見積書とは、受注者が発注者に対して取引内容を前もって提示するための書類です。成約の可能性を高めるには、適切な内容の見積書を作成する必要があります。

本記事では、見積書の概要や具体的な書き方、作成方法について解説します。また、納品完了後の見積書の取り扱いや、インボイス制度との関連についても説明しますので、参考にしてみてください。

• 見積書とは
• 見積書の作成から送付までの流れ
• 見積書の書き方
• 見積書の作成方法
• 見積書の作成時に注意すべきこと
• 見積書の保存義務
• 見積もりの精度を上げるポイント
• インボイス制度の導入で見積書の書き方は変わる？
• まとめ
• 無料で請求書・見積書を発行したいならfreee請求書がおすすめ
• よくある質問

見積書とは、提供する製品の価格や数量、サービス範囲などの契約内容を発注者に前もって提示するための文書で、契約が締結する前に取り交わされます。

発注者から依頼を受けて作成するケースが一般的ですが、見積依頼書などのエビデンスを受領してから作成する場合もあります。

なお、見積書に法律上の発行義務はありません。

見積書は発注者が記載された内容を確認し、他社が提示した価格や契約内容と比較したうえで取引を進めるか否かを判断するために使用します。ほかにも補助金や助成金を申請する際に、提出が求められることもあります。

また、士業やクリエイティブ業（ホームページ制作など）といった請負業・物販業などで価格交渉を行う場合にも見積書が利用されるケースが多いです。

一般的に、商取引は以下のプロセスで進行します。

商取引において、見積書は一番最初に提示される証憑書類（しょうひょうしょるい）であり、取引先が発注を行ううえで重要な書類です。

見積書の作成から送付までは、大きく以下のステップに分けられます。

それぞれについて詳しく解説します。

見積書に記載する金額を算出し、依頼者に確認を取ります。相見積もりによって価格が改定された場合は、この時点で反映します。

相見積もりとは、複数の業者から見積もりを取る作業のことです。略して「あいみつ」と呼ばれることもあります。

概算の見積書を作成する場合は、提出するまでの時間（できるだけ早いほうが望ましい）とミスをしないことを意識し、効率化を図りましょう。

Excelなどで見積一覧表を作っておけば、どういった製品や作業内容でどのような見積内容になるのかがすぐにわかります。セルにあらかじめ単価と計算式を入れておけば、数量を打ち込むだけで金額を算出できるため、手間も計算ミスもありません。

特に、精度の高い見積書の提示は受注の確率を高めることにつながるので、常に見積もりの精度を上げるよう努めましょう。

詳しくは記事内「見積もりの精度を上げるポイント」をご覧ください。

製品・内容に関して依頼主と認識の齟齬がないよう、提案書や仕様書を作成し、内容のすり合わせを行います。費用面に関して問題がないこと、工数や調達コストに間違いがないことなどを双方で確認する必要があります。

内容に齟齬がないことが確認されたら見積金額を確定し、正式に見積書を作成します。

見積書の送付方法や同封する送付状の書き方について詳しく知りたい方は、別記事「見積書をメールで送るときのマナーは？郵送やFAXで送る場合は送付状が必須！」をあわせてご確認ください。

見積書の記載項目やフォーマットに法的な決まりはありません。

上述したように見積書の発行目的は、取引条件を検討し、発注するか否かを決めるために使ってもらうことです。取引先となる可能性のある依頼主が一目で内容を理解できるように、わかりやすく記載することを意識しましょう。

ここからは「freee請求書」で出力したテンプレートを参考に、見積書の具体的な書き方を紹介します。

見積書のタイトルを記入します。フォーマットに法的な決まりはないため、「見積書」「お見積書」「御見積書」など、使用するテンプレートにある表記をそのまま使用して問題ありません。

