請求書の基礎知識

請求書に必要な項目について

事業を営まれている中で、売り上げが上がった時は非常に嬉しいですよね。売上が出た際に取引先へ送るのが請求書です。この請求書の書き方はご存知でしょうか。意外とご存知でない方も多いかもしれません。今回は請求書へ記載すべき必要な項目を解説します。

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請求書に関する基礎知識

ビジネスを行う上で作成するのが当たり前の請求書。これは紛れもなく代金を取引相手に請求するための書類です。請求書発行を会計業務の一つとして何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

必ず請求書に記載すべき項目って？

国税庁のページを参考に必ず記載すべき項目を見ていきましょう。

・請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
・取引年月日
・取引内容
・取引金額（税込で記載）
・取引先の氏名もしくは名称（法人名など）

この5つの項目を押さえていれば、請求書としては全く問題ありません。また、フォーマットや書き方に関しては特に守るべきルールはありません。この書き方を決める上で重要なのは取引先の要望です。

というのも、請求書を送る目的はシンプルに「入金してもらうこと」です。つまり請求書を受領し入金する取引先の担当者が分かりやすい内容にする必要があります。相手の要望を汲む上で必要なポイントは以下の3つです。

・取引相手の締め日・支払い日に合わせた請求書発行日になっているか
・請求書フォーマットの注意事項を取引相手に事前確認しているか
・請求書の送付方法を事前確認できているか（手渡し、郵送、メール添付など）

必ず正確に取引相手の要望を聞き、入金がスムーズに行われるよう配慮しましょう。

入金をスムーズにするための記載事項

上記の項目を記載すれば請求書としては問題ありません。ですが入金してもらうという目的を果たすには、追加で記載しておいたほうがいい項目がいくつかあります。ぜひ以下を参考に作成してみましょう。

・請求相手の宛名：会社名（もしくは個人名）を敬称（御中・様）を添えて記載
・請求書番号
・請求書発行日
・請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
・合計請求額
・商品・サービス名（数量・単価・小計・消費税なども記載）
・合計金額・振り込み手数料
・振り込み先
・支払い（入金）期限

これらのポイントを押さえていれば請求書としては完成度の高いものになります。

いかがだったでしょうか。会社や個人事業主にとっては資金が最も重要です。取引相手からの入金が無ければビジネスは成り立ちません。すなわち請求書は非常に重要な書類ということになります。入金してもらうための適切な書類作成・連絡を行い、事業を動かしていきましょう。