請求書の基礎知識

請求書といっしょに送る送付状の文面と書き方

取引きを行うと、必ずといっていいほど生じる請求書。取引相手とのコミュニケーションをスムーズに行うためにも、ビジネスマナーに配慮しなければなりません。その際、請求書に送付状を同封するケースがあります。そこで今回は、請求書といっしょに送る送付状の文面や書き方についてご紹介します。

そもそも請求書ってどんな書類?

ビジネスを行う上で欠かせない請求書は、言うまでもなく代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を、会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金を滞りなくしてもらえるような、失礼のない、正しい請求書の作成が不可欠です。

送付状って何のために書くの?

送付状は、郵便物やFAXを送る際に添える書面のことです。挨拶状、添え状、カバーレターなどと呼ばれることもあります。特に決められたルールはなく、形式は自由です。

送付状の大きな役割は、内容をお知らせすることで、ミスを防ぐことにあります。送付状があるだけで、本来送られる請求書の枚数が伝わったり、届け先などのミスが起こった場合にも、送付状を見た第三者からも連絡がつけやすくなったりと、ミスの被害を抑えることができます。

請求書の送付状の書き方

請求書に同封する送付状の内容を、送付状のサンプルを見ながら詳しくご紹介します。

送付状サンプル

このように、送付状には一般的に下記のような項目を記載します。

宛先

書く場所は横書きの場合、左上です。一般に面識や関係のない経理部等に送る場合は「社名+御中」で、担当者に送る場合は「部署+担当者名」となります。また、株式会社を(株)と略すのは失礼にあたります。

送付日

書く場所は横書きの場合、右上です。請求書の日付とは違っても構いません。送付日もしくは記入日を書きます。

送信者の社名、部署名、担当者名、連絡先

書く場所は送付日の下です。相手の社名よりも必ず下になるようにしましょう。請求書の記載に対して何かあった場合、相手先の経理から連絡が来る場合もありますので、住所、電話、FAX、電子メールと、多くの手段を書いておく方がいいでしょう。また、通常は押印は必要ありません。

内容

送付状の内容は大きく分けると3部構成となっています。「前文」「主文」「末文」の3つをきちんと記載していれば問題ありません。

前文:おもに挨拶の部分です。見慣れた文章かもしれませんが、「平素は格別のご厚情を賜り御礼申し上げます」などの日頃からの感謝の意を伝える文章にします。

主文:請求内容に言及した文章で構成します。例えば「この度の納品に関しまして、ご請求申し上げます。よろしくお願い致します」といった文章です。

末文:取引先へのマナーを考え、今後の取引きをスムーズに進行できるよう、文章を整えます。「今後とも何卒よろしくお願い申し上げます」というフレーズが一般的です。

書類の内容と送付枚数/部数

何の書類であるのか、何枚あるのかなど、書類内容を書く際は、「記書き」と呼ばれる「記」と「以上」を使用します。これにより、はっきりと内容を示すことができます。
行の中心に「記」と書いて、下を1行空けます。そして、書類の内容を箇条書きで記入し、最後は「以上」と締めくくります。書類の内容の書く場所は、左右に寄りすぎないように調整します。

送付状を書く際のよくある悩み

送付状で一番迷うのは上記の「前文」の中で記入する挨拶文ではないでしょうか?中でも、時候の挨拶を入れるべきかどうかは迷うところです。実は、請求書の送付状などのビジネス文書には、時候の挨拶は入れないのが一般的です。その代わり、頭語(とうご)と結語(けつご)を用います。

<ビジネス文書に使用される頭語と結語>

  • 拝啓 → 敬具 (一般的な手紙でよく用いられる)
  • 謹啓 → 謹言 (やや丁寧な言葉で目上の方向け)
  • 前略 → 草々 (前文を略す場合)

ビジネス文書では、拝啓と敬具は汎用性が高く、一般的です。

まとめ

請求書の内容はきちんと確認しても、送付状まではなかなか頭がいかないかもしれません。しかし、ビジネスマナー上、送付状は非常に重要です。取引先に最大限配慮した送付状の作成を心掛けましょう。

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