請求書の基礎知識

請求書の書き方完全ガイド! 記載事項や文章の書き方を紹介します

請求書は「会社の顔」と言われることもあり、会社と会社の取引に関わる重要な書類の一つです。請求書を送る際は、最低限のビジネスマナーや記載事項を押さえておくことが必要となります。今回は、請求書の記載事項や文章の書き方について紹介しようと思います。

請求書について

まずは請求書について説明したいと思います。請求書とは、サービスや物品の提供の代わりに代金の支払いを求めるために発行する書類のことを指します。請求書にはこうした請求内容に関して、取引があったことを証明する意味合いもあります。請求する側にとって、請求書はしっかりと入金をしてもらうことが目的となります。記載事項も入金してもらうことを念頭においておく必要があるでしょう。

また、ビジネスマナーや慣習が多い請求書は決まったフォーマットがあるように思われがちですが、請求書には指定された形式やフォーマットのようなものは存在しません。だからこそ、先方の都合に合わせて柔軟に請求書の記載事項やルールを守ることが重要になるともいえるでしょう。

請求書の記載事項

請求書に一般的に記載する事項について説明したいと思います。

宛名

先方の会社名を書くことは必ず必要ですが、経理部もしくは担当者の名前を書く場合は、事前にどのようなフローになっているのか確認する必要があります。担当者が受け取るようになっている場合は担当者宛てに、そうでない場合には経理部門に送付しましょう。

自社情報

宛名と同様に、自社の情報を請求書に記載しておく必要があります。自社の住所(フリーランスの方であれば氏名もしくは屋号となります)や電話番号などを記載しておけば、請求書の訂正ややりとりの場合を円滑に行うことができます。

請求番号

請求書には番号を付けておくと管理しやすくなります。そのため、請求番号を請求書に記載してある場合が多いです。このような請求番号には、請求書を納品書や見積書などと照らし合わせやすくするだけでなく、請求書のやり取りの際に特定の請求書がわかりやすくなる、再発行の際に連番とすることで再発行だとわかりやすくなるなどのメリットがあります。

請求書の発行日

請求書の発行日は印刷した日や作成日にしがちですが、実は重要なポイントとなります。それは企業によって締め日を設定しており、月末と月初では経理の処理月が変わるからです。多くの場合、請求書に記載する発行日は先方の締め日に合わせます。そのため、先方から指定があった発行日に請求書の発行日を合わせる場合が多いということを知っておきましょう。

請求内容と金額

請求内容に関しては、双方で具体的なサービスや物品が想像できるものである方がよいでしょう。特に複数の取引があり、一括で1通の請求書にまとめる場合などは、請求内容が不明瞭だと問い合わせをしなければならず、手間がかかることがあるので、しっかりと記載しておきましょう。

また、金額については税抜きの価格を記載し、合計金額部分に消費税の金額がわかるようにして記載しておくのが普通です。物品などで、数量がある場合などは、数量についても記載し単価がわかるような工夫をしておくとよいでしょう。

振込先と振込手数料の扱い

振込先については、自社の振込先の記入をしておきます。金融機関名や口座番号などを記載しておくのが一般的ですが、それに加えて口座の種類や支店名がないと振り込みができない場合があるので注意しましょう。

振込手数料の取扱いについても記載しておくほうが親切だといえます。基本的には、請求書を受け取る側が振込手数料を負担する場合が多いとされています。

支払い期限

支払いの期限日に関しても記載をしておくといいでしょう。基本的には月末日、もしくは翌月末日に支払い期限を設けることが多いですが、年末で金融機関が対応していない場合などは、末日ではなく仕事納めの日付に合わせるなどの対応が必要となるでしょう。

請求書に同封する送付状の書き方

請求書と同様に書き方が重要なのが、同封する送付状ではないでしょうか。最近ではメールで請求書を送る人も増えてきているようですが、その場合はメールの文面が送付状代わりとなります。

送付所も請求書と同様にフォーマットはありません。一般的な送付状は挨拶文と、請求書の簡単な要約を書きます。挨拶文に関しては、ビジネスレターとは異なり季節の挨拶は不要なことが特徴となっております。これは、請求書の送付が頻繁に行われることなどが関連しているとされています。

また、送付状に書く請求書の簡潔な要約ですが、こちらは請求書の入金金額や入金の期限、支払先などを書いておくと良いでしょう。

まとめ

今回は請求書の記載内容を中心に紹介しました。決まったフォーマットはないものですが、入金が行われるよう、しっかりとした請求書を作成したいものです。今回の内容を参考に請求書を書いてみてはいかがでしょうか。

請求書の作成・管理は 会計ソフトfreeeで

請求書

会計ソフト freeeを利用することで請求書の作成・発行後の入金管理ができます。

知識総合トップへ戻る