請求書の基礎知識

請求書の役割、請求書と業務の関連性についてわかりやすく解説

最終更新日:2022/03/30

ビジネスと切っても切れない関係にある請求書ですが、実はその意味や目的を正しく理解している人は少ないのではないでしょうか。請求のためと思いがちですが、どのような意味があるのでしょうか。今回は、請求書と業務の関連性に焦点を当てて説明したいと思います。


請求書と業務の関連性についてわかりやすく解説

目次

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請求書の役割とは

請求書の役割とは、提供されたサービスや業務に対する対価を回収することです。つまり、請求書は取引先からお金をしっかり受け取ることを目的に発行されます。

また請求書は、取引先と会社側の双方に請求が至るような取引があったことを証明するものとして発行されます。そのため、請求書は取引を証明する目的で保存期間が定められており、また、支払いが行われない場合にも請求書が証拠の1つになることがあります。したがって、請求書はしっかりと発行することが望まれます。

請求書を発行する側の業務の流れ

請求書を発行する側(請求側)の業務の流れを説明します。


請求書を発行する側の業務の流れ

請求書は、納品が完了したあとか、納品と同時に作成します。

締め請求と都度請求とは

取引先に請求する方法は、「締め請求」と「都度請求」の2つの方法があります。締め請求は、あらかじめ取引先とで決められた15日や月末などの期日(締め日)に、その日までのすべての取引に対して請求書を発行する方法です。

「都度請求」は、商品やサービスが提供されたり、取引が行われたりする都度、取引先に請求を行う方法です。この方法は、初めて取引をする顧客や将来的に継続的な取引が見込めない場合に採用することがあります。

1. 請求金額の確定

請求金額は、見積もり時点で算出した金額に間違いがないことを確認し、確定します。

また、事情により見積もり時点と異なる金額を請求する場合は、請求書を発行する前に必ず取引先にその旨を伝え、金額の変更についての了承を得ましょう。合意に基づいて請求金額を変更するのであれば問題はありません。

2. 請求書の作成

請求書の作成担当者は会社によって異なる場合があります。営業担当が作成することもあれば、経理担当が作成することもあります。

また、請求書には法的に定められた書式がないため、記載が必須な項目もありません。

とはいえ、マナーとして、あるいは記載しない場合の事務処理上のトラブルを避けるため、少なくとも次の7項目は記載することをおすすめします。

請求書に記載しておくべき7項目

  1. 宛名
  2. 自社情報(送付者)
  3. 請求番号
  4. 請求書の発行日
  5. 請求内容と金額
  6. 振込先
  7. 支払い期限

請求書の内容が正しいことを確認し、社内の承認が取れたら請求書を印刷します。

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3. 請求書の封入作業、送付

請求書の作成が完了したら、続けて封入作業、送付を行います。

請求書を郵送する場合、印刷から送付先の確認、折りたたみ、封入など、多くの作業が発生します。会社によっては、営業担当や経理担当がこの作業をまとめて行うこともありますが、取引先が多い場合は、封入作業だけでもかなりの時間がかかってしまいます。

請求書は今でも印刷し郵送で送る会社が多いですが、最近ではpdfなどのデータ形式の請求書をメールで送る会社も増えてきています。データ形式の請求書を送ることで、郵送にかかる費用や時間がかからず、すぐに送ることができるというメリットがあります。

また、請求書を送付する際には、必ず送り先や宛先を間違わないように注意しましょう。

4. 請求先からの入金確認

請求書送付後、取引先が期日までに入金がされ、入金額が間違っていないことを確認します。入金額が間違っていた場合には、請求額と入金額の差額を計算し、取引先に連絡して、差額分の入金または返金を行います。

確実に送金されたことを確認し、請求書発行者の業務は完了となります。

未回収の催促

支払いが行われない場合は、支払いの催促や内容証明などで取引先に支払いを催促する業務が発生する場合があります。

一般的な未回収の催促手順は、まずは取引先にメールや電話をして支払いを求めます。それでも支払いに応じなければ催促状を送付し、それでもなお支払いに応じない場合には督促状を送付し、支払いを求めます。

最終的に督促状を送っても支払いがない場合には、法的措置をとることもあります。

請求書を発行する側の請求書の保存義務

請求書の発行した側は、送付した請求書の原本の控えを保存することが義務付けられています。請求書は、コピーやスキャナ保存、撮影した画像データとして保存することができます。請求書の原本の控えは、月別、取引先別などに分類してファイルなどに保存しておくと、後で取引状況を確認することができて便利です。

請求書の保存期間は法人の場合は7年間です。事業年度の確定申告期限の翌日から7年間、青色申告書を提出した事業年度において欠損金額(青色繰越欠損金)が生じた場合、または青色申告書を提出しない事業年度において災害損失欠損金額が生じた場合には、10年(平成30年4月1日以前に開始した事業年度については9年)となっています。

請求書の発行日や入金日から数えて7年ではありませんので、注意しましょう。

また、これまで国税関係帳簿を電磁的記録(電子データ)により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、令和4年1月1日以降に保存する国税関係帳簿書類については、該当する請求書のコピーやスキャナ保存について、事業者の事務負担軽減のため、事前承認が不要になりました。

参考・引用元:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました

請求書を受け取る側の業務の流れ

請求書を受け取る側の業務の流れを説明していきます。


請求書を受け取る側の業務の流れ

通常、請求書は納品が完了してから電子メールまたは郵送で送付されます。請求書は、担当者宛か経理担当者、経理部宛に送られることが多いです。いずれの場合も、実際の入金作業が発生する経理担当者が回収・入金処理を行うことが一般的です。

1. 請求書の内容確認

請求書を受け取ったら、まず請求書の内容を確認します。支払期限や請求内容、支払い金額、振込先など内容に漏れがないことを確認します。

請求書の内容に誤りがあった場合には、電話やメールなどで取引先に請求内容の確認を行いましょう。入金処理は請求内容が正しいことを確認した後に行ってください。

2. 指定された振込先へ入金

請求書の内容に間違いがないことが確認できたら、支払い期限までに指定された振込先へ請求額を入金します。

3. 請求書の保存

請求書を受け取る側は、受け取った請求書(原本)を支払処理が終わった後に、7年間保存することが義務づけられています。

請求書は証憑書類(しょうひょうしょるい)に含まれ、取引を証明する大切な書類になります。請求書を含めた帳簿書類は原則的に紙での保存が義務づけられていますが、一定の要件を満たした上で、電磁的記録(電子データ)による保存が可能になります。

参考・引用元:国税庁「電子帳簿保存法が改正されました

まとめ

請求書に関わる業務は、企業にとって最も重要な業務の一つです。

請求業務は、企業によって多少の違いはありますが、請求金額の入力に始まり、確認、承認、発送、入金の確認と手間のかかる経理業務です。この記事を参考に、請求書を発行する側、請求書を受け取る側のそれぞれの流れをしっかりと理解し、請求書に関わる業務を行いましょう。

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