請求書の基礎知識

請求書にミスや訂正があった場合、どうする? 対処法を解説します

請求書は取引のたびに発行することもあり、非常に大量の請求書を取り扱うこともあるかと思います。中には、金額のミスをしてしまうことや、発行するべき請求書を確認漏れで発行していないような事態が起きてしまうことがあるかもしれません。今回は、このような請求書に関するミスの訂正の仕方をお伝えできればと思います。

目次

請求書の出し忘れがあった場合

売上のデータはあるが、入金が確認できない場合などは請求書を発行していないことがあります。このような場合はどのようにすればいいのでしょうか。

取引の請求に期限はあるのか

請求書に記載されている額はおおよその場合売掛金となると思いますが、売掛金は2年間の時効が存在します。ですから、請求書の発行忘れがあった場合でも2年以内であれば時効の前に請求できます。

また、売掛金の請求忘れに気付いた場合、しかるべき手続きを取ることで半年間の期間延長をすることができます。ただし、裁判などの法的な手段が必要となり、大きな負担となります。

上記は法律上の話であり、突然忘れていた請求書を発行したところで先方の取引先も困惑してしまいます。請求書の発行忘れがあった場合はまず先方へ確認の連絡を入れ、請求書を発行する旨と、入金のお願いをしましょう。

請求書の金額に誤りがあった場合

請求書の金額の誤りなどがあった場合はどのようにすればいいのでしょうか。提出前に気付いた場合ですが、一般的なビジネス文書ですと二重線で該当箇所を取り消し、訂正印を捺印した上で正しい情報を記載するかと思います。しかし、請求書の場合は正確さが求められることもあり、そのような訂正印での対応はせずに再度印刷や書き直しをするべきです。

また、送付後にミスに気付いた場合ですが、請求書が誤っているという連絡を早急に行い、正しい請求書を再度取引先へ送付します。その際には、請求書が誤っていたことを謝罪するお詫びの文章を同封して送りましょう。また、再発行する場合にはそれが最新のものだとわかるように「再発行」というスタンプを押すなどの工夫をしておくと親切です。

請求書を取引先が紛失した場合

請求書のやり取りでは、送付したにもかかわらず先方から送金がない場合があると思います。その場合に多いのが、請求書を何らかの形で紛失してしまい、再発行を依頼されるケースではないでしょうか。

請求書を再発行する場合、原本をそのまま印刷して再発行としてもよいのか悩むと思います。請求書には正確なフォーマットがないため、再発行の場合であってもそのまま原本を送ってしまっても良いです。

発行日に関しても、紛失した場合は訂正などをしていないので、原本と同じで構いません。また、請求書を連番で管理している場合などは、間が抜けていると不正を疑われることになります。請求書の管理番号などを振っている場合などは再発行をするときに注意しましょう。

同様に、請求書に記載されている支払期限がすでに過ぎている場合であっても、原本をそのまま印刷してしまって構いません。あくまで訂正がある場合のみ、新しい請求書を作る認識でOKです。

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まとめ

請求書は大量に発行する場合もあり、ミスなどが起きてしまう可能性もあります。もちろんミスをしないことが重要であり、常にチェックを怠らないことが大切です。 しかし、もしミスや訂正が発生した場合の対処法も知っておくと、より柔軟に対応をすることができます。しっかりと覚えておくことをおすすめします。

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請求書や見積書の作成は、お金が絡む業務なので少しのミスが重大な問題に発展する場合もあります。請求・見積業務を負担に感じる方には、無料で請求書・見積書を発行できるfreee請求書の利用がおすすめです。

ここからはfreee請求書を利用するメリットについて紹介します。

フォーム入力で誰でも簡単に作成できる

freee請求書は見積書や発注書など、請求書以外にもさまざまな書類を簡単に作成することが可能です。

またフォームに沿って入力した内容がリアルタイムで書類上に反映されるため、プレビューを見ながら簡単に書類を作成できます。入力が必要な項目はあらかじめ設定されており、消費税(内税・外税)や源泉税なども自動計算されます。

freee請求書を利用することで、入力漏れや計算ミスなどを未然に防ぎ、正確な書類をスピーディに作成できるようになります。


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2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

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freee請求書利用画面のイメージ2

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具体的に、freeeの無料テンプレート集でダウンロードできる書類には以下のようなものがあります。

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freeeの無料テンプレート集では、上記のほかにも無料でダウンロードできる書類を準備中です。ぜひこちらもご活用ください。

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