電子インボイスとは、インボイス制度導入後、仕入税額控除を受けるために必要な適格請求書を電子データ化したものを指し、「デジタルインボイス」とも呼ばれます。

電子インボイスは、適格請求書を電子データで作成・保存・管理できるため、業務効率や生産性の向上が期待されます。

本記事では、電子インボイスの基礎知識やメリット、デメリットについてわかりやすく解説します。

インボイス制度の概要について詳しく知りたい方は、別記事「2023年10月から始まったインボイス制度とは？図解でわかりやすく解説！ 」をあわせてご確認ください。

• 電子インボイス（デジタルインボイス）とは
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の目的
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の標準仕様は「Peppol」に準拠される
• 電子インボイス（デジタルインボイス）のメリット
• データ処理の効率化と人為的ミスの防止
• データ改ざんを防止
• 保管・管理コストの削減
• リモートワークに対応
• 電子インボイス（デジタルインボイス）のデメリット
• 電子データ保存のルールを社内で策定・教育する必要がある
• 取引先によっては電子インボイス（デジタルインボイス）が扱えない場合がある
• 電子インボイス（デジタルインボイス）の課題
• 複数のシステムを導入・運用するコストがかかる
• 負担なく電子インボイス（デジタルインボイス）を利用できる環境づくり
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

電子インボイスとは、2023年10月1日から導入されたインボイス制度において、仕入税額控除の適用を受けるために必要な適格請求書を電子データ化したものを指します。

具体的には、以下のような電子取引で交付された適格請求書がこれに該当します。

なお、電子インボイスは、電子帳簿保存法に準じて保存しなければなりません。

適格請求書を発行する売り手が電子インボイスを交付してきた場合、買い手側は、電子帳簿保存法に従って保存することで、仕入税額控除の適用を受けることができます。

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デジタル庁はバックオフィス業務において、電子データと紙が共存していることによる効率と生産性の低下を課題としています。

そこで、バックオフィス業務をデジタルで完結させる電子インボイスの標準仕様の策定・普及を、官民連携のもと取り組んでいます。

紙に代わり電子インボイスが普及することによって、取引の透明性を高め、ミスや不正の防止、正確な経理処理が可能になります。さらに、複数の消費税率が存在することによる複雑な税額計算への対応が容易になると考えられます。

適格請求書には明確なフォーマットが存在しないため、インボイス制度導入後、さまざまな形式の電子インボイスが利用されています。

そこで、デジタルインボイス推進協会であるEIPAは、デジタル庁と連携し国内の電子インボイスの運用を統一された規格で行うために、日本の電子インボイスの仕様にPeppol（ペポル）を採用すると発表しました。

Peppol（Pan European Public Procurement Online）とは、請求書などの電子文書をネットワーク上でやり取りするための世界標準規格です。文書の仕様・運用ルール・ネットワークに関する規格を定めており、ヨーロッパやオーストラリア、ニュージーランドなどの40カ国以上で利用されています。

Peppolを標準仕様とすることによって、幅広い企業が低コストで電子インボイスを導入・利用ができるようになり、国内だけではなく、海外企業との取引にもスムーズに対応できるようになると期待されています。

なお、Peppolの規格でなければ電子インボイスとして発行・保存できないわけではありません。

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電子インボイスの導入は、企業に業務効率改善などのメリットを与えます。売り手、買い手双方に考えられるメリットについて詳しく解説します。

一般的な紙の書類の取りまとめなどの際、会計システムへのデータ入力はすべて手作業で行う必要があります。重要なデータを一つひとつ手作業で入力するのは手間や時間がかかり、人為的ミスが起きる原因にもなりかねません。

また、上記の作業に加え、複数の税率が混在している現在は会計処理も煩雑です。しかし、電子インボイスであれば、各会計システムに直接データとして取り込むことができ、複雑な計算などもシステムが自動で行ってくれるため、業務効率を大幅に削減できます。

電子インボイスは紙で交付された適格請求書よりも、信頼性が高いと考えられます。

電子インボイスに電子署名を施すことで改ざんされていないことを証明したり、ファイルへのアクセス履歴を残したりと、紙媒体では難しいセキュリティ管理が可能なためです。

また、さらなるセキュリティ向上のため、総務省では電子インボイスに適格請求書発行事業者情報を付与した電子署名（eシール）の導入を検討しています。

インボイス制度導入以降は、売り手・買い手ともに適格請求書の控えを7年間保存する義務があります。適格請求書発行事業者にとっては、電子インボイスにより、書類の適切な保管や確認事務などの作業負担の軽減が期待されます。

