請求書はサービスや物の提供の変わりに代金を受け取るために発行する書類です。請求書を発行することも大切ですが、それ以上に入金が行われることが会社を運営するうえでは非常に大切なことになります。

しかし、請求書の見落としや、請求書があるのに支払いが行われないケースも中には存在するでしょう。今回は、そのような請求書に対する未払いの対処法について紹介します。

• 請求書の支払いが行われない原因とは
• まずはメールなどで請求を確認する
• 回収が困難な場合は督促や内容証明を送ることも考える
• まとめ
• 請求書や見積書・発注書の発行と管理を効率的に進める方法

請求書の支払いが行われない原因とはどのようなものがあるのでしょうか。まず、自分の請求書の送り先などに誤りがないかを確認した方がいいでしょう。住所や部署名などが誤っている場合ですと、受理されずに請求が滞ってしまっている場合があります。

次に多いのが、請求書の入金日を忘れてしまっており、入金できていないケースです。先方への送付の際に請求書の支払い期日をしっかりと伝えることで、このような未払いを未然に防ぐことがある程度可能です。

最後に、あまりケースとしては多くないですが、貸し倒れなどにより請求書の支払いを意図的に行っていないことがあります。この場合は、督促などを利用して相手側に入金を求めていくことが必要になる場合もあります。

請求が遅れているときに、高圧的に請求を依頼するのは避けたいものです。今後の取引にも関わりますし、いい印象を持たれることはないでしょう。

まずは、メールで支払期日を過ぎても入金が確認できない旨を先方に伝えましょう。このとき、どの請求か判別できるよう、請求書番号などを相手に伝えると確認漏れをチェックしやすくなり、親切です。

メールで回収が難しそうな場合、督促として、請求をお願いする比較的柔らかめの文章を送付したり、会社同士での話し合いの場を持ったりすることがあります。回収方法などについて確認するか、もしくはその場で回収することになるでしょう。

それでも先方の会社が対応してくれない場合には、内容証明書を送ります。内容証明書とは、文章の送付元や送付内容、送付先や受取日時を証明してくれる書類です。

内容証明書には、請求書が確かに送付されていることの証明としての意味合いがあるほか、請求書の支払いの時効が2年間からさらに半年間延長される効果があります。

また、受け取った相手には法的手段も辞さないということが伝わるため、心理的な効果があるとも言えるでしょう。

請求書の未払いの大半は、何らかの手違いによるものです。ビジネスパートナーとしての関係性などを考えると、メールなどでまずは依頼をして、それでも回収が難しくなりそうな場合のみ、法的手段を考えたほうがいいといえるでしょう。

バックオフィス業務の中で、欠かせないタスクとして、請求書の作成やその後の入金処理などが挙げられます。
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設定をしておけば、期日になると下書きの請求書が自動作成され、請求作成日をメールでお知らせする機能もあります。

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