請求書の基礎知識

請求書のコピーや控えの管理方法についてわかりやすく解説

他社との取引が多い会社では、それだけ毎月の請求書の数も多くなります。請求書が増えると、どうしても管理や整理が難しくなってしまうのではないでしょうか。今回は、控えやコピーの活用方法を中心に紹介していきます。

受け取った請求書の管理にコピーは有効?

請求書を受け取った場合、その管理にコピーを使いたいという場合はどうでしょうか。ご存じの方も多いかもしれませんが、受け取った請求書に関しては7年間保管しておく義務があります。

この際に保管しておくべき請求書ですが、原本で保管しておくことが必要になります。ですから、受け取った請求書に関してはコピーで保管することは難しいということを覚えておきましょう。

これとは別に、請求書を電子データで保存しておくことができる制度もありますので、もし大量の請求書にお困りの場合は、請求書の電子データでの保存について調べてみるとよいでしょう。

発行した請求書の控えの保存にコピーは有効?

それでは、自社で発行した請求書の控えの保存にコピーは有効なのでしょうか?自社で発行した請求書に関しては、保管の義務等はなく、そのためコピーなどで控え保管しておくことももちろん可能です。

請求書の控えを管理しておくべき理由としては、取引先に渡した請求書との整合性を取えり、請求した金額の回収をするためだといえます。

請求書の控え(コピー)の管理方法

それでは、このような請求書の控えはどのように管理すればいいのでしょうか。請求書で大切なのは、取引先から入金されたのか、入金済みであるのかということです。

ですので、請求書の控えの管理においても、未入金のものと入金済みで確認のために残しておくものを分けて管理する必要があります。

未入金のものに関しては、支払い期日によるファイリングが特に重要となります。支払い期日がわかるように、日付ごとに並べておくとよいでしょう。

また、支払いが終了しているものに関しては、月ごとにファイリングして保管しておくか、取引先別にファイリングしておく方法が一般的であるようです。こちらは入金された金額がいくらなのか把握するか、個別の会社との取引状況を把握するのか、利便性が良い方を選択するとよいでしょう。

まとめ

今回は、請求書の控えやコピーに関する内容をお届けしました。請求書を受け取る側でコピーの活用を考えるのは難しいですが、請求書を発行する側は、入金の管理などに役立てるケースが多いようです。コピーを活用し、取引先との円滑なやり取りを目指しましょう。

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