請求書の基礎知識

請求書を発行するときに知っておきたい、発行日と発行のタイミングについて

最終更新日:2022/03/30

請求書を発行するときに知っておきたい、発行日と発行のタイミングについて

請求書の発行するタイミングや記載事項について、正しく理解している人は意外と少ないのではないでしょうか。誤った請求書を作成したり重要事項の記載漏れがあったりすると、取引先の事務担当者に負担となり、場合によっては未入金や入金の遅れを招いてしまうかもしれません。

本記事では、請求書発行の基礎知識となる「発行日の決め方」や「タイミング」について解説します。

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目次

なぜ請求書に発行日が必要なのか

請求書の発行日は、取引先にとって債務が確定した日であるため、原則として記載が必要となります。

請求書は、一般的には商品の提供やサービスの納品の際に発行されますが、発行日のない請求書では、いつの仕事に対する請求なのかが不明確になってしまいます。同様に、請求書に記載する説明などの内容もどの仕事に対する請求なのかがわかるように書く必要があります。

まれに発行日などが先方に委ねられている場合がありますが、その場合は支払いに関係する条件について契約書に厳格に規定されています。一般的な業務の請負ではあまりないことなので、発行日は請求書に記載する項目と覚えておきましょう。

請求書の発行日の決め方

請求書の発行日は、先方が入金する際に必要になる重要な情報です。

請求書の発行日は、実際に請求書が作成された日付ではなく、先方の締め日に合わせるのが一般的です。会社のキャッシュフロー上、締め日・支払日ともに「月末締め、翌月払い」や「月末締め、翌々月10日払い」などと決まっていることが多いので、取引先に確認しておきましょう。

たとえば、1月20日に納品した商品の請求書を2月3日に送る場合、先方が「月末締め」であれば、請求書の発行日は1月31日と記載します。なお請求書をいつまでに作成して送るべきかに関しては、取引先ごとに異なりますので、事前に確認し、必ずその日までに請求書を作成して送付するようにしましょう。

請求書を発行するタイミングについて

請求書は、サービスや商品の請求に応じて発行する書類であるため、一般的に納品前に発行することはありません。したがって請求書を発行するタイミングは納品と同時または納品後になります。

ただし、前払金や着手金を受領する契約の場合は、納品前に請求書を発行することになります。

たとえば、取引先の支払いが「月末締め」の場合は、発注月の月末を発行日にしましょう。

請求書の発行方法

請求書の発行方法としては、取引ごとに請求書を発行する「都度方式」が一般的です。しかし、同月に複数の取引がある企業では、毎月の請求書を一括して送付する「掛売方式」が採用されることもあります。掛売方式であれば、事務処理を一度に済ませることができるため、双方の負担を減らすことができます。

掛売方式は「請求書払い」や「後払い」とも呼ばれ、商品の購入と同時に支払いが行われるわけではないので、取引先との関係性が重要になります。

どの請求書の発行方式を採用するかは、自社のキャッシュフローを考慮した上で決定するようにしましょう。

発行した請求書の保存

請求書は、請求書を発行した側も送付した請求書の原本の控えを保存する義務があります。

<法人と個人事業主の請求書の保存期間>

法人 個人事業主
7年
(欠損金の繰越控除適用は10年)
5年
(消費税納税業者は7年)

税法で定められている保存義務のある書類は以下の2種類です。

  • 取引に関して相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類
  • 自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

なお、この保存期間の起算日は発行や作成からではなく、事業年度の確定申告期限の翌日から7年間、青色申告書を提出した事業年度において欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた場合、または青色申告書を提出しない事業年度において災害損失欠損金額が生じた場合には、10年(平成30年4月1日以前に開始した事業年度については9年)となっています。

個人事業主の場合は、確定申告書の提出期限(請求書が必要な取引があった年の翌年3月15日)から起算します。

また、原則では紙での保管が義務付けられていますが、令和4年1月1日以降に保存する国税関係帳簿書類については、該当する請求書のコピーやスキャナ保存について、事業者の事務負担軽減のため、事前承認がなくても国税関係帳簿を電磁的記録(電子データ)することが可能になりました。

参考・引用元
・国税庁「帳簿書類等の保存期間
・国税庁「電子帳簿保存法が改正されまし

まとめ

請求書は、一般的に取引先の締め日に合わせて発行日を決定します。発行日が記載されていないと事務処理が滞ってしまうので、きちんと記載するようにしましょう。

また、保存した請求書はファイルなどで入金済みと未入金を分けておくと、入金確認の作業もスムーズになります。請求書などの帳簿書類の管理は負担も大きいので、請求書管理にも対応している会計ソフトの利用がおすすめです。

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