始末書とは、業務上のミスや規則違反があった際に、事実の経緯や謝罪、今後の再発防止策を記して会社に提出する文書のことです。

一般的に始末書は、度重なる遅刻や無断欠勤をはじめ、業務上の重大な過失による損害、会社備品の紛失や破損、社用車での交通事故、ハラスメントなどの就業規則違反が発生した際に作成が求められます。

本記事では、始末書の定義から具体的な書き方、ケース別の例文テンプレート、そして作成時や管理側の注意点までを網羅的に解説します。

• 始末書とは
• 始末書を作成するシーン
• 遅刻・無断欠勤を繰り返した場合
• 業務上のミスによって損害が生じた場合
• 会社の備品・貸与物を紛失・破損した場合
• 社用車で交通事故を起こした場合
• 就業規則・業務命令違反があった場合
• 始末書・顛末書・反省文の違い
• 始末書の基本構成と各項目の書き方
• タイトル・提出先・日付・氏名
• 本文（ミスの経緯・反省・再発防止策）
• 始末書を書く際の4つの注意点
• 1. 虚偽・言い訳を書かない
• 2. 手書き・Wordなど形式を事前に確認する
• 3. 提出はなるべく早く行う
• 4. わかりやすく簡潔に書く
• 始末書の例文・テンプレート
• 遅刻・無断欠勤の場合
• 備品・貸与物を紛失した場合
• 交通事故を起こした場合
• 業務上のミスで損害を与えた場合
• 始末書の提出は拒否することができるか
• 始末書を提出させた後のクビ・懲戒処分はあり得るか
• 会社・人事担当が始末書を活用する際のポイント
• 就業規則への事前明記が必要となる
• 業務命令として提出させる際、パワハラリスクがある
• 提出後のフォロー・評価への反映が必要となる
• まとめ
• 入退社管理や給与計算などをカンタンに行う方法
• よくある質問

始末書とは、業務上のミスや規則違反があった際に、事実の経緯や謝罪、今後の再発防止策を記して会社に提出する文書のことです。

始末書は、業務上の指導や事情説明の一環として提出が求められるケースがある一方、会社の就業規則にもとづく懲戒処分としての意味合いと効力を持つ書類となります。

始末書の提出は、企業秩序を維持するための実務上の対応として行われることが多く、懲戒処分と関連する場合には就業規則上の根拠や運用の合理性が必要です。

始末書を作成しなければならない基準や就業規則の規定は会社によって異なりますが、主に以下のようなケースで作成が求められます。いずれも、会社に損害を与えたり、企業秩序を乱したりした重大な局面といえます。

交通機関の遅延や突発的な体調不良など、一度の軽い遅刻や欠勤であれば、上司からの口頭注意や反省文で済むことがほとんどです。しかし、連絡を一切入れずに無断欠勤をした場合や、再三の注意・指導にもかかわらず遅刻を常習的に繰り返した場合は、始末書の提出が求められる場合があります。

遅刻や無断欠勤は、周囲のメンバーへの業務負担を増大させるだけでなく、取引先との関係にも影響するなど、会社の信用を損なう恐れがあります。就業態度に著しい問題があると判断された場合、本人の自覚を促し生活態度の改善を誓約させるために始末書の提出が求められるのです。

日々の業務のなかで発生する軽微なミスであれば、通常は修正と上司への報告で対応可能です。しかし、発注数量の桁を間違えたことによる大規模な損失、顧客データの入力誤りや誤送信による重大なクレーム発生など、会社に直接的かつ多大な金銭的・信用的な損害を与えた場合には始末書の提出を求められます。

このケースでは、単に個人の不注意を謝罪するだけではありません。なぜそのミスを未然に防げなかったのかという原因を明らかにしたうえで、再発防止策を具体的に示すことが求められます。

会社のノートパソコン、スマートフォン、社員証、社外秘のデータが入ったUSBメモリなど、会社からの貸与物や重要な備品を紛失したり、不注意で著しく破損させたりした際にも始末書の作成が必要です。

近年はとくに、情報セキュリティの観点からこうしたトラブルが厳しく見られる傾向にあります。物理的な備品の買い替えコストにとどまらず、端末から顧客情報や機密データが流出する重大なリスクを伴います。そのため、事態の深刻さを認識させる目的で始末書の提出が厳格に求められるのです。

営業活動や配送業務など、業務中の社用車を運転して交通事故を起こした場合、警察への届け出や保険会社への連絡を済ませたのち、会社への始末書提出が必須となるのが一般的です。

