請求書の基礎知識

請求書番号の付け方、ルールについて

最終更新日:2021/07/20

請求書番号の付け方、ルールについて

請求書を作成する際には、請求書に番号を割り当てるのが一般的です。では、請求書に番号を付けるためのルールはどのようなものなのでしょうか。

今回は、データ管理をスムーズに行うための請求書の作成方法について解説します。

目次

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請求書番号とは

請求書番号

請求書番号とは、社内での確認や取引先との内容確認のための通し番号として、請求書に記載する番号です。請求書番号を必ずしも記載する必要はありませんが、納品された商品やサービスの内容を取引先に確認したり、在庫管理のための検索項目としても活用できるため、毎月の取引が多い企業では重宝します。

請求書に記載すべき事項

1. 請求先の宛名 請求先の会社名や個人の氏名を記入します。請求先が会社(部署など)の場合は「御中」、個人の場合は「様」を記載します。
2. 納品書番号
(社内用の通し番号)
社内確認用に納品書番号(通し番号)を記載します。
3. 請求書発行日 請求した正確な日付を記載します。
4. 請求者の情報
(会社名、住所、電話番号(FAX)、担当者名、捺印(角印))
・請求をする会社(自社)や個人の名前、住所、電話番号(FAX)、担当者等を記載します。
・記入した情報の右下辺りに文字に被るように会社の角印を捺印します。
※見積書や納品書を事前に発行している場合は、同様の情報を記載するとトラブル防止になります。
5. お支払期限 支払期限を記載します。
6. 商品名や品番 商品やサービスなどの商品名と品番を記載します。
7. 商品の数量や単位 商品やサービスの数量や単位を記載します。
8. 商品の単価、金額、内容 商品やサービスの単価、金額、内容を記載します。
9. 商品の小計金額 商品の金額合計を記載します。
10. 商品の消費税 商品の消費税を記載します。
11. 商品の合計金額 小計と消費税を足したものを記載します。
12. 振込先情報 振込先情報を記載します。

請求書番号を付けるメリット

請求書の管理は、売上を把握する上で非常に重要です。請求書番号を付け、後で見たい請求書をすぐに確認できるようにしておけば、事業の成果をスムーズに振り返ることができます。請求書番号を付ける2つのメリットを見ていきましょう。

1.見積書や納品書と合わせて管理ができる

請求書を作成する前に、見積書を発行して取引相手に送付することがあります。見積書に請求書番号と同じ番号を見積書番号として付与しておけば、請求書発行時に「見積書と請求書」を連動させることができます。

また、商品やサービスの納品時に発行する納品書に同じ番号を付与しておけば、「見積書・請求書・納品書」と同じ商品やサービスの注文として連携して管理することができます。

【関連記事】
請求書と納品書の違いについて

2.取引先とのやり取りが円滑に

請求書番号を、見積書や納品書の通し番号と同じ番号で付与おくことで、請求書番号をもとに見積書や納品書を検索して確認することが可能になります。

これにより、実際にどのような商品やサービスが注文されたのかを正確に把握することができ、取引先との手続きを正確に行うことが可能になり、取引先に安心感を与え、信頼を得ることができます。

【関連記事】
請求書の再発行を求められたら、どう対応する?

請求書番号の採番ルール

請求書番号の付け方には、決まったルールはありません。しかし、請求書番号付けのメリットを最大限に活かすためには、自社なりのルールを決めて番号を付与することをおすすめします。

取引を正確に管理するためには、請求書番号を重複させてはいけません。セキュリティのために複雑な文字列を使用する方法もありますが、実装するには技術と制限が必要です。今回は、請求書番号の付け方として一般的な方法を紹介します。

お客様番号と取引日時、取引番号を連結して採番する

社内管理用にお客様番号を付与している場合、お客様番号に取引日時と取引番号を文字列連結して採番する方法です。

<お客様番号>
A社:001
B社:002
C社:003

<取引日時>
取引した日時を使用します。
2021年1月21日13時53分:202101211353

<取引番号>
取引した日の取引した回数を使用します。
取引番号:001

<連結ルール>
文字列として連結します。
1. お客様番号 + 取引日時 + 取引番号 = 請求書番号
001 + 202101211353 + 001 = 00120210121353001

2. お客様番号 + 取引日時(下10桁) + 取引番号 = 請求書番号
001 + 2101211353 + 001 = 0012101211353001

3. お客様番号 + [ - ] + 取引日時(下10桁) + [ - ] + 取引番号 = 請求書番号
001 + 2101211353 + 001 = 001-2101211353-001

まとめ

請求書の番号の付け方、ルールについて解説しました。請求書に番号を付けることで管理が効率化されることはお分かりいただけたと思います。これにより、売上を把握しやすくなります。

なお、請求書の書き方、記載事項や文章の書き方に関して詳しく知りたい方は、こちらの「請求書の書き方完全ガイド! 記載事項や文章の書き方を紹介します」をご覧ください。

取引先からの支払がなければ、ビジネスは成り立ちません。請求書は非常に重要な書類ですので、きちんと準備して管理し、事業を継続していくようにしましょう。

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