請求書の基礎知識

請求書にミスや訂正があった場合、どうする? 対処法を解説します

請求書は取引のたびに発行することもあり、非常に大量の請求書を取り扱うこともあるかと思います。中には、金額のミスをしてしまうことや、発行するべき請求書を確認漏れで発行していないような事態が起きてしまうことがあるかもしれません。今回は、このような請求書に関するミスの訂正の仕方をお伝えできればと思います。

請求書の出し忘れがあった場合

売上のデータはあるが、入金が確認できない場合などは請求書を発行していないことがあります。このような場合はどのようにすればいいのでしょうか。

取引の請求に期限はあるのか

請求書に記載されている額はおおよその場合売掛金となると思いますが、売掛金は2年間の時効が存在します。ですから、請求書の発行忘れがあった場合でも2年以内であれば時効の前に請求できます。

また、売掛金の請求忘れに気付いた場合、しかるべき手続きを取ることで半年間の期間延長をすることができます。ただし、裁判などの法的な手段が必要となり、大きな負担となります。

上記は法律上の話であり、突然忘れていた請求書を発行したところで先方の取引先も困惑してしまいます。請求書の発行忘れがあった場合はまず先方へ確認の連絡を入れ、請求書を発行する旨と、入金のお願いをしましょう。

請求書の金額に誤りがあった場合

請求書の金額の誤りなどがあった場合はどのようにすればいいのでしょうか。提出前に気付いた場合ですが、一般的なビジネス文書ですと二重線で該当箇所を取り消し、訂正印を捺印した上で正しい情報を記載するかと思います。しかし、請求書の場合は正確さが求められることもあり、そのような訂正印での対応はせずに再度印刷や書き直しをするべきです。

また、送付後にミスに気付いた場合ですが、請求書が誤っているという連絡を早急に行い、正しい請求書を再度取引先へ送付します。その際には、請求書が誤っていたことを謝罪するお詫びの文章を同封して送りましょう。また、再発行する場合にはそれが最新のものだとわかるように「再発行」というスタンプを押すなどの工夫をしておくと親切です。

請求書を取引先が紛失した場合

請求書のやり取りでは、送付したにもかかわらず先方から送金がない場合があると思います。その場合に多いのが、請求書を何らかの形で紛失してしまい、再発行を依頼されるケースではないでしょうか。

請求書を再発行する場合、原本をそのまま印刷して再発行としてもよいのか悩むと思います。請求書には正確なフォーマットがないため、再発行の場合であってもそのまま原本を送ってしまっても良いです。

発行日に関しても、紛失した場合は訂正などをしていないので、原本と同じで構いません。また、請求書を連番で管理している場合などは、間が抜けていると不正を疑われることになります。請求書の管理番号などを振っている場合などは再発行をするときに注意しましょう。

同様に、請求書に記載されている支払期限がすでに過ぎている場合であっても、原本をそのまま印刷してしまって構いません。あくまで訂正がある場合のみ、新しい請求書を作る認識でOKです。

まとめ

請求書は大量に発行する場合もあり、ミスなどが起きてしまう可能性もあります。もちろんミスをしないことが重要であり、常にチェックを怠らないことが大切です。 しかし、もしミスや訂正が発生した場合の対処法も知っておくと、より柔軟に対応をすることができます。しっかりと覚えておくことをおすすめします。

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