求書のPDFデータをメールに添付し、原本の郵送は行わない場合の例文です。

添付ファイルの名前と請求番号を明記し、請求書原本が必要であれば対応可能である旨を盛り込むと丁寧でしょう。

請求書のPDFデータをメールに添付し、別途原本の郵送も行う場合の例文です。

添付ファイルの名前と請求番号を明記し、請求書をPDFで添付する旨に加えて原本を郵送したことも明記します。

請求書をメールで送る主なメリットとして、以下の3点が挙げられます。

紙で請求書を作成し郵送する場合、用紙代・封筒代・印刷代・切手代などのコストがかかるうえ、印刷・封入といった作業の手間もかかります。請求書を電子化しメールでの送付に切り替えることで、これらのコストや手間の削減につながります。

請求書に不備が見つかった場合に、メール送付であれば修正・再発行した請求書をすぐに先方へ再送することができます。郵送の場合と比べてより迅速な対応が叶い、不備による先方への影響を最小限に抑えられる点がメリットのひとつです。

請求書をPDFで管理すれば、紙の請求書のように保管スペースやファイリングの手間を必要とせず、検索も容易になります。

さらに、メールで送った電子請求書のデータを会計ソフトと連携させることも可能です。請求書を会計ソフトに取り込むことで、取引の記録や必要な計算の効率化・自動化を実現でき、経理処理がスムーズになる点は大きなメリットといえるでしょう。

請求書を電子化しメールで送付するとコスト削減や業務効率化につながりますが、導入にあたって注意すべきデメリットもあります。

場合によっては、スキャニング機器や会計ソフトなどの購入が必要になったり、システムの利用料が継続的にかかったりする可能性があります。郵送の運用廃止に伴うコスト削減の効果だけでなく、新たに発生するイニシャルコスト・ランニングコストもふまえ、トータルの削減効果を見極める必要があるでしょう。

メールの送信先の誤りやコンピューターウイルスの感染などによる情報漏えいのリスクがある点にも注意が必要です。送信前のチェックの徹底など運用ルールを設けたり、パソコンやメールのウイルス対策をしっかり講じたりといった取り組みが求められます。

紙の請求書の送付を求める取引先がある場合は、請求書の印刷や郵送作業を別途行う必要があります。メールでの請求書送付へ移行する前に対応可否を取引先に確認し、柔軟に対応できるようにしましょう。

請求書を紙ではなく電子データで作成し、メールで送信する方法には、コスト削減や業務効率化による作業時間の短縮など、さまざまなメリットがあります。

ただし、トラブルに発展したり、手戻りが生じて取引先へ負担がかかったりすることを防ぐため、あらかじめ「取引先が請求書のメール送付に対応しているか」「請求書原本の送付は必要か」などの確認が必要です。

請求書をメールで送付する際は、メールにファイルを添付している旨をわかりやすく記載するなど、相手が管理や確認を行いやすくビジネスマナーの点でも失礼のない内容になるよう注意しましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

請求書をメールで送る主なメリットは以下のとおりです。

詳しい内容は、記事内「請求書をメールで送るメリット」をご覧ください。

請求書をメールで送る際は、「取引先が請求書のメール送付に対応しているか」や「押印や原本の郵送の必要があるか」などを確認しておく必要があります。

また、請求書が添付されたメールであることをわかりやすく伝えられる件名・本文にし、送信ミスがないかもチェックしましょう。

詳しい内容は、記事内「請求書をメールで送る際の注意点」をご覧ください。

請求書をメール送付するときの件名は、請求書が添付されていることがわかる文言にします。

詳しい内容は、記事内「請求書を添付する旨を件名・本文に明記する」をご覧ください。