見積書を依頼してきた取引先の会社名・個人名を記入します。依頼者が会社名義の場合は社名の後に「御中」を、個人の場合は名前の後に「様」を記入します。

会社宛ではなく、部署宛や担当者宛と指定されている場合などは、部署名や担当者名も記入します。続いて、郵便番号と住所を記入します。

見積もりを出した日を見積日として記入します。

見積番号（通番）の記入は必須ではありませんが、見積番号を付けることで見積書の検索や再発行など、社内管理作業が楽になります。

番号を付ける場合は、同じ契約で発行されたほかの書類（請求書や納品書など）と共通の番号を振りましょう。

見積書の発行者となる会社名（個人名）や住所、電話番号などの情報を記入します。担当者の情報は、窓口となる者の情報を記入しましょう。

前述したように、見積書には法的な記載事項やフォーマットの書き方に決まりがないため、押印も必須ではありません。

押印する場合は、会社・担当者情報に少し重なるように会社の角印を押すのが一般的です。改ざん防止などの理由により押印を求められるケースもあるため、事前に取引先に確認しておきましょう。

発行した見積書の有効期限の設定にも、法的な義務はありません。期限は業界によっても異なりますが、一般的に2週間から6ヶ月の間に設定されることが多いです。

商品の詳細・数量・単価・金額をそれぞれ記入します。商品の詳細欄には、商品の具体的な内容を取引先がわかりやすいように記入すると親切です

小計・消費税・合計額をそれぞれ記入します。会計ソフトなどと連動しているテンプレートのなかには、商品情報の単価と金額を入力すると自動で合計金額の入力がされるものもあります。

支払条件や納期など、特筆すべき事項がある場合は、備考欄に記入します。見積書を作成する際の前提条件や見積金額に変更が生じたら、その点についても必ず記載しましょう。

上述したように、見積書には法的に定められたフォーマットはないため、必要事項が記載されていればどのような方法で作成しても問題ありません。

一般的な見積書の作成方法としては、以下の3つが挙げられます。

インターネット上には、ExcelやWordで作成された無料の見積書テンプレートを配布しているサイトがあります。費用をかけることなく、見積書を作成できます。

ただし、ExcelやWordで作成した見積書をメールで送信する場合は、改ざんされないようにPDFや画像で保存したものを送りましょう。電子印鑑を利用すると、セキュリティをより強化できます。

freeeでは、インボイス制度に対応した見積書のテンプレートを無料で配布しています。ぜひご利用ください。

パソコン上やスマートフォン上などでデジタルデータとして見積書を作成してもよいですが、紙を使って手書きで作成しても問題はありません。

見積書に使える用紙は、一般的な文房具屋や100円均一ショップ、インターネット通販などでも購入できます。

会計ソフトを利用すると、見積書以外にも請求書や納品書などの書類をまとめて作成できます。

freee請求書では、見積書や請求書を無料で作成できるだけでなく、入金管理・帳簿付けまでクラウド内で完結できるため、経理業務の効率化を図れます。

見積書のやりとりをスムーズに進めるには、作成時にいくつか注意すべきことがあります。特に、以下のポイントは必ず押さえておきましょう。

見積書の作成に法的な決まりはなく、提示する側が自由にデザインやフォーマットを作成できます。

作成するときは依頼主が見やすいように重要な情報を目立たせるなど、フォントやレイアウトを工夫しましょう。

見積書を紙ではなく電子化してメールでやりとりする場合は、ファイルのサイズにも注意しましょう。

データ容量が大きいと、依頼主の環境によっては受け取れなかったり、開けなかったりする場合があるため、シンプルなデザインにして容量を抑えたり、送信前にファイルを圧縮したりするなどの配慮が大切です。

取引において依頼主が重要視し、なおかつトラブルになりやすいのが、納期や支払いに関する項目です。

見積書を作成する際は、納期や支払いに関する情報を明確に記載しましょう。

「受注から2週間後に納品する」「支払いは納品後◯ヶ月以内」など、具体的な数字を入れておくと、未然にトラブルを回避できます。

見積書にある見積内容がいつまで有効なのかも、必ず記載しましょう。これにより、期限を過ぎてからの申し込みや価格変更などのトラブルを防げます。また、有効期限を設定することで、依頼主の意思決定を促しやすくなります。

