請求書を作成する際には、請求書に番号を割り当てるのが一般的です。では、請求書に番号を付けるためのルールはどのようなものなのでしょうか。

本記事では、データ管理をスムーズに行うための請求書の作成方法について解説します。

• 請求書番号とは
• 請求書に記載すべき事項
• 請求書に番号を付けるメリット
• 1.見積書や納品書と合わせて在庫管理ができる
• 2.取引先とのやり取りが円滑に
• 請求書番号の採番ルール
• お客様番号と取引日時、取引番号を連結して採番する
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書番号とは、社内での確認や取引先との内容確認のための通し番号として、請求書に記載する番号です。請求書番号を必ずしも記載する必要はありませんが、納品された商品やサービスの内容を取引先に確認したり、在庫管理のための検索項目としても活用できるため、毎月の取引が多い企業では重宝します。

請求書の管理は、売上を把握する上で非常に重要です。請求書番号を付け、後で見たい請求書をすぐに確認できるようにしておけば、事業の成果をスムーズに振り返ることができます。請求書番号を付ける2つのメリットを見ていきましょう。

請求書を作成する前に、見積書を発行して取引相手に送付することがあります。見積書に請求書番号と同じ番号を見積書番号として付与しておけば、請求書発行時に「見積書と請求書」を連動させることができます。

また、商品やサービスの納品時に発行する納品書に同じ番号を付与しておけば、「見積書・請求書・納品書」と同じ商品やサービスの注文として連携して管理することができます。

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請求書番号を、見積書や納品書の通し番号と同じ番号で付与おくことで、請求書番号をもとに見積書や納品書を検索して確認することが可能になります。

これにより、実際にどのような商品やサービスが注文されたのかを正確に把握することができ、取引先との手続きを正確に行うことが可能になり、取引先に安心感を与え、信頼を得ることができます。

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請求書番号の付け方には、決まったルールはありません。しかし、請求書番号付けのメリットを最大限に活かすためには、自社なりのルールを決めて番号を付与することをおすすめします。

取引を正確に管理するためには、請求書番号を重複させてはいけません。セキュリティのために複雑な文字列を使用する方法もありますが、実装するには技術と制限が必要です。今回は、請求書番号の付け方として一般的な方法を紹介します。

社内管理用にお客様番号を付与している場合、お客様番号に取引日時と取引番号を文字列連結して採番する方法です。

＜お客様番号＞
A社：001
B社：002
C社：003

＜取引日時＞
取引した日時を使用します。
2021年1月21日13時53分：202101211353

＜取引番号＞
取引した日の取引した回数を使用します。
取引番号：001

＜連結ルール＞
文字列として連結します。
1. お客様番号 ＋ 取引日時 ＋ 取引番号 ＝ 請求書番号
001 ＋ 202101211353 ＋ 001 ＝ 00120210121353001

2. お客様番号 ＋ 取引日時（下10桁） ＋ 取引番号 ＝ 請求書番号
001 ＋ 2101211353 ＋ 001 ＝ 0012101211353001

3. お客様番号 ＋ [ - ] ＋ 取引日時（下10桁） ＋ [ - ] ＋ 取引番号 ＝ 請求書番号
001 ＋ 2101211353 ＋ 001 ＝ 001-2101211353-001

請求書の番号の付け方、ルールについて解説しました。請求書に番号を付けることで管理が効率化されることはお分かりいただけたと思います。これにより、売上を把握しやすくなります。

取引先からの支払がなければ、ビジネスは成り立ちません。請求書は非常に重要な書類ですので、きちんと準備して管理し、事業を継続していくようにしましょう。

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ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

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freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

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