請求書の基礎知識

請求書に記載する名前について

請求書に記載すべき内容のうち、重要なのは名義(名前)です。取引相手に誰からの請求なのかを明確に伝える必要があります。ですが、どう記載すべきか悩みますよね。そこで今回は請求書の名義の記載について解説します。

ビジネスシーン

請求書の名義の書き方

今回は請求書を作成する上での取引相手の名義の書き方に触れていきます。国税庁により、請求書には「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」を書く必要があると定められています。ですので、法人宛ての場合には「○○株式会社 御中」と、個人宛てには「△△様」と記載します。この記入方法であれば、国税庁の定める必須項目は完了です。

さらに丁寧な請求書の名義の書き方

取引先のどの事業(部門)で発生したのか確認できるよう、請求書には担当者の部署名を記載すると非常に丁寧です。やはり取引相手から入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう、取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。ですので丁寧な名義の記載を心がけましょう。

請求書を送付する際のポイント

毎月多くの請求書作成が生じる場合は、業務効率化を図るために窓空き封筒を活用してみましょう。というのも、請求書の左上部分に名義と住所を記載しておくだけで、封筒への名義などの記入業務を省略することができます。

基本的には送付状の添付はしてもしなくてもどちらでも構いません。ですが、郵送の際はビジネスマナーの観点でみると添付するのが無難です。この際にも名義の書き方には注意しましょう。

またメールの場合、請求書の原本も合わせて郵送しなければいけないという決まりはなく、必須ではありません。請求書のPDFファイルをメールに添付し、取引相手に送付する事業所も増えています。もちろん原本の郵送が必要か否かは取引相手に確認しましょう。

まとめ

請求書の名義の書き方は迷ってしまう部分かもしれません。ですが、一度ルールを知れば、その後は困ることはありません。しっかりとルールを把握して請求書の発行・送付をスムーズに行いましょう。

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