なお、見積書を含む契約の申し込みについては、民法に規定されています。

第523条の第1項により、有効期限を定めて見積書を発行した場合、有効期限が来るまで発行側からの一方的な撤回ができなくなるので注意しましょう。

なお、有効期限内に見積書についての承諾を得られなかった場合は、その見積書の効力がなくなります（同第2項）。見積書の有効期限が過ぎたら、見積書の再発行や再見積もりが必要です。


出典：民法（明治二十九年法律第八十九号）第五百二十三条

見積書をはじめ、請求書や納品書などの書類は証憑書類（しょうひょうしょるい）と呼ばれ、法律で一定期間の保存が義務付けられています。

保存対象となる見積書は、「取引先が発行した見積書」と「会社が発行した見積書の写し」の両方が含まれるため、発行した側・受領した側それぞれ保存しておく必要があります。

見積書の保存期間は、法人か個人事業主かによって異なります。決算内容や事業状況に応じて、5年から10年の保存期間が定められています。

事業形態ごとの見積書の保存期間は以下のとおりです。

法人は基本的に7年保存しておけば問題ありませんが、赤字決算をした法人の保存期間は10年となります。これは赤字決算の場合、過去10年までさかのぼって繰越欠損金制度（過去の赤字と将来の黒字を相殺する制度）を利用できるためです。

赤字と黒字の相殺が適切であることを証明する書類として、制度の適用期間と合わせた保存期間が設定されています。

個人事業主の場合は基本的に5年が保存期間ですが、消費税の課税事業者になると7年に期間が延びるため注意しましょう。

【関連記事】
消費税の課税事業者と免税事業者とは？仕組みやインボイス制度導入の影響を解説

見積もりとは、金額・量・期間・工程を概算した、検討材料にするための数字を指します。

おおよその金額を提示するものではあるものの、発注後、実際の請求額や納期に差があると取引先への信頼を失いかねません。

精度の高い見積書を作成することは、取引先への信頼度を高め、継続した取引につながります。

ここからは見積もりの精度を上げるポイントについて解説します。

ビジネスにおいて、納期を守ることは極めて重要です。期限内に納品させることは取引先からの信頼獲得にもつながります。

正確な工数の見積もりを取るには、業務担当者の実績だけでなく、同期間内に並行するタスクや不測の休暇への考慮も必要です。

また、過去に受注している案件だとしても、担当者や時期によって実際にかかる工数や納期までの日数も変わる可能性もあります。過去の実績にとらわれず、担当者に具体的なスケジュールを確認しましょう。

やむを得ない事情で工数や納期までの日数が多くなる場合には、追加費用についても事前に依頼者と合意しておくと安心です。

依頼の条件や相見積もりの結果に基づき、算出された見積金額が採算に合うかを検討します。特に新製品や提案された製品については、採算が取れるかどうかは重要なポイントです。

採算性には、作業費（労務費）や部品購入費（外注費）などの原価変動も大きく影響します。変動した原価をすばやく反映させられるよう、納品が完了した取引の見積もり内容は定期的にチェックするのがおすすめです。

見積内容をしっかりと検討するためにも、担当者の判断だけでなく、条件や金額などを社内決裁したうえで作成しましょう。また、会社によっては新規取引先について信用調査などの社内手続きが必要な場合があります。

同じ依頼者や取引先からの受注が多い場合は、過去の見積内容が判断材料になる場合もあるので、見積もりごとの情報を蓄積しておくことが重要です。

担当者の変更や不在の場合でも対応できるよう、依頼者の基本情報や過去の見積もりに関する情報は関係者が閲覧できるように設定しておきましょう。

2023年10月1日から、インボイス制度（適格請求書等保存方式）がスタートします。これにより、取引の初期段階で交わされる見積書や注文書の書き方に大きな変更はありません。

ただし、見積書が仕入税額控除の重要書類となる場合には、より正確な記載が求められる可能性があります。

たとえば、水道光熱費のように検針に一定の期間を要する場合です。

1月1日から12月31日が課税期間の事業者で、2ヶ月ごとに水道の使用量の検針が行われ、その1ヶ月後に請求書が発送される地域に会社（事務所）が所在したとします。

この場合、実際に請求書が送付され、支払いを行うのは課税期間の翌月である1月となります。したがって、水道料金を仕入税額控除する際は、12月31日現在の状況に基づいた課税仕入れを事業者が見積もります。

