請求書の保管期間は法人と個人事業主とで異なり、原則として法人は最低7年間、個人事業主は最低5年間です。適格請求書の場合、法人・個人事業主にかかわらず、7年間の保存が義務付けられています。

請求書は取引の事実を示す重要な証憑のひとつであるため、法律に定められた期間・要件を守って正しく保存しましょう。

本記事では、請求書の保管期間と、保管の方法や注意点について詳しく解説します。

• 請求書とは
• 受け取った請求書の保管期間
• 法人の場合
• 個人事業主の場合
• 適格請求書を受け取った場合
• 送付した請求書は保管義務がある？
• 適格請求書は控えの保管義務がある
• 請求書の保管方法
• 紙で受け取った請求書・紙で作成した請求書控えの保管
• 電子データで受け取った請求書の保管
• 電子データで作成した請求書控えの保管
• 請求書の保管にあたり注意すべきポイント
• 【受領者】原則として原本を保管する
• 【発行者】請求書には請求書番号を付ける
• 【発行者・受領者】入出金の状況に応じて分けて管理する
• まとめ
• 受け取った請求書処理でよくある課題を解決する方法
• よくある質問

請求書とは、取引先などに対して商品やサービスの代金を請求するための書類です。お金の流れに関係する重要な書類であり、納品書や領収書と同様に、取引の真実性・正当性を証明する「証憑」に該当します。

そのため、請求書は勝手に破棄することはできず、法律で定められた期間の保管が義務付けられています。

請求書について詳しく知りたい場合は、別記事「請求書とは？やりとりの流れや役割、作成方法について解説」をご覧ください。

請求書の保管期間は、法人と個人事業主で異なります。それぞれの保管期間は、以下のとおりです。

法人の場合の請求書の保管期間は、法人税法施行規則第67条の2において、7年間と定められています。適格請求書についても同様に7年間です。

また、赤字が出た事業年度の請求書は10年間の保存が必要です。よって、法人の場合は、請求書は10年保存しておけば安心といえるでしょう。

個人事業主の場合の請求書の保管期間は、青色申告者・白色申告者にかかわらず5年間です。ただし、消費税の課税事業者となっている個人事業主は、仕入税額控除を受けるための適格請求書を7年間保管しなければなりません。

上記のとおり、個人事業主では免税事業者と課税事業者によって請求書の保管期間が異なります。

しかし、会計処理に用いる帳簿の保存期間は免税事業者・課税事業者に関係なく7年間と定められているため、請求書も同様に7年間保管しておくと安心でしょう。

請求書の保管期間の数え方は、確定申告書の提出期限の翌日が起点となります。

そのため、法人の場合は、決算月をいつにしているかによって起算日が異なります。たとえば3月を決算月に設定している場合、申告期限は5月31日です（法人の確定申告期限は事業年度終了日の翌日から2ヶ月以内）。よって、請求書の保管期間の開始日は6月1日となります。

一方の個人事業主の場合、申告期限の翌日である3月16日が請求書の保管期間の開始日と考えられます。ただし、確定申告期限の3月15日が土・日曜、祝日である場合は、保管期間の開始日もずれ込むため注意しましょう。

インボイス制度のもと適格請求書の発行を受けた場合、法人・個人事業主に関わらず7年間保存することとされています。数え方は、適格請求書を交付を受けた日の属する課税期間の事業年度終了日の翌日から2ヶ月後を起点にします。

通常の請求書と適格請求書の2種類を保管する場合は数え方が異なるため、混同しないようにご注意ください。

送付した請求書の写しを作成した場合、受け取った請求書と同様に保管が義務付けられます。これはあくまでも写しを作成した場合であるため、写しを作成しなかった場合は保管義務は生じません。

送付した請求書の写しを取ることは義務付けられているものではないため、必要がなければ写しを作成しなくても問題ありません。

ただし、適格請求書に関してはこの限りではありません。インボイス制度のもと適格請求書などを発行した場合の取り扱いについて、以下で解説します。

インボイス制度のもと、買い手側の求めに応じて適格請求書や適格簡易請求書を発行する場合は、その控えを保管しなければなりません。

適格請求書の控えの保管期間は受領側と同様に、交付した日の属する課税期間の事業年度終了日の翌日から2ヶ月後を起点に7年間です。

適格請求書の書き方などについて詳しく知りたい方は、別記事「適格請求書とは？書き方や保存期間、簡単に作成する方法について解説」をご覧ください。

請求書の保管方法には、紙と電子データの2種類があります。電子データとして保存する場合は、電子帳簿保存法に定められる要件に則る必要があるため注意が必要です。

【関連記事】
電子帳簿保存法とは？対象書類や2024年改正のポイントを解説

紙で受け取った請求書や紙で作成した請求書控えに関しては、基本的には紙のままで保管します。

取引先や税務署などからの問い合わせによって、該当の請求書の提示や確認が必要になる場合があるため、取引先ごとまたは取引月ごとなどで分類し、取り出しやすい形で保管しましょう。

