ビジネスのやり取りの中で用いられる請求書ですが、やはり、取引先とのやり取りになりますので、しっかりとマナーやルールにのっとったものを送付したいと思う方は多いと思います。
今回は、請求書のルールやマナーについて紹介します。請求書の無料テンプレートをお探しの方はこちらからダウンロードできます。
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目次
実は請求書にはルールがない？
いきなりですが、請求書には明確なルールというものはありません。というのも、請求書そのものには法律で定まった形式やフォーマットが存在しないからです。
極端なことを言ってしまえば、請求書がなくても口約束だけで取引は成立することがあります。ただし、その証明をする必要があり、そのために請求書が存在しているのです。
請求書に記載すべき事項とは
それでは、請求書はどのようなものが適当になるのでしょうか。国税庁のホームページを見ると、次の5つの項目の記載が推奨されています。
- ・書類作成者の氏名または名称
- ・取引年月日
- ・取引内容
- ・税込みの取引金額
- ・書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
以上のことは請求書であれば記載しておくべきだと言えるでしょう。
また、これだけでは請求書としてはまだ足りないものがあります。それは振込先に関しての情報です。これがなければ、いくら請求書がしっかりと作成されていても振り込むことができません。しっかりと記載しておきましょう。
請求書の印鑑について
請求書には印鑑を押すのが一般的とされていますが、先に述べたとおり、請求書には明確なルールが存在しませんから、印鑑は押してなくても構いません。
しかし、請求書に印鑑を押すことで会社として発行している請求書だということを証明でき、また、偽造されてしまったときのリスクの回避にもなりますので、捺印している方が無難だということができます。
請求書の送り方について
請求書は多くの場合、郵送で送ることになるかと思います。場合によってはメールやFAXでのやり取りもありますが、その場合、原本を送る必要があることも多いです。
請求書を郵送で送る場合、請求書を封筒に入れて送りますが、3つ折りして封筒に入れるのが一般的であるため、封筒もA4サイズにフィットするものを利用します。
三つ折りにするときは、文字が書いてある部分を内側にして折り込み、開けたときに請求書の表題部分が見えるように折ります。また、封筒に請求書を入れるときは右側を上にして入れるのがマナーとされています。
まとめ
請求書には明確なルールがありませんから、マナーとして配慮すべき事項をしっかりと押さえることが重要になります。
先方と確認し、共有すべき事項は確認した上で、しっかりとビジネスマナーに沿った請求書を発行するようにしましょう。
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