請求書の基礎知識

適格返還請求書とは?記載事項や保存期間、適格請求書と1つにまとめる方法を解説

監修 好川寛 プロゴ税理士事務所

適格返還請求書とは?記載事項や保存期間、適格請求書と1つにまとめる方法を解説

インボイス制度が導入された2023年10月1日以降、商品が返品された場合や取引先に販売奨励金を支払う場合、「適格返還請求書」の交付が必要となります。

本記事では、適格返還請求書の書き方や保存期間、交付が免除になるケースについてわかりやすく解説します。

インボイス制度については、別記事「2023年10月から始まったインボイス制度とは?図解でわかりやすく解説」で詳しく解説しています。ぜひあわせてご確認ください。

目次

適格返還請求書とは

適格返還請求書とは、返品や値引きによる売上の返還を行う際、売り手が買い手に対して交付する書類を指します。適格返還請求書は「返還インボイス」とも呼ばれます。

適格請求書発行事業者には、適格請求書と同様に適格返還請求書の交付・保存も義務付けられています。

売り手は適格請求書の発行後、消費税法で規定されている「売上に係る対価の返還等」が生じた際、適格返還請求書を発行しなければなりません。具体的には以下のような内容が対象です。

売上に係る対価の返還に含まれるもの

  • 商品の返品や値引き
  • 売上割引き
  • 販売奨励金
  • 事業分量配当金 など

なお、買い手が仕入税額控除のために作成・保存した支払通知書が、適格返還請求書としての要件を満たしている場合は、売り手が改めて適格返還請求書を交付する必要はありません。

適格返還請求書の発行・保存が仕入税額控除の適用要件になる

インボイス制度導入後、適格返還請求書の保存は適格請求書と同様に仕入税額控除の適用要件になります。

たとえば、売り手に商品を返品した際、その内容を記載した適格返還請求書がなければ、買い手は返品した金額を課税仕入額から除外することができません。

課税仕入額の集計が正しくできなければ仕入税額控除額の計算も合わず、買い手の納付税額が不当に多くなってしまいます。そのため買い手は、売り手から交付された適格返還請求書を一定期間保存する必要があるのです。

また、売り手側は義務である適格返還請求書の発行を怠ると、1年以下の懲役または50万円以下の罰金が科されるおそれがあるので注意しましょう。

適格返還請求書の交付が免除されるケース

2022年12月の閣議決定で、返品や値引きによる売上の返還を行った際、その税込価額が1万円未満であれば、適格返還請求書の交付義務を免除すると発表しました。

上記の改正はインボイス制度導入の2023年10月1日以降、課税資産の譲渡等の売上に係る対価の返還等について適用されます。


出典:国税庁「適格請求書等保存方式(インボイス制度)の手引き」

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適格返還請求書の記載要件と記載例

適格返還請求書の記載要件は以下のとおりです。適格請求書同様、記載要件を満たしていれば納品書や明細書も適格返還請求書として認められます。

適格返還請求書の記載要件

  1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号
  2. 対価の返還等を行う年月日
  3. 対価の返還等の基となった取引を行った年月日
  4. 対価の返還等の取引内容(軽減税率の対象品目である旨)
  5. 税率ごとに区分して合計した対価の返還等の金額(税抜き又は税込み)
  6. 対価の返還等の金額に係る消費税額等又は適用税率
出典:国税庁「適格請求書等保存方式の概要」

<適格返還請求書のサンプル例>

適格返還請求書の記載例

1. 適格請求書発行事業者の氏名又は名称及び登録番号

売上の返品や値引きにより、課税売上の対価を返還した適格請求書発行事業者の氏名または名称を記載します。事業者が法人の場合はその法人の名称を記載し、個人事業主の場合は事業主の氏名を記載します。

登録番号は、適格請求書発行事業者として税務署に登録された際に税務署から発行される番号です。事業者が法人の場合は「T + 13桁の法人番号」、個人事業主の場合は税務署から交付された「T + 13桁の番号」となります。

【関連記事】
インボイス制度における登録番号とは?登録番号の取得方法と確認方法について解説

2. 対価の返還等を行う年月日

消費税の計算に含める時期を確定するため、返品などを行った日を記載します。

3. 対価の返還等の基となった取引を行った年月日

返品の基となった売上が計上された日付を記載します。月単位や「○月~△月分」といった記載も認められます。

4. 対価の返還等の取引内容(軽減税率の対象品目である旨)

