請求書の基礎知識

押すべき?押さないべき?請求書と印鑑の関係性についてまとめました

ビジネスのやり取りには欠かせない請求書ですが、印鑑との関係性については複雑なものがあります。請求書に印鑑を押す必要があるのか、または訂正印を押す場合どのように押せばいいのかなど、多くの疑問点が上がりやすい請求書の印鑑ですが、今回は網羅して説明していきたいと思います。

請求書に印鑑を押すのは義務?

請求書に印鑑を押す必要があるのか、ないのかについては議論になりやすい話題です。実際のところ、請求書に印鑑を押すのは義務付けられていることなのでしょうか?

まず知っておくべきこととして、請求書とはフォーマットや記載事項が厳密に決められているものではありません。請求そのものに関してはたとえ請求書がなく、口約束で行われたとしても成立するものとされています。ただし、請求書はトラブルの回避と税務調査などが入ったとき、しっかりと取引があったということを証明するために存在するものです。

印鑑を請求書に押す行為そのものも義務ではありませんが、印鑑を押すという行為を通してその会社がたしかに発行した請求書だということを証明する手段になります。実際に印鑑が押されている請求書を偽造する場合は、印鑑がない請求書を偽造する場合よりも重くなり、これが抑止力として働く場合もあるでしょう。

ですから、請求書に印鑑を押すことは必ずしも必要ではありませんが、スムーズで安全な取引をするためには重要なことだと言えるのではないでしょうか。

請求書に押す印鑑はなんでもいいの?

請求書に押す印鑑についてですが、会社には基本的に丸印・銀行印・角印の3本の印鑑があると思います。

丸印に関しては会社の登記時に利用する印鑑となります。会社が正式に作成した文書に押されることが多いものです。

銀行印に関してはその名の通り、銀行の口座開設に用いる印鑑です。丸印と同じものを利用してもよいですが、摩耗が早くなってしまうことや、紛失リスクの軽減のために分けるケースが一般的だとされています。

最後に角印ですが、これが請求書に用いられることが多い印鑑となります。届け出などの必要はありませんが、会社が書類に押す印鑑として一般的なものです。ですから、請求書に押す印鑑といえば、基本的に角印だという認識で間違いないでしょう。

請求書の印鑑の押し方

それでは、実際に請求書に印鑑を押す場合、どのように押せばいいのでしょうか。

印鑑を押す位置

印鑑を押す位置に関してですが、捺印欄がある場合にはその位置に印鑑を押し、もし捺印欄がない場合には一般的には社名の右側(自社名や住所などが記載されている箇所)が基本となります。

また、印影のコピーや請求書そのものの偽造を防ぐために、印刷された文字の上に一部がかぶさるように印鑑を押します。これには、社名と印鑑がセットになっているという意味もあるようです。

印鑑を押すときの留意点

一般的な印鑑の捺印にも同じことが言えますが、印鑑を押す場合には印影が不明確な状態であったり、一部がかけたりしている状態ではいけません。しっかりと真上から捺印し、印影がキレイに残っている請求書を先方に渡すようにしましょう。

訂正印は使ってもよい?

請求書の書き損じや金額訂正の際に訂正印を用いて修正を試みる場合があると思います。

一般的な書類では二重線を引き、その上から訂正印を押しますが、請求書の場合は訂正印などを用いた修正は行わないようにしましょう。理由としては、請求書を発行する場合には、代表者の承認などを取っている会社もあり、企業の顔であるという見方をしている人も多いからです。印刷できる場合には、一度破棄してあたらしい請求書を発行するようにしましょう。

まとめ

請求書の印鑑は押しても押さなくてもよいものとされることもありますが、スムーズな取引のために必要な場合が多いので、押すべき場所や印鑑の種類を覚えておき、対応することをおすすめします。

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