請求書の基礎知識

請求書の保管について

日々取引相手から送られてくる請求書。皆さんはどのように保管されていますでしょうか?取引先の多い事業所の方は保管に苦労されていると思います。今回は、請求書の保管に関する一般的なルールをもとに解説します。

そもそも請求書とは?

ビジネスを行う上で切っても切り離せない請求書。言うまでもなく代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

請求書の保管に関するルール

請求書は証憑書類という位置づけで、取引の証拠になる書類です。領収書同様に保管が必ず必要です。取引先が多いと大量に発生する書類ですが、勝手な判断で破することはできません。法が定める期間は保管が義務付けられています。また個人事業主・法人によって義務付けられる保存期間は異なります。個人事業主は5年間、法人は7年間保管が必要です。保存期間は、法人税法、所得税法、消費税法で定められています。

どのように保管すればいい?

上記の通り、請求書は決められた期間中は保管が不可欠です。基本的には紙で保管するのが一般的です。請求書をすべて紙で保存すると膨大な量になりますが、パソコン上に保存されている請求書も紙に印刷して保管しておくと安心です。

万が一、税務調査が生じた場合に保管されているべき書類が存在しないと罰則を受けるケースがあります。申告の取り消しや税金の再計算が起こる可能性も秘めているので、決められた期間を把握し紛失が起こらないように気を配りましょう。

いかがだったでしょうか。請求書の保管の必要性はお分かりいただけたと思います。思わぬ不備がないよう心がけましょう。

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