社用車での事故は、運転者本人の過失にとどまらず、会社の使用者責任が問われる重大な事案です。また、企業名が入った車両での事故であればブランドイメージの低下にもつながりかねません。事故の状況を正確に報告させ、今後の安全確認と交通ルールの厳守を強く誓約させるために、始末書の提出を求める必要があります。

職場の環境を著しく悪化させるハラスメント行為、意図的または重大な過失による機密情報の漏洩など、会社のルールに明確に違反する行為があった場合にも始末書の提出が求められます。

これらの行為は、企業のコンプライアンスの観点から非常に厳しく処罰されます。始末書の提出だけで済むことは少なく、減給や出勤停止などの厳重な懲戒処分とともに、正式な記録として残すために提出が命じられるケースが大半です。

ミスをした際に提出する文書には、始末書のほかに顛末書や反省文があります。これらは下表のとおり、目的や処分の重さが異なります。

人事担当者や管理職が対象者にどの書類を書かせるべきか迷った場合、まずは事態の重さで判断します。客観的な事実や原因究明を急ぐ場合は顛末書、就業規則違反に該当し厳重注意とする場合は始末書、社内ルールの軽い違反など教育的指導の範囲内であれば反省文を求めるのが一般的です。

会社に指定のフォーマットがない場合、自分で任意形式で作成する必要があります。ここでは、標準的な始末書の構成と書き方を解説します。

まずは文書の基本的な体裁を整えます。

日付について、和暦か西暦かは会社の慣習に合わせます。提出先は、代表取締役社長宛てとする場合や、直属の部門長宛てとする会社もあるため事前に確認しましょう。

事実を正確に伝え、誠意を示すためのもっとも重要な部分です。5W1H（いつ、どこで、誰が、何を、なぜ、どのように）を意識して客観的に書きましょう。

標準的な流れは以下のとおりです。

言い訳がましい表現は避け、誠実かつ簡潔な言葉を選びます。文章の最後は右下に「以上」と記載して締めくくります。

始末書は、単に謝罪と反省を示すためのものではなく、トラブルの事実を客観的に記録し、実効性のある再発防止策を会社と共有するための文書です。以下の注意点を押さえて作成しましょう。

自分の保身のために事実を歪めたり、他人のせいにしたりするような遠回しな表現は避けましょう。万が一、虚偽が発覚した場合、さらに重い処分を下される可能性があります。事実のみを客観的に、包み隠さず記述することが最大の誠意につながります。

始末書はパソコンで作成するのが現代の主流ですが、会社によっては反省の意を示すために手書きを推奨している場合や、専用の指定フォーマットが用意されている場合があります。封筒に入れて提出するべきかどうかも含め、事前に提出形式を上司や人事部に確認しておくと安心です。

トラブル発生から時間が経つほど事実関係が曖昧になり、反省の意も伝わりにくくなります。原則として指示を受けたら速やかに（遅くとも数日以内に）提出しましょう。ただし、現在進行形でトラブルの対応に追われている場合は、まずは上司への口頭報告と事態の収束を優先させてください。

反省の気持ちを伝えようとするあまり、感情的な長文や複雑な言い回しになるのは避けましょう。読み手が事実関係と今後の対策をすぐに理解できるよう、箇条書きなどを適宜活用して簡潔にまとめる工夫が必要です。

よくあるトラブルのケース別に、そのまま使えるテンプレートを用意しました。状況に合わせて内容を書き換えてご活用ください。

このケースでは、回数や期間といった遅刻や欠勤の事実、その原因、そして自己管理をどう見直すかという具体的な再発防止策を盛り込みましょう。

▼ 例文

このケースでは、紛失した日時や状況、警察への届け出（遺失物届）の有無、そして今後の管理強化策を明確に記しましょう。

▼ 例文

このケースでは、事故の状況、相手方がいる場合の対応状況、そして今後の安全運転への強い誓約を含めましょう。

▼ 例文

このケースでは、ミスの具体的な内容とそれによって生じた損害の範囲、そして個人の注意だけでなく業務フロー全体をどう改善するかを記しましょう。

▼ 例文

会社は、始末書の提出を強制することはできません。これは、日本国憲法第19条で保障されている「思想・良心の自由」が根拠となっています。始末書には、謝罪や反省という個人の内心に関わる表現が含まれるため、過去の裁判例でも会社が無理やり書かせることは違法とされています。

ただし、提出を拒否した場合であっても、会社が下した譴責などの懲戒処分自体は有効なままです。正当な理由なく提出の拒否を繰り返すと、人事評価でマイナスの影響を与える可能性はあります。