その後に確定した実際の請求額が見積書の金額と異なる場合は、差額を1月の課税仕入れにかかる支払対価の額に加算もしくは減額します。

取引先から見積額が記載された適格請求書が交付される場合は、これを保存することによって見積額による仕入税額控除が認められます。

その後、確定した金額と見積額が異なる場合には、確定した金額が記載された適格請求書の交付を受けたうえで、これを保存する必要があります。

自ら見積額を記載した仕入明細書を作成し、取引先の確認を得た場合も同様です。この仕入明細書を保存すれば、見積額に基づく仕入税額控除が認められます。

電気・ガス・水道の供給のような継続的な取引にかかる課税仕入れに関しては、請求時の見積額を記載した適格請求書や仕入明細書を保存せずとも、その後の金額が確定した際に発行された適格請求書を保存していれば仕入税額控除を受けられます。

また、金額が確定した際に発行された適格請求書を保存していれば、課税仕入れを行う事業者は課税期間の末日の現況に即して適正に見積もった金額で仕入税額控除が適用されます。

このほか、契約に基づき課税資産の譲渡などが継続的に行われ、金額が確定した際に適格請求書が発行される可能性が高い取引（機械の保守点検や弁護士顧問契約など）についても上記と同様です。

上記のいずれかにおいて、後に確定した対価の額が見積額と異なる場合は、その差額を確定した日の属する課税期間の課税仕入れにかかる支払対価の額に加算または減額します。

水道の検針日や請求日は、管轄する水道局や市町村によって異なります。お住まいの市町村役所（場）にご確認ください。


出典：国税庁「見積額が記載された適格請求書の保存等」

【関連記事】
インボイス制度とは？2023年10月導入までに必要な対応をわかりやすく解説

見積書は、商品やサービスの契約内容を発注者に事前提示するための書類です。依頼者は、見積書に記載された内容をもとに比較検討をしたうえで、発注するかを判断します。

取引が決まるか否かを左右する重要なものなので、作成時には内容に漏れが生じないように記載しなければなりません。依頼者との間でトラブルが起きるのを防ぐためにも、書き方や作成方法について理解を深めておく必要があります。

さらに、見積書は作成した後の取り扱いにも注意が必要です。保存期間や次回以降の見積もりの精度を上げるための措置、新しく始まるインボイス制度における対応なども正しく把握し、適切な見積書の発行に努めましょう。

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相見積もりとは、複数の業者から見積もりを取る作業のことです。相見積もりをすることは発注側・受注側それぞれにメリットがあります。

見積もりの精度を上げていくには、「正確な工数や納期の確認」「採算性の検討」「取引先情報と過去の見積もり情報の蓄積」が重要です。

見積もりに必要な情報をアップデートして次回以降の見積もりに反映させていくため、過去の見積もりは定期的に見直すようにしましょう。

詳しくは記事内「見積もりの精度を上げるポイント」をご覧ください。

インボイス制度が導入されても、見積書の書き方に大きな変更はありません。

ただ、課税期間の末日までに支払対価の額が確定しない課税仕入れの見積もりは、仕入額控除を受けるためにも、より正確に行うことが求められます。

詳しくは記事内「インボイス制度導入で見積書の書き方は変わる？」をご覧ください。

見積書は契約締結前の文書であるため、法的な発行義務はありません。

しかし、見積書には「契約内容を確認できるようにする」「価格や契約内容を他社と比較しやすくする」「お互いの認識のズレを防止する」などの役割があるため、信用の観点から発行はしたほうがよいでしょう。

詳しくは記事内「見積書とは」をご覧ください。

見積書は英語で「estimate」や「quotation」といいます。なお、この2つの英単語の意味には微妙な違いがあり、前者は内容が変動する可能性がある見積書を差し、後者は確定した見積書を意味します。