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事業を進める上で取引相手との間で発生するのが請求書や納品書ですよね。取引の進行を把握する上で非常に重要な書類です。皆さんはこの「請求書」と「納品書」の違いは把握されていますでしょうか。そこで今回は請求書と納品書の役割の違いについて解説します。

商品やサービスを取引相手に納品する際に同封するのが納品書です。納品書の主な目的は取引相手に安心してもらうことです。もし納品物のみを送付すると「誰からの納品か」が把握できません。ですので、取引相手の不安を取り除くためにも納品書の作成は重要です。

ビジネスを行う上で発行するのが当たり前になっている請求書。請求書発行を会計業務の一つとして何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

では請求書を発行するのはいつのタイミングがよいのでしょうか。実は、請求するタイミングは取引相手の自社との間で決めることができます。例えば、

• ・契約が決まったタイミング
• ・納品前のタイミング
• ・納品したタイミング
• ・商品を納品した時に納品書・請求書を同時に発行する

など様々な決め方があります。

納品書と請求書の違いはお分かりいただけたと思います。納品書は「取引相手に安心してもらうため」、請求書は「取引相手に入金してもらうため」という明確な目的の違いがあります。

つまり請求書に関しては、受領した取引相手に能動的なアクション「入金」を行ってもらう必要があります。この目的を果たすには、記載しておいたほうがいい項目がいくつかあります。ぜひ以下を参考に作成してみましょう。

• ・請求書作成者の氏名もしくは名称（法人名など）
• ・取引年月日
• ・取引内容
• ・取引金額（税込で記載）
• ・取引先の氏名もしくは名称（法人名など）
• ・請求相手の宛名：会社名（もしくは個人名）を敬称（御中・様）を添えて記載
• ・請求書番号
• ・請求書発行日
• ・請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
• ・合計請求額
• ・商品・サービス名（数量・単価・小計・消費税なども記載）
• ・合計金額・振り込み手数料
• ・振り込み先
• ・支払い（入金）期限

これらのポイントを押さえていれば請求書としては完成度の高いものになります。

また、取引相手の要望を汲む上で必要なポイントは以下の3つです。

• 取引相手の締め日・支払い日に合わせた請求書発行日になっているか
• 請求書フォーマットの注意事項を取引相手に事前確認しているか
• 請求書の送付方法を事前確認できているか（手渡し、郵送、メール添付など）

必ず正確に取引相手の要望を聞き、入金がスムーズに行われるよう配慮しましょう。

いかがだったでしょうか。納品書や請求書を発行する目的をしっかりと把握し、違いは認識できましたでしょうか。用途に合わせた書類作成を心がけていきましょう。