請求書の基礎知識

請求書といっしょに送る送付状の文面と書き方

最終更新日:2021/05/31

請求書といっしょに送る送付状の文面と書き方

取引を行うと、必ずといってよいほど生じる請求書。取引相手とのコミュニケーションをスムーズに行うためにも、ビジネスマナーに配慮しなければなりません。そしてその観点から、郵送やFAXで請求書を送る場合には、送付状が必要です。

今回は、請求書と一緒に送る送付状の文面や書き方について紹介します。

目次

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そもそも請求書ってどんな書類?

請求書は、業務報酬や交通費などを取引相手に請求するための書類です。請求書の作成と送付を、経理業務の一環として何気なく行っている方もいるかもしれませんが、送りっぱなしで入金されなければ意味がありません。

そこで、入金を滞りなく行ってもらえるよう、失礼のない、正しい請求書の作成と適切な送り方を覚えておく必要があります。

送付状って何のために書くの?

送付状とは、郵便物やFAXを送る際に添える書面のことです。挨拶状、添え状、カバーレターなどと呼ばれることもあります。送付状には、特に決められたルールはなく、形式は自由で構いません。しかし、何を送付しているのか、送付物の枚数などは明記するのが一般的です。

送付状の大きな役割は、送付内容をお知らせすることで、先方のミスを防ぐことにあります。送付状を見ることで、送られてきている書類の内容や要件が分かり、万が一送付物や送付先にミスがあっても、見た人がすぐに気づき、重大なミスに繋がるのを防ぐことができます。

請求書の送付状の書き方

請求書に同封する送付状の内容を、送付状のサンプルを見ながら詳しくご紹介します。

送付状サンプル

このように、送付状には一般的に下記のような項目を記載します。

宛先

まず、宛先は必ず書きましょう。書く場所は横書きの場合、左上です。一般に面識や関係のない経理部等に送る場合は「社名+御中」で、担当者が分かっている場合は「社名+部署+担当者名」となります。また、株式会社を(株)と略すのは失礼にあたるので、注意してください。

送付日

書く場合は、右上に書きます。請求書の日付とは違っても構いません。発送予定日、もしくは記入日を書きます。

送信者の社名、部署名、担当者名、連絡先

書く場所は送付日の下です。相手の社名よりも必ず下になるようにしましょう。請求書の記載に対して何かあった場合、相手先の経理から連絡が来ることもありますので、住所、電話、FAX、電子メールと、多くの連絡手段を書いておく方がいいでしょう。また、押印は必要ありません。

内容

送付状の内容は大きく分けると3部構成となっています。「前文」「主文」「末文」の3つをきちんと記載していれば問題ありません。

  • 前文:主に挨拶の部分です。見慣れた文章かもしれませんが、「平素は格別のご厚情を賜り御礼申し上げます」などの日頃からの感謝の意を伝える文章にします。
  • 主文:請求内容に言及した文章で構成します。例えば「この度の納品に関しまして、ご請求申し上げます。よろしくお願い致します」といった文章です。
  • 末文:取引先へのマナーを考え、今後の取引をスムーズに進行できるよう、文章を整えます。「今後とも何卒宜しくお願い申し上げます」というフレーズが一般的です。

書類の内容と送付枚数

何の書類であるのか、何枚あるのかなど、書類内容を書く際は、「記書き」と呼ばれる「記」と「以上」を使用します。これにより、はっきりと内容を示すことができます。

行の中心に「記」と書いて、下を1行空けます。そして、書類の内容を箇条書きで記入し、最後は「以上」と締めくくります。書類の内容の書く場所は、左右に寄りすぎないように調整します。

送付状を書く際のよくある悩み

送付状で一番迷うのは上記の「前文」の中で記入する挨拶文ではないでしょうか?

中でも、時候の挨拶を入れるべきかどうかは迷うところです。実は、請求書の送付状などのビジネス文書には、時候の挨拶は入れないのが一般的です。その代わり、頭語(とうご)と結語(けつご)を用います。

<ビジネス文書に使用される頭語と結語>

  • 拝啓 → 敬具(一般的な手紙でよく用いられる)
  • 謹啓 → 謹言(やや丁寧な言葉で目上の方向け)
  • 前略 → 草々(前文を略す場合)

ビジネス文書では、拝啓と敬具は汎用性が高く、一般的です。

郵送・FAX・メール、それぞれの請求書の送り方

送付方法別に気をつけるポイントについても見ておきましょう。

郵便で請求書を送る場合

郵便で送る際の注意点ですが、まず請求書は信書(※)に分類されるため、ダイレクトメール便などで送ってはいけません。

また一般的なマナーとして、封筒は長形3号(120mm × 235mm)を用いましょう。そして送付状を添えて封をし、宛先・送り主を書いてさらに封筒の表に「請求書在中」と記載します。

切手は送付状と請求書の計2枚なら、84円切手で大丈夫ですが(2021年4月現在)、請求書が複数枚あって重くなるようならきちんと重さを量って正しい切手を貼ってから投函してください。不安なら郵便局の窓口で確認してもらってから送りましょう。

(※)信書とは、請求書や納品書など「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」であり、郵便法などにて宅急便などで送ってはならず、郵送しなければならないと定められている文章です。

FAXで請求書を送る場合

取引先の了承が取れていれば、請求書はFAXで送っても構いません。しかし、FAXは紛失しやすいので急ぎの場合に限定し、FAXで送る場合も後日郵送した方が望ましいです。そしてその場合は、郵送時の送付状に手書き追加でも構わないので、その旨記載しておきましょう。

(※急ぎの場合はメールで送る方が好ましいので、FAXで送るのは相手が希望した場合のみとした方が良いでしょう。)

メールで請求書を送る場合

メールで送る場合、送付状の内容をメール本文に記載しますので、送付状としてファイルを用意する必要はありません。

ただ請求書はワードなど変更できる形式ではなく、PDFで送ってください。また、郵送の場合よりも宛先のミスを起こしやすいので、CC含めて良く注意しましょう。

まとめ

請求書の内容はきちんと確認しても、送付状まではなかなか頭がいかないかもしれません。しかし、ビジネスマナー上、送付状は非常に重要です。取引先に最大限配慮した送付状の作成を心掛けましょう。

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