請求書の基礎知識

請求書、メールで送ってもよいもの?知っておくべき基礎知識

請求書の送り方として一般的なのは郵送で取引先へ送付する方法ですが、最近ではメールで済ませるという企業もかなり増えてきたようです。請求書をPDFで送ることは法律的・マナー的にどうなのでしょうか。今回は請求書とメールに関する情報を紹介していきます。

請求書はメールで送ってもいい?

請求書はメールで送ってもいいものなのでしょうか。請求書とは、法律で発行が義務付けられている書類ではありません。ですから、請求書は極端に言ってしまうと発行しなくてもよい書類となります。PDFで請求書を発行しても、取引の証明となるのであれば 問題ありません。

しかし、原本の送付をお願いする取引先が多く、もし請求書の原本がなければ、取引をすることは難しいです。また、請求書がないことで、取引が実際にあったかどうかを証明しにくくなってしまいます。現実的な運用を考えると、メールで請求書を送り、その後に原本を郵送する場合が多くなるでしょう。

請求書の印鑑はどうする?

PDFなどで送る場合、請求書に印鑑を押すために印刷し、またそれをスキャナで取り込む二度手間が発生してしまうことになります。

この手間を短縮したいという方は、電子印鑑は請求書に用いることができないだろうかと考えるのではないでしょうか。

しかし、電子印鑑は一般的な印影を電子化したものになりますので本人であることを確認することができません。そのため、法的な効力は持たないものとなってしまいます。

また、請求書ですが、印鑑を押すのは義務ではなく請求書の偽造を防止する目的で押印するため、もしPDFで送付する場合に印鑑が押されていなくても特に問題はありません。

請求書をメールで送る場合の例文

請求書をメールで送る場合、事前に先方とメールで送ってもよいか、原本の扱いはどうするのかの確認を取るようにしましょう。

また、メールにPDFを添付する場合は、郵送で送付状を付けて送るように、請求書の内容がわかる内容をメールに添えて送るようにしましょう。

具体的には、メールに請求書が添付されていることを件名と本文に入れておき、請求書がいつのものか、また支払いの期限はいつまでなのかを入れておくと親切です。

まとめ

請求書をメールで送るケースは増えてきているように思いますが、双方での確認が取れている場合でないと、原本の送付などで無駄なトラブルなどを起こしてしまいかねません。

コストの削減など、メリットが大きいメールでの送付ですので、しっかりと理解を得て使うようにしましょう。

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