請求書の基礎知識

これさえ見ればOK!請求書の送り方パーフェクトガイド

ビジネスにおいて、請求書のやり取りは欠かせないものではないといえるでしょう。やり取りが多い請求書だからこそ、郵送などで必要なことは押さえておきたいものですね。今回は、請求書の送り方について紹介します。

請求書を送る前に確認すべきこと

請求書を送る前に確認すべきことがいくつかあります。1点目は、請求書の内容に間違いがないかどうかです。特に、請求先の名前や部署名、担当者名の誤りと請求金額の誤りがないかどうかはチェックしておいたほうがよいでしょう。

2点目ですが、請求書の送付先に誤りがないかどうかを確認しておくべきです。請求書の内容が合っていても、送付先が誤っていると相手が請求書を受け取れなくなってしまいます。移転などがある場合もありますので、請求書を送る際は最新の住所がどうかを含めて確認するようにしましょう。

請求書の送り方は3種類ある

請求書の送り方としては、郵送で送るのが一般的ですが、他にはFAXで送る方法やPDF形式にしてメールで送る方法があります。

FAXで請求書を送ってもいいもの?

FAXで請求書を送ってもいいものなのでしょうか。日常的にFAXで請求書を送ることはあまりないですが、先方が請求書を早く欲しい場合などはFAXで送ることも選択肢に入れておくべきです。

FAXで送る場合、原本は別に郵送で送ることになります。その際は郵送の送り方を参考にして送りましょう。

メールで請求書を送る場合

メールで請求書を送るのも最近は一般的になってきました。手軽に送ることができるメールですので、宛先間違いなどに注意するべきだと言えるでしょう。

請求書は宅急便などで送ってもいい?

請求書は宅急便などで送ってもいいものなのでしょうか。結論からいうと、請求書は信書(差出人の意思や事実を表明・通知する文書のことを指します)の扱いになるため、郵便で送らなければなりません。

郵送での請求書の送り方

最もメインとなる請求書の送り方として、郵送があります。郵送の場合、以下のものを用意する必要があります。

  • ・封筒
  • ・送付状
  • ・切手
  • ・(なくても良いが、あると便利)「請求書在中」のスタンプ

請求書を送付するときの封筒について

請求書を送付するときの封筒ですが、縦型(長形3号)を使うのが一般的です。長形3号の封筒には、A4で印刷された請求書を3つ折りにして入れることができます。

請求書を3つ折りにする際は文字の部分を中に折り込むようにしましょう。また、3つ折りにする場合、請求書だとすぐに判別できるよう、一番最初に開いたときに請求書のタイトル部分が見えるように折る作法があります。

封筒に入れる際は、請求書や送付状の右側が封筒の上になるように入れ、封をした後に、「〆」などの封字を書くようにしましょう。

請求書の宛名の書き方

請求書の宛名には、会社名や担当者名を書きますが、どのような敬称をつければいいのか迷うと思います。担当者名であれば「様」を付け、また、会社名は略すことなく、正式な名称で書くようにしましょう。

部署宛に請求書を送る場合ですが、「御中」を使います。また、部署と担当者名を両方書く場合には、両方に敬称を付けることなく、担当者名だけに敬称を付けるようにしましょう。

「請求書在中」のスタンプの意味

請求書在中のスタンプは必ず押さなければいけないというわけではありませんが、郵便を受け取った際に、取引先が中身に何が入っているのか把握しやすくなり、取引が円滑に進む手助けとなります。スタンプなどで対応できますので、用意しておくといいのではないでしょうか。

まとめ

請求書の送り方について説明しましたが、いかがでしょうか。多くの請求書が郵送でのやり取りになると思いますので、郵送時の送り方を中心に、マナーや心遣いを覚えておくようにしましょう。

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