請求書の基礎知識

催促や督促はどうやる?請求書を送ったのに、未払いで入金がない場合の対処法

最終更新日:2021/07/20

催促や督促はどうやる?請求書を送ったのに、未払いで入金がない場合の対処法

請求書とは、サービスや物を提供した対価を受け取るために発行する書類です。クライアントに代金を支払ってもらうためには、請求書を発行することも大切ですが、それ以上にしっかりと入金が行われることが会社を運営する上では非常に大切なことになります。

しかし、請求書を発行したにも関わらず支払いが行われないケースも中には存在します。今回は、そのような請求書に対する未払いの対処法について紹介します。

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目次

請求書の支払いが行われない原因とは

まず最初に、請求書を発行したのにも関わらず、対価の支払いが行われない場合、どのような原因があるのかを紹介します。

自分のミスによって支払いが行われない場合

発行した請求書が、しっかりとクライアントへ届いているかを確認しましょう。そもそも請求書がクライアントに届いていないのはどのような場合があるでしょうか。

  • 送り先の住所や部署名などに誤りがある
  • 請求書が社内で受理されずに請求書を発行できていない

大きく上記のような原因が考えられます。まずは社内での確認を行って問題がなさそうでしたらクライアントへ連絡してみるのが良いでしょう。

クライアントのミスによって支払いが行われない場合

請求書に不備はなく、しっかりとクライアントに届いているにも関わらず振り込みがされていない場合は、下記のようなことが考えられます。

  • 請求書の入金日を忘れていた
  • 担当者が経理担当に請求書を回すのを忘れていた
このようなことを防ぐためには、請求書を送付する際に、しっかりと入金日をメールや別紙で記載しておくと良いでしょう。

しかし、それでもまれにミスが起きてしまうことがあります。この時に大切なのは、最短でいつ振り込みが可能なのかを確認して、その日にちゃんと入金がされたかを確認することです。

クライアントが意図的に支払わない場合

最後に、あまりケースとしては多くないですが、貸し倒れなどにより請求書の支払いを意図的に行っていないことがあります。この場合は、督促などを利用して相手側に入金を求めていくことが必要になる場合もあります。

請求書の入金がない場合は、まずメールなどで確認をする

例え入金が遅れていたとしても、高圧的にクライアントを責めたり、入金を指示するのは避けましょう。今後の取引にも関わりますし、担当者レベルではなく会社の印象に悪影響を与える可能性が高くなってしまいます。

入金がない場合は、まず社内で請求書に不備がないかを確認し、問題がないと分かった段階でクライアントに連絡をすると良いでしょう。その際の手段としては、支払い期日が過ぎていても入金が確認取れないという内容をメールで送ってから、その後に直接担当者に電話なりで伝えましょう。

またクライアントに確認をする際には、どの請求が入金されていないのか判別できるように、請求書番号や送付した日付などを伝えてあげると親切です。

もし入金確認が取れていない旨を伝えても振り込みが行われなかった際は、催促状や督促状を送ったり、会社同士での話し合いの場を設ける場合があります。売上を回収する方法について、社内協議をして対応することが必要になります。

催促状と督促状の違いは

似たような意味合いをもつ催促状と督促状ですが、下記のような違いがあります。

  • 催促状:支払い期日に入金確認が取れなかった初期段階に送る書状。強い表現を控えた内容で送る場合が多いです。
  • 督促状:支払い期日に入金確認が取れなかった場合に、速やかに入金をクライアントに促すために送る書状。

催促状も督促状も、クライアントに対して未入金分の振り込みを促す目的で使用しますが、法律用語などにも使用される督促の方が要求する度合いが強くなります。

督促状の書き方

督促状に記載する内容を紹介します。

  1. 発行日
  2. 表題
  3. 宛先
  4. 差出人
  5. 支払いの要求
  6. 法的手段の告知

1:発行日

督促状の発行日か、提出日を記載してください。

2:表題

表題には『督促状』と記載しましょう。
督促状は担当者の判断で発行するのではなく、会社の決定があってから発行するようにしましょう。

3:宛先

担当者が分かる場合は、会社名・部署名・役職名・担当者名を記載しましょう。もし担当者がいない場合は、「株式会社〇〇御中」のように、会社名に御中をつけて記載します。

4:差出人

所属している会社名・担当部署・担当者名に、上役の名前を記載して捺印をします。

5:支払いの要求

支払い要求の内容を記載します。下記の例文を参考にしてください。

(例文)
令和◯年◯月◯日付けで弊社よりご請求させて頂きました◯◯の代金◯◯円(税込)が、お支払い期日の令和◯年◯月◯日より1週間が経過した本日になってもまだお振込いただけておりません。令和◯年◯月◯日までに、下記の口座までお振込くださいますようお願い申し上げます。

6:法的手段の告知

督促状を送付しても入金の確認が取れない場合は、法的措置を取ることを検討する必要があり、それを告知する必要があります。記載する内容は下記を参考にしてください。

(例文)
つきましては、令和◯年◯月◯日までに入金の確認が取れなかった場合は、やむを得ず法的手段を取るほかに、遅延損害金・延滞利息・請求手数料を加算させて頂くこともご了承ください。

督促状を送付しても回収が困難な場合は内容証明を送ることも考える

それでも先方の会社が対応してくれない場合には、内容証明書を送ります。内容証明書とは、文章の送付元や送付内容・送付先や受取日時を証明してくれる書類です。

内容証明書には、請求書が確かに送付されていることの証明としての意味合いがあるほか、請求書の支払いの時効が2年間からさらに半年間延長される効果があります。

また、受け取った相手には法的手段も辞さないということが伝わるため、心理的な効果があるとも言えるでしょう。

まとめ

請求書の未払いの大半は、何らかの手違いによるものです。

まずは自分や会社にミスがないかを確認してから、クライアントへメールと電話で確認を取ると良いでしょう。もし回収が難しくなりそうな場合のみ、法的手段を考えたほうがいいといえるでしょう。

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