請求書の基礎知識

ビジネスと切っても切り離せない請求書ですが、その意味や目的を知っている人が実はそれほど多くありません。請求をするためのもの、と思いがちですが、どのような意味があるのでしょうか。今回は請求書と業務の関連性を中心に説明したいと思います。

請求書の役割とは、サービスや業務の提供の代金を回収することとなります。つまり、金銭をしっかりと受け取ることを目的として請求書が発行されます。

また、請求が起こるような取引が取引先と自社の双方にあったことの証明として、請求書を発行します。そのため、取引を証明することを目的として請求書には保存期間が決まっていますし、また、支払いが行われない場合には請求書が一つの証拠となる場合もあります。ですから、請求書はしっかりと発行した方がいいでしょう。

請求書を発行する側（請求側）の業務の流れを説明していきます。請求書を作成するのは、納品が完了したあとかもしくは納品と同時となります。

請求書を作成するのは、会社によって担当者がバラバラな場合があります。営業担当の人が作ることもありますし、経理担当の方が作成する場合もあります。いずれにしても、しっかりと発行することが重要となります。

請求書には、金額や振込先、振り込み期限を記載しておきましょう。請求書は支払いが行われるまで、整理して保管しておく必要があります。支払期日順にならべる、もしくは取引先ごとにバインダーなどで管理するのが一般的なようです。

しっかりと振り込みが行われていることを確認したら請求書を発行する側の業務としては完了したこととなります。もし、支払いが行われないような場合は、支払いの催促や内容証明など、入金が行われるように取引先に催促する業務が発生することがあります。

請求書を受け取る側の業務の流れを説明していきます。請求書を受け取るのは、納入が完了したあととなります。通常はメールや郵送で請求書が送られてくることになります。

請求書は担当者に送られてくるか、経理担当者や経理部に送られてくることが多いです。いずれにしても、実際の入金作業が発生する経理担当者の元へ請求書が集められ、入金処理を行うことが多いでしょう。

請求書の支払い期日や支払い金額を確認し、指定された振込先へ入金することで請求書を用いた業務は完了となります。しかし、請求書を受け取る側は請求書の保存義務があります。法人の場合7年間の保存義務がありますので、しっかりと保存しておくことが求められます。

請求書に関連する業務について紹介しました。一連の流れについては把握できたと思いますが、それぞれの業務についてはマナーなどに配慮する必要があります。より詳しく知りたい場合は別のコンテンツを読んでみるといいかもしれません。

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
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