請求書の基礎知識

ビジネスの取引で欠かせない請求書ですが、発行するときにはそのタイミングや、請求書に記載する発行関連の事項で悩むことも多いかと思います。今回は、それらの発行に関連する事項について紹介します。

請求書の発行日はなんとなくその請求書の作成日にする、もしくは発行日そのものを書かないという人も多いと思いますが、入金をする際に重要な情報となることがあります。

請求書の発行日に関しては、請求書を作成した日付ではなく、先方の締め日に合わせることが多いです。締め日によって、会計の計上月が変わる場合があります。一般的な同業他社の締め日などに合わせて請求書を送付するようにしていることが多いようです。

先月の請求書に関して、月の始めごろに請求書を送付し、振り込みなどによる入金をその月の末日に行うパターンが多いです。また、翌々月に請求する場合では、翌々月の始めに送付する場合が多いでしょう。

請求書を発行するタイミングについてですが、請求書はサービスや物品の提供にともなって発生した請求に対して発行する必要が出てくる書類となります。ですから、発注があったタイミングなど、納品よりも早いタイミングで請求書を発行することは現実的には起こり得ないことになります。

請求書の発行は納品と同時、もしくは納品が行われてからそのあととなります。一般的には、取引が起こり、納品のたびに請求を行う「都度方式」と呼ばれる方式を取ることが多いです。この方式を採用することで、会社の資金繰りがよくなるメリットがあります。

また、請求が月に何度も行われる場合や、毎月定常的な取引がある場合などには、請求を一括でまとめて請求する「掛売方式」を取る場合もあります。取引先との関係性や、自社の資金繰りなどを考慮して決めるようにしましょう。

請求書の発行に関する内容をお届けしましたが、いかがでしたでしょうか。基本的には自社の資金繰りや、取引先の締め日などに合わせて発行形式や発行日を変更するパターンが多いようです。しっかりと請求日を記載し、入金漏れなどのチェックができる体制を整えて管理をしていくようにしましょう。

今回は、請求書の保存について紹介し、請求書の保管・保存は原本で行わなければならないことを紹介しました。原本で保存することを考えると、しっかりとファイリングして管理をすることが必要になると想像できると思います。しっかりと管理し、請求の事実がわかるようにしておきましょう。

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
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