請求書を紙で保管すると、保管スペースやファイリングに時間とコストがかかります。電子データで管理しクラウドなどを活用すれば書類の保管スペースが不要となり、請求書をファイリング・保管・管理する労力も削減できます。

過去の請求書等のデータ確認が必要な場合にも、検索機能で容易に探し出せます。

クラウドサービスを活用し、インターネット上で完結する電子インボイスの交付・保管に関するワークフローを構築することで、リモートワークに対応できる業務体制の整備が可能です。

電子インボイスは、データの改ざんを防ぎ、保管・管理コストを削減できるなど、便利で扱いやすい反面、いくつかのデメリットも挙げられます。

電子インボイスを発行した場合、もしくは取引先から発行された場合、電子帳簿保存法に準じてデータを保存しなければなりません。

保存する電子インボイスの取り扱いについては、事前に社内でルールを策定して、人為的なミスや、保存するシステムの不具合などによって誤ってデータを消失しないよう管理を徹底するようにしましょう。

情報漏洩などのリスクを考慮し、電子データにはパスワードを設定したり、社員への情報セキュリティに関する知識を指導することも有効です。

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取引先によっては、電子インボイスによる取引に消極的な場合もあり、紙による交付しか認められないケースも考えられます。

この場合、紙と電子インボイス両方の対応が必要なため、経理業務に負担がかかると考えられます。

紙・電子インボイスのどちらかのみの対応とするか、両方対応可能とするかは、取引先のニーズなどを考慮し方針を決定しましょう。対応方針が決まったら、システム導入や体制構築を進めます。

電子インボイスへの移行にあたっては、取引先への連絡や承諾を得るなど、柔軟な対応をすることが重要です。

2023年10月のインボイス制度導入により、電子インボイスの仕様はさまざまな変更が予想されています。

電子インボイスを採用する事業者は、仕様変更に柔軟に対応するために仕組みや扱い方を正しく把握することが重要です。

電子インボイスで利用するシステムと、区分記載請求書で利用するシステムが異なる場合も考えられます。その場合、複数のシステムを導入・運用するコストが企業にとって負担になる可能性があります。

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一部の大企業は、既存の業界EDIを利用して、独自に電子インボイスに対応するでしょう。しかし、業界EDIに参加していない企業との取引では、電子インボイスを利用することはできません。

中小企業や他業界の企業との取引では、利用システムが違うなど、適格請求書を扱う環境が異なるため取引が難しいケースが生じる可能性があります。

企業規模や業界に左右されない電子インボイスを利用できるような環境構築も課題のひとつといえるでしょう。

電子インボイスは、データ入力の自動化による人為的ミスの防止やデータ改ざんの防止などのメリットが考えられます。

その一方で、電子インボイスを保存するためのルール作りや、取引先によっては紙による適格請求書も併用しなければならないなどのデメリットも挙げられます。

メリットやデメリットを事前に正しく理解したうえで、自社に適した体制構築を行いましょう。

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税（内税・外税）や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。

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インボイスとは、インボイス制度において仕入税額控除を受けるために必要となる「適格請求書」のことを指します。この適格請求書を電子データ化したものを電子インボイス（デジタルインボイス）といいます。

詳しくは記事内「電子インボイス（デジタルインボイス）とは」をご覧ください。

売り手の事業者は、買い手である取引相手（課税事業者）から求められたらインボイスを交付しなければなりません。ただし、すべて電子インボイスでなければならないというわけではありません。

紙のインボイスと電子インボイス、どちらでの交付にするかは取引先に確認しましょう。

電子インボイスの主なメリットは以下のとおりです。

1. データ処理の効率化と人為的ミスの防止
2. データ改ざんを防止
3. 保管・管理コストの削減
4. リモートワークに対応

詳しくは記事内「電子インボイス（デジタルインボイス）のメリット」をご覧ください。

電子インボイスは便利で扱いやすいだけでなく、データの改ざんを防ぎ、保管・管理コストを削減できる反面、以下のようなデメリットが挙げられます。

・電子データ保存のルールを社内で策定・教育する必要がある
・取引先によっては電子インボイス（デジタルインボイス）が扱えない場合がある

詳しくは記事内「電子インボイス（デジタルインボイス）のデメリット」をご覧ください。