請求書の基礎知識

請求書のコピーや控えの管理方法についてわかりやすく解説

他社との取引が多い会社では、それだけ毎月の請求書の数も多くなります。請求書が増えると、どうしても管理や整理が難しくなってしまうのではないでしょうか。今回は、控えやコピーの活用方法を中心に紹介していきます。

受け取った請求書の管理にコピーは有効?

請求書を受け取った場合、その管理にコピーを使いたいという場合はどうでしょうか。ご存じの方も多いかもしれませんが、受け取った請求書に関しては7年間保管しておく義務があります。

この際に保管しておくべき請求書ですが、原本で保管しておくことが必要になります。ですから、受け取った請求書に関してはコピーで保管することは難しいということを覚えておきましょう。

これとは別に、請求書を電子データで保存しておくことができる制度もありますので、もし大量の請求書にお困りの場合は、請求書の電子データでの保存について調べてみるとよいでしょう。

発行した請求書の控えの保存にコピーは有効?

それでは、自社で発行した請求書の控えの保存にコピーは有効なのでしょうか?自社で発行した請求書に関しては、保管の義務等はなく、そのためコピーなどで控え保管しておくことももちろん可能です。

請求書の控えを管理しておくべき理由としては、取引先に渡した請求書との整合性を取えり、請求した金額の回収をするためだといえます。

請求書の控え(コピー)の管理方法

それでは、このような請求書の控えはどのように管理すればいいのでしょうか。請求書で大切なのは、取引先から入金されたのか、入金済みであるのかということです。

ですので、請求書の控えの管理においても、未入金のものと入金済みで確認のために残しておくものを分けて管理する必要があります。

未入金のものに関しては、支払い期日によるファイリングが特に重要となります。支払い期日がわかるように、日付ごとに並べておくとよいでしょう。

また、支払いが終了しているものに関しては、月ごとにファイリングして保管しておくか、取引先別にファイリングしておく方法が一般的であるようです。こちらは入金された金額がいくらなのか把握するか、個別の会社との取引状況を把握するのか、利便性が良い方を選択するとよいでしょう。

まとめ

今回は、請求書の控えやコピーに関する内容をお届けしました。請求書を受け取る側でコピーの活用を考えるのは難しいですが、請求書を発行する側は、入金の管理などに役立てるケースが多いようです。コピーを活用し、取引先との円滑なやり取りを目指しましょう。

無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ

請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


freee請求書利用画面のイメージ1

2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

テンプレートは40種類以上!自分にあった請求書・見積書を作成可能

freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


freee請求書利用画面のイメージ2

請求書や見積書の作成から管理までを効率化できるfreee請求書の使い方は動画でも解説しています。ぜひ参考にしてみてください。ぜひ参考にしてみてください。

会員登録不要で請求書のテンプレートを無料ダウンロードできるサービスも

freee請求書のほかにも、freeeでは請求書を無料で作成できるサービスを新たにご提供しています。会員登録不要で誰でも無料で請求書のテンプレートをダウンロードすることができます。

具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

<会計>
・請求書(インボイス制度対応)
・発注書
・納品書
・領収書

<人事労務>
・内定通知書
・在籍証明書
・顛末書 など

freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

インボイス制度対応の請求書を無料でカンタン作成!

freee請求書ならインボイス制度対応の適格請求書を誰でもカンタン作成!見積書や納品書の作成にも対応した作成数無制限・完全無料のサービスです。ぜひご活用ください。