返品などが行われた商品やサービスの内容を記載します。軽減税率適用対象である場合にはその旨も記載します。

5. 税率ごとに区分して合計した対価の返還等の金額(税抜き又は税込み)

標準税率10%と軽減税率8%を区分して、返品などが行われた商品やサービスの金額の合計額を記載します。

6. 対価の返還等の金額に係る消費税額等又は適用税率

消費税額の計算に必要な消費税額あるいは適用税率を記載します。両方記載しても問題ありません。

適格請求書と適格返還請求書は1つにまとめることができる

当月分の適格請求書において、以下の2点を記載することを条件に、適格請求書と適格返還請求書を1つの書面にまとめて交付することも可能です。

適格請求書と適格返還請求書をまとめて交付するための要件

  1. 当月売上に係る適格請求書の記載要件
  2. 前月売上の対価の返還などに係る適格返還請求書の記載要件

<適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめた記載例>

適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめた記載例

また、継続した取引であることを前提に、以下の2点を税率ごとに記載することで1つの書面にまとめる方法もあります。


継続した取引の適格請求書と適格返還請求書を1つにまとめる場合の記載要件

  • 当月の売上代金から前月の返還等の金額を相殺した金額
  • その金額に基づいて計算した消費税額

出典:国税庁「4 適格請求書の記載事項」

<継続した取引で適格請求書を1つにまとめた記載例>

継続した取引で適格請求書を1つにまとめた記載例 出典:国税庁「適格請求書保存方式(インボイス制度)の手引き」

適格返還請求書の保存期間と保存形式

インボイス制度導入後、適格請求書発行事業者には交付した適格請求書の写しの保存義務があり、仕入税額控除を受けるには帳簿及び適格請求書の保存が必要となります。

これは適格返還請求書にも当てはまります。

保存期間は、課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日を起点に7年間です。保存形式や保存方法は、紙面・電子メール・インターネット上での電子データによるものも認められています。

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まとめ

インボイス制度導入後、売り手・買い手ともに適格返還請求書が必要となるケースも出てくると考えられます。記載要件の確認や、適格請求書とまとめて発行できる場合と記載例を事前に把握しフォーマットを用意するなど、インボイス制度導入に向けて備えておきましょう。

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2023年10月から開始されたインボイス制度にも対応

2023年10月からインボイス制度が施行されました。インボイス制度の制度施行に伴い、インボイス制度の要件を満たした適格請求書の交付、計算方法の変更、インボイスの写しの保存義務化など請求書業務の負担が増えることが予想されています。

freee請求書では、金額を入力するだけでインボイスの計算方法で自動計算し、適格請求書の項目も満たした請求書を作成・発行することが可能です。

また、作成した請求書は電子保存されるため、インボイスの写しの保存義務化にも対応できます。

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freee請求書には40種類以上のテンプレートが用意されています。その中から自分にあったテンプレートを選択して書類を作成できます。書類に記載する項目はテンプレートから変更を行うことも可能です。


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・発注書
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・内定通知書
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・顛末書 など

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よくある質問

適格返還請求書とは?

適格返還請求書とは、返品や値引きによる売上の返還を行う際、適格請求書発行事業者(売り手)が交付しなければならない書類です。詳しくは記事内「適格返還請求書とは」をご覧ください。

適格返還請求書はなぜ必要?

適格返還請求書の交付・保存が仕入税額控除の適用要件です。

売り手に商品を返品した際、その内容を記載した適格返還請求書がなければ、買い手は返品した金額を課税仕入額から除外することができません。

課税仕入額の集計が正しくできなければ仕入税額控除額の計算も合わず、買い手の納付税額が不当に多くなってしまいます。そのため買い手は、売り手から交付された適格返還請求書を一定期間保存する必要があるのです。

納品書や明細書も適格返還請求書として利用できる?

適格返還請求書の記載要件を満たしていれば、納品書や明細書も適格返還請求書として認められます。記載要件については、記事内「適格返還請求書の記載要件と記載例」をご覧ください。

適格返還請求書の保存期間は?

適格返還請求書の保存期間は、課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日を起点に7年間です。保存形式については、記事内「適格返還請求書の保存期間と保存形式」をご覧ください。

監修 好川寛(よしかわひろし)

元国税調査官。国税局では税務相談室・不服審判所等で審理事務を中心に担当。その後、大手YouTuber事務所のトップクリエイターの税務支援、IT企業で税務ソフトウェアの開発に携わる異色の税理士です。

監修者 好川寛

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