請求書の基礎知識

請求書は信書の扱いでよい?請求書の送付に関する基礎知識

請求書を取引先に送付するとき、よく取られる手段が郵送となります。郵送で送ると、切手代や封筒代などがかかるため、コストダウンの意味合いも考えて宅急便やその他の配送サービスで請求書を送りたいと考える場合もあるのではないでしょうか。今回は、請求書の送付に関する内容を紹介します。

請求書は「信書」の扱いになるのか

郵便法や信書便法の規定では、信書の送付は郵便を利用しなければならないことになっています。それでは信書とはどういうものを指すのでしょうか。信書とは、特定の受取人に対し、差出人が意思や事実を通知するために用いる文書のことを指します。

信書の定義を請求書に照らし合わせて考えると、特定の受取人、つまり取引先に対して、差出人である企業が請求の事実や、請求して欲しいという意思を示すため、請求書は信書の扱いとなります。

その他の書類の信書の扱いになる?

請求書以外の書類に関しては信書の扱いになるのでしょうか。納品書や領収書、見積書などに関しては信書に該当するとされています。そのため、基本的には郵便で送ることを心がけましょう。

郵便法の罰則はどういうものがある?

それでは、信書を宅急便で送るなどした場合の罰則はどういうものがあるのでしょうか。信書を送ることができるサービス以外で信書を送ってしまった場合、3年以下の懲役、または300万円以下の罰金が科せられます。また、コンプライアンス違反となるため社会的信用を失ってしまうため、会社の存続に関わります。

郵便以外で請求書を送る手段はないのか

それでは、郵便以外に信書である請求書を送る手段はないのでしょうか。規制緩和により、郵便でなくても信書の取扱をすることができるようになりましたので、一部の運送業者では信書を送ることができるサービスがあります。それらを検討してみてもよいでしょう。

また、郵便で送る場合でもゆうパックやゆうメールなどは信書を送ることはできません。この点に関しても気をつけておきたいところです。

まとめ

今回は請求書が信書なのか、そして信書を認められたサービス以外で送ってしまった場合のリスクについてお伝えしました。コンプライアンス違反となり、会社の名誉を傷つけることにもなりまねませんので、請求書を送付する際は適切なサービスを利用するようにしましょう。

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