なお、反省の言葉を含まない客観的な事実報告である「顛末書」については、正当な業務命令として提出を強制できると解釈されています。

始末書を提出した後、同じミスを理由にして解雇や減給などの追加処分が行われることは原則としてありません。日本の労働法制には一事不再理の原則（二重処分の禁止）があり、ひとつの違反行為に対して二度処分を下すことはできないからです。始末書を伴う譴責処分を受けた時点で、その件についての処罰は完結しています。

しかし、始末書を提出した後も、同様の遅刻や無断欠勤、重大なミスなどを繰り返した場合は新たな違反行為として扱われます。

会社は改善の余地がないと判断した場合、就業規則に則って「減給 → 出勤停止 → 諭旨解雇 → 懲戒解雇」と、段階的に重い処分を下すことが可能です。つまり、始末書を何枚書いたかという単なる枚数で解雇が決まるわけではありませんが、不始末を繰り返せば最終的に解雇に至る可能性はあり得ます。

ここでは、始末書を求める側である会社や人事担当者向けのポイントを解説します。適切な運用をしなければ、労使間のトラブルに発展する可能性があります。

従業員に懲戒処分として始末書の提出を求める場合は、あらかじめ就業規則に処分の種類と事由が明記されていなければなりません。

規定がないまま処分を下すことは労働契約法第15条における懲戒権の濫用となり無効になる可能性が高いため、自社の規定が整備されているか確認しましょう。

ただし、就業規則に規定があっても、始末書の提出を強要することは前述した「思想・良心の自由」に抵触する恐れがあります。そのため、提出を法的に強制することはできない点に注意が必要です。

些細なミスに対して何度も始末書を書かせたり、見せしめのように全社員の前で読み上げさせたりする行為は、業務の適正な範囲を超えたパワーハラスメントと認定されるリスクがあります。会社は労働契約法第5条にもとづき、従業員に対する安全配慮義務を負っています。精神的な苦痛を過剰に与えるような指導は避けなければなりません。

1回のミスと始末書の提出だけで、極端に人事評価を下げることは行き過ぎた措置となる場合があります。大切なのは、ミスの再発を防ぐことです。

始末書を受理した後は、記載された再発防止策が機能しているか定期的に面談を行うなどしてフォローアップを行います。どうしても改善が見られない従業員に対しては、PIP（業務改善計画）を導入して具体的な目標設定と指導を行うことも有効です。失敗を責め続けるのではなく、精神的なフォローを行ってモチベーションの低下を防ぐことが、組織全体の生産性維持につながります。

始末書は、業務上の重大なミスや規律違反が発生した際に、事実関係の報告と謝罪、そして再発防止策を会社に誓約するための重要な文書です。懲戒処分に連動することが多く、形式的に作成すればよいものではありません。

作成する側は虚偽の記載や過度な言い訳を避け、事実関係を正確かつ簡潔に整理したうえで、速やかに提出することが重要です。本記事で紹介したテンプレートを活用し、誠意ある対応で信頼回復に努めましょう。

一方、人事担当者などの始末書を書かせる側にとっては、就業規則の整備や、提出後の適切なフォローアップがセットで求められます。始末書を単なる罰則として終わらせず、業務改善と人材育成の機会として前向きに活用していく視点が重要です。

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始末書は謝罪や反省、再発防止の誓約を中心とした文書であり、懲戒処分と連動することが多いのが特徴です。一方、顛末書はミスの経緯など事実関係のみを客観的に報告する書類です。また、顛末書は業務命令として提出を命じることはできますが、始末書は思想や良心の自由の観点から提出の強制はできません。

詳しくは、記事内の「始末書・顛末書・反省文の違い」をご覧ください。

始末書の提出を拒否したという理由だけで、原則として即座に解雇されることはありません。ただし、始末書を拒否したにもかかわらず、問題行動を繰り返す場合は「反省や改善の見込みがない」とみなされ、その行動に対して懲戒処分が下される場合があります。

詳しくは、記事内の「始末書の提出は拒否することができるか」で解説しています。

始末書の枚数だけで解雇が決まるわけではありません。重要なのは違反行為の内容や深刻さ、頻度です。同一事由で二重に処分することは原則禁止されていますが、指導をしても改善が見られない繰り返しの不始末に対しては、段階的に重い懲戒処分（減給や出勤停止など）が適用され、最終的に解雇に至る可能性はあります。

詳しくは、記事内の「始末書を提出させた後のクビ・懲戒処分はあり得るか」をご覧ください。