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請求書を作成する際に番号を割りふるのが一般的になっています。請求書データを管理する上では非常に重要です。ではどのようなルールで番号付けをすればよいのでしょうか。そこで今回はデータ管理をスムーズに行うための請求書作成について解説します。

売上を把握する上でも請求書の管理は非常に重要です。後で見たい請求書をすぐに確認できれば、事業の成果をスムーズに振り返ることができます。では請求書に番号を付けるメリットを見ていきましょう。

請求書を作成する前に見積書や納品書を発行し、取引相手に送ることがあると思います。見積書や納品書にも番号を付与しておけば、その後、請求書を発行した際に「見積書・納品書と請求書」をリンクさせることができます。

取引相手から請求や入金に関して問い合わせがあった際に、番号を指定して請求書をすぐに特定することができます。また、再発行の依頼があった際にも、どの取引に関する変更なのか把握できます。

番号付けは、重複しないように番号を振り、大きめの桁数にしておくのが一般的です。

上記の通り、請求書に番号を付ければ管理が効率化されることはお分かりいただけたと思います。これで売上の把握がスムーズになります。ここからは、取引相手に入金してもらうという目的を果たすために、追加で記載しておいたほうがいい項目をご紹介します。ぜひ以下を参考に作成してみましょう。

• ・請求相手の宛名：会社名（もしくは個人名）を敬称（御中・様）を添えて記載
• ・請求書番号
• ・請求書発行日
• ・請求者の会社名・電話番号・住所・捺印
• ・合計請求額
• ・商品・サービス名（数量・単価・小計・消費税なども記載）
• ・合計金額・振り込み手数料
• ・振り込み先
• ・支払い（入金）期限

これらのポイントを押さえていれば請求書としては完成度の高いものになります。

いかがだったでしょうか。請求書に番号を付与することで管理がスムーズになることはお分かりいただけたと思います。取引相手からの入金が無ければビジネスは成り立ちません。請求書は非常に重要な書類ですので、適切な書類作成・管理を行い、事業を動かしていきましょう。