請求書の基礎知識

請求書の保存は原本(原紙)でないとダメなのか

請求書はビジネスのやり取りにかかせないものであり、また、経理処理においても重要な書類となります。それゆえ請求書は保存しておく必要がありますが、この保存する請求書は原本でなければいけないのでしょうか。今回は請求書の保存と原本について紹介します。

請求書の保存について

まずは請求書の保存について説明します。請求書は証憑書類と呼ばれる書類のひとつで、取引が実際に行われたことを証明する書類となります。そのため、請求書は勝手に破棄することができず、法人であれば7年間の保存が義務付けられています。

また、この7年間という数字ですが、請求書が発行されてから7年間というわけではなく、法人税の申告期限日から7年間となる点に注意が必要です。

請求書の保存は原本でないといけないのか

請求書を電子データでやり取りしている場合などは、請求書のコピーを保存して対応したくなるものですよね。請求書の保存においては、コピーや写しを利用することはできるのでしょうか。

請求書の保存については、税制上原本の保存が原則とされています。これは、コピーや写しを利用することによる請求書の偽造などを防止する目的があるようです。ですから、請求書を保存するときは原本を保管・保存するようにしましょう。

原本を破棄するためには

原本で請求書を管理するとなると、請求書の枚数が多い場合などには大量の書類で埋め尽くされてしまうような場合もあるかもしれません。請求書を電子データとして保管することができる電子帳簿保存法が2016年より施行されています。一定の条件のクリアや税務署への申請が必要となりますが、もし煩雑な請求書の管理や保存を避けたいのであれば、検討してみてはいかがでしょうか。

まとめ

今回は、請求書の保存について紹介し、請求書の保管・保存は原本で行わなければならないことを紹介しました。原本で保存することを考えると、しっかりとファイリングして管理をすることが必要になると想像できると思います。しっかりと管理し、請求の事実がわかるようにしておきましょう。

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