請求書の基礎知識

請求書を発行するときに知っておきたい、発行日と発行のタイミングについて

最終更新日:2021/08/26

請求書を発行するときに知っておきたい、発行日と発行のタイミングについて

請求書の発行のタイミングや記載事項を正しく理解しているという方は、意外にも多くありません。誤った記載方法や重要な記載事項が抜け落ちていると、取引先の事務担当者に負担をかけてしまったり、場合によっては未入金や入金の遅れを招いてしまうかもしれません。

本記事では、請求書発行の基礎知識となる「発行日の決め方」や「タイミング」について解説します。

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目次

なぜ請求書に発行日が必要なのか

請求書の発行日は先方にとって債務の確定日となるため、原則的に記載は必要です。

請求書は、商品の提供やサービスの納品に伴って発行されますが、発行日の無い請求書ではいつの仕事に対する請求なのかが不明確になってしまいます。当然ですが、請求する内容も「どの仕事に対する請求なのか」わかるように記載することが求められます。

稀に発行日などの日付を先方に委ねるような場合もありますが、その場合は支払い関係の条件について契約書で厳密に決められています。一般的な業務の請負であれば、あまり無いケースなので、発行日は記載する項目と覚えておきましょう。

請求書の発行日の決め方

発行日は、先方が入金する際に重要な情報になります。

請求書の発行日は、請求書を実際に作成した日付ではなく、先方の締め日に合わせるのが一般的です。会社の資金繰り上、締め日も支払日も「月末締め、翌月払い」や「月末締め、翌々月10日払い」などと決まっている場合が多いので、取引をする前に先方に確認しておきましょう。

例えば、1月20日に納品した商品に対しての請求書を2月3日に送る場合、先方が「月末締め」の支払サイトであれば、請求書の発効日は1月31日と記載します。なお請求書をいつまでに作成して送るべきかに関しては、取引先ごとに必着日の希望があるはずので、必ず確認しその期限に合わせるようにしましょう。

請求書を発行するタイミングについて

請求書は、サービスや商品の請求に対して発行する書類なので、納品より前に請求書を発行することは基本的にありません。そのため、請求書の発行は納品と同時、もしくは納品が行われた後になります。

しかし、前払金や着手金を受け取る契約の場合は納品前に請求書を発行することになります。

例えば、取引先の支払いサイトが「月末締め」の場合は、発注月の月末を発行日にしましょう。

請求書の発行方法

請求書の発行方法には、取引のたびに請求書を発行する「都度方式」が一般的ですが、同月に何度も取引がある企業とは、毎月の請求を一括で送る「掛売方式」が採られるケースもあります。事務処理を一回で済ますことができるので、双方の負担を減らすことに繋がります。

掛売方式は「請求書払い」や「後払い」とも言われ、商品購入と同時に支払いが行われるわけではないので、取引先との関係性が重要になります。他にも自社の資金繰りなどを考慮した上でどちらにするか決めるようにしましょう。

発行した請求書の保存

請求書を発行した側も写しがある場合は保管する義務があります。

<請求書の保管期間>

法人 個人事業主
7年
(欠損金の繰越控除適用は10年)
5年
(消費税納税業者は7年)

税法で定められている保管義務のある書類は以下の2種類です。

  • 取引に関して相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類
  • 自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

なお、この保管期限は発行や作成からではなく、確定申告所の提出期限(個人の場合は取引があった年の翌年3月15日)から起算します。

また、原則では紙での保管が義務付けられていますが、事前に税務署に申請すれば請求書などの書類を電子化することは可能です。

参考:国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間及び保存方法

まとめ

請求書は取引先の締め日に合わせて発行日を決定するのが一般的です。発行日が記載されていないと事務処理も滞るので、きちんと記載しましょう。

また、保存した請求書は入金済みと未入金を分けておくと、入金確認の作業もスムーズになります。請求書などの帳簿書類の管理は負担も大きいので、請求書管理にも対応している会計ソフトの利用がおすすめです。

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