なお、一定の要件を満たせば、紙で受け取った請求書原本・紙で作成した請求書控えをスキャナで読み取って電子データとして保存することも可能です。紙の請求書を電子データで保存する場合は、以下のいずれかの期間内に、保存要件を満たしてスキャナ保存を行いましょう。

請求書を電子データで受け取った場合は電子帳簿保存法における「電子取引データ保存」に該当し、受領した電子データ原本のまま、以下の要件を満たす形で保存しなければなりません。

電子データで作成した請求書の控えは、以下の要件を満たす形であれば電子データのまま保存（電子帳簿等保存）できます。

請求書を保管する際は、以下のポイントに注意して管理します。

請求書を受け取った場合、原則として控え（コピー）ではなく原本を法律に定められた期間保存しなければなりません。これは、請求書の偽造など不正な取り扱いを防止するためです。

ただし、電子帳簿保存法に則り、「スキャナ保存」の要件を満たす形で紙の原本を電子データ化して保存すれば、受け取った請求書原本を破棄することが認められます。

発行する請求書に請求書番号を付けておくと検索性が高まり、取引先からの問い合わせや税務調査などがあった際に請求書を確認・提示しやすくなります。

付与する番号の決め方にルールはないため、取引先コードと発行日を組み合わせる、発注書や納品書の番号と関連づけるなど、社内で設定ルールを定めておくとよいでしょう。

【関連記事】
請求書番号とは？付け方・ルールから管理方法までを解説

請求書は、未払い/支払い済、または未入金/入金済に分類して管理しましょう。受領者（買い手側）にとっても発行者（売り手側）にとっても、支払い状況を確認して支払いの漏れや遅延を防ぐ効果が期待できます。

請求書の保管期間は、法人は最低7年間、個人事業主は最低5年間と定められています。ただし、法人で赤字が出た事業年度分の請求書の保管は10年間、課税事業者となっている個人事業主の請求書の保管は7年間、などと状況によって期間が異なります。

なお適格請求書の保管期間は、法人・個人事業主にかかわらず7年間です。

自身の該当するケースに応じた請求書の保管期間とその数え方（起算日）を把握し、保存要件を満たして正しく保管を行いましょう。

企業の経理担当者にとって、受け取った請求書の管理は、お金の流れをスムーズにし、経営を支える重要な役割を担っているため負荷の高い業務になります。
ただし担当者は、それ以外にも業務を抱えていることが多く、定型業務を効率化し、他の重要な業務に時間を割けるようにすることが重要です。

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受け取った請求書は、AIがインボイス登録番号や取引先などを読み取ってデータ化するので手入力なしを実現。複数行の明細も自動読取・自動仕訳まで行えます。取引先などがハイライト表示されるので、どの明細行を読み取ったのか視覚的に確認しやすい仕様です。
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法人の請求書の保管期間は、法人税法において7年間と定められています。なお、欠損金が出た事業年度分の請求書は繰越期間の関係から10年間の保存が求められているため、ご注意ください。

詳しくは、記事内「法人の場合」をご覧ください。

個人事業主の請求書保管期間は、原則5年間です。ただし、消費税の課税事業者になっている場合やインボイス制度への対応として適格請求書を発行している場合は、適格請求書およびその控えの7年間の保管が必要になります。

詳しくは、記事内「個人事業主の場合」をご覧ください。

請求書の保管期間の数え方は、確定申告の期日の翌日を起点とします。そのため、法人であれば「事業年度終了日の翌日から2ヶ月後の日」から、個人事業主であれば「確定申告期限日の翌日」からとなります。

なお、適格請求書の場合は交付日の属する課税期間の事業年度終了日の翌日から2ヶ月後を起点に、7年間の保管が必要です。

詳しくは、記事内「請求書の保管期間の数え方」をご覧ください。