請求書の基礎知識

請求書をFAXで送ることに問題はない? 知っておきたい請求書のマナー

請求書の送付の際、郵送やメールを用いるのが一般的ですが、FAXで請求書を送る選択肢もあります。請求書をFAXで送るのはマナーとしてOKなのでしょうか。今回は請求書とFAXについて紹介していきます。

請求書をFAXで送るのはOKなのか

まず気になるのが、請求書をFAXで送るのがビジネスマナーとしてOKなのかということではないでしょうか。一般的な送付は郵送やメールでの添付となりますが、取引先が請求金額や文面を早急に確認したいということでFAXで請求書を求めた場合などは原則的に問題ないでしょう。また、郵送では明らかに請求書の送付が間に合わない場合などに、双方での確認のために請求書をFAXで送付するケースは少なくないようです。

FAXで請求書を送る行為そのものは一般的ではないので、事前に了承を得た場合か、もしくは相手がFAXでのやり取りを求めた場合のみ利用するようにしましょう。

FAXで送った場合、原本の扱いはどうなるのか

また、FAXで送る行為が法律的にOKなのかという観点も気になります。請求書をFAXで送った場合、原本の扱いはどうなるのでしょうか。請求書は原本で保管しておくのが基本となります。FAXで取引先に送付した場合であっても、その後、取引先に郵送などで請求書の原本を送った方が無難だと言えるでしょう。

請求書をFAXで送る場合の送付状の書き方

FAXで請求書を送る場合、いきなり請求書を単体で送ってしまうと相手方に対して失礼となります。ビジネスマナーとしてだけでなく、紛失や抜け漏れなどのリスクを避ける意味で、送付状などを一緒に送りましょう。FAXで送る送付状ですが、一般的に以下の項目が入っています。

  • ・送付した日時
  • ・送付する宛先
  • ・差出人の名前と会社名
  • ・差出人の連絡先
  • ・件名
  • ・請求書の概要
  • ・請求書の枚数


このほかに送付状には、確認や返信、至急連絡をしてほしいなどの項目が入っている場合が多いです。FAXで送る場合、後に原本を送ることになりますので、その旨を送付状に書いておくのも親切です。

送付後は確認の電話をするとよい

FAXは送信エラーなどが起きやすいものです。会社間で請求書のやり取りをする場合、FAXで請求書を送った後に確認の電話を入れるとよいでしょう。

まとめ

FAXで請求書を取引先に送ってもよいのかを確認し、FAXで送る場合はどのような留意点があるのかと、送付状に記載すべき事項に関して説明しました。取引先が求める場合や、急ぎの場合などはFAXで請求書を送るのも選択肢に入れておくといいのかもしれませんね。請求書を送る人のお役に立てれば